内定後にメールをやりとりする際のマナーは？メールの例文も紹介

内定後も、企業とメールのやり取りは続きます。本記事では、内定後にメールをやり取りするマナーについて、例文も併せて徹底解説します。

内定通知をもらった後にも好印象を与えるように、ポイントを押さえてメールを送りましょう。

内定後にメールをやりとりする際のマナー

内定後にメールをやり取りするマナーについて解説します。内定が決まった後も、企業とのやり取りは続きます。社会人としてのマナーを押さえて、好印象を持ってもらえるようにしましょう。

• 24時間以内に返信する
• 件名は変更しない
• 返信は本文を引用する
• 内定の連絡には内容に関わらず返信する
• 用件はまとめて伝える

24時間以内に返信する　

採用担当者からメールが届いた際は、24時間以内に返信することを心がけましょう。返信が遅れると、メールが届いていないと思われたり、再度メールが来たり、採用担当者へも迷惑をかけるためです。また、返信する時間帯は企業の営業時間内が基本です。

内定が確定するとほっとした気持ちが大きくなり、返信を後回しにする人もいますが、好印象を保てるよう、24時間以内に返信する点を徹底しましょう。

件名は変更しない　

採用担当者からのメールは、件名を変更せずに返信します。「Re:（件名）」を残したままにすると、誰からどのようなメールなのかが分かりやすいためです。

件名を変更すると採用担当者が困るだけでなく連絡ミスにもつながります。

メールのやり取りをかさね「Re:」が多くなった際は、削除してかまいませんが1つは残すようにしましょう。

返信は本文を引用する　

採用担当者からのメールに返信する際は、本文も引用します。あなたからの返信を受け取った採用担当者が、話していた内容を把握できるようにするためです。

企業には、日々たくさんのメールが届きます。本文を引用せずに返信すると、採用担当者がこれまでの内容を確認しないといけません。返信を確認する相手へのマナーとして、返信するメールには本文を引用しましょう。

内定の連絡には内容に関わらず返信する

内定の知らせは、受諾・辞退・留保の3通りの対応が考えられます。どの場合でも、できるだけ早いタイミングでの返信がマナーです。

内定を辞退または留保する場合も、必ず感謝の気持ちを伝えます。辞退するかといって、不遜な対応をするのではなく、選考していただいたことや内定をいただいたことに感謝の気持ちを伝えましょう。その上で、謝罪の言葉を交えながら辞退する旨を伝えます。

用件はまとめて伝える

用件はなるべくまとめて1つのメールにして、やり取りを増やさないことが大切です。なぜなら、やり取りを増やせば増やすほど採用担当者の負担を増やすためです。

ほとんどの採用担当者は、採用業務だけではなく他の業務と兼任しています。そのため、採用業務ばかりに時間を割くことはできないため、なるべく相手に負担をかけないための配慮が大切です。

どうしても用件が多くなる場合は、箇条書きにして分かりやすくまとめましょう。

企業名・部署名・役職名を省略しない

メールのやりとりでありがちなミスが、担当者の役職名を省略することです。実は、選考中は「人事部　○○様」と送っていたものの、内定後に「○○さん」と書き方が変わることが頻発しています。仮に内定承諾をしたとしても、関係性は変わりません。やり取りが増えても、ビジネスメールとしての体裁を崩さないようにしましょう。

同時によくあるミスが、株式会社の省略とつける位置です。よく（株）と省略した表記を見かけますが、オフィシャルな表記ではありません。メール上では「株式会社○○」と省略せずに記載しましょう。また、社名の前に株式会社がつくタイプと後ろにつくタイプを間違えると相手に大変失礼です。株式会社がつく位置も毎回気をつけましょう。

誤字脱字がないようにする

誤字脱字チェックはビジネスマナーの基本です。毎回誤字脱字がないか確認をしてから送信しましょう。誤字脱字が多いと、確認不足で入社後もミスしやすい印象を与えてしまいます。最近のメールソフトは自動校正機能が入っているため、仮に誤字脱字をしてしまっても校正機能が働いてチェックしてくれます。特ににチェックする箇所は、企業名や人名のような固有名詞です。ここは校正機能が働かないので、正しい表記ができているか見直しましょう。

内定先に送るメールのポイント

内定先にメールを送る際は、ビジネスメールのマナーをおさえたうえで送信します。件名・宛先・本文・署名それぞれにポイントがあるので、ポイントを押さえた文面を作成するようにします。社会人になってからも使えるスキルばかりなので、今のうちに身に着けましょう。

件名

メールの件名は分かりやすさを重視しましょう。要件を端的にまとめ、誰からのメールか分かるように名前も記載します。

この時、要件についてどこまで書けばよいか分からないと悩む人はいませんか？件名は本文にどのような内容が書かれているか推測できれば十分です。「内定者研修の出欠について」「入社時の書類確認について」など、担当者がどの話題に関するメールか判断できる内容であれば問題ありません。長すぎる件名はメールソフト上ですべて表示されないので、15〜30文字を目安に作成しましょう。

宛名

宛名は必ず正式名称で、会社名・部署名・担当者名の3つを書きましょう。部署名がたくさんある企業だと省略したくなりますが、部署名が分かっているなら省略はNGです。部署名が分からない場合のみ省略可能です。誤字脱字がないよう確認しながら作成しましょう。

また、企業によっては担当者の名前が分からない場合があります。この場合は「ご担当者様」のように、担当者あてになるよう宛名を調整しましょう。また、一つのメールアドレスを複数人で確認している場合は担当者名をつけず、「人事部御中」のような表記にすると安心です。

本文

本文は分かりやすさ・伝わりやすさを重視して作成します。文章や段落の区切りで改行する、内容によっては箇条書きを使うなど読みやすさを重視して作成しましょう。また、1文が分かりにくくならないようにすることも大切です。1つの文章に主語と述語を1つにする、1文を40文字以内を目安にまとめるなど、理解しやすい文章構成にしましょう。

読みやすい文章にすることはもちろんですが、挨拶と〆の言葉も重要です。本題に入る前には「お世話になっております」という挨拶を、本題が終わったら「よろしくお願いいたします。」で〆ることも忘れずに行いましょう。

署名

メールの最後には署名を入れます。署名に入れる内容は以下の通りです。

• 名前
• 大学、学部名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

読みにくい名前の場合はふりがなも併せてつけると親切です。ほとんどのメールソフトでは署名設定ができるので、上記を満たした署名を作り、定型文として登録しておくと大変便利です。

スマートフォンのメールアプリで返信する場合もあるかもしれませんが、この際も署名は忘れないようにします。設定を忘れがちなので一度見直しましょう。

内定後にやりとりするメールの例文

前述のように、内定が決まった企業とは、入社前からメールでのやり取りが始まります。ここでは、内定後にやりとりするメールの例文をパターン別に7つ紹介します。

• 内定連絡に対するお礼
• 内定辞退の連絡
• 内定留保のお願い
• 内定留保後に受諾の連絡
• 今後の予定送付に対する返信
• 内定式の案内への返信（参加）
• 内定式の案内への返信（不参加）
• 内定者懇親会の案内への返信（参加）
• 内定者懇親会の案内への返信（不参加）
• 内定者懇親会の案内への返信（保留）
• 内定者懇親会後のお礼
• 内定者研修の案内への返信
• 内定先に質問する

返信に悩んだ際は、この例文を参考にメールを返信するとよいでしょう。

内定連絡に対するお礼　

内定連絡に対するお礼への返信は、内定への感謝の気持ちとともに、入社に対する意気込みを入れると採用担当者へアピールができます。

件名：Re:選考結果のご連絡採用通知

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
内定をぜひお受けしたくご連絡いたしました。
内定をいただき、大変嬉しく感じており感謝の気持ちに包まれております。
入社後は、貴社に精一杯の貢献ができるようにと、今から待ちきれない思いです。

今後ともご指導のほど何卒よろしくお願いいたします。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定辞退の連絡

内定を辞退する際は、選考の機会をもらえたことや内定をいただけたことへの感謝の気持ちを伝えます。また、内定をいただいたにも関わらず辞退することへの謝罪も大切です。

件名：Re:選考結果のご連絡採用通知

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。□□大学□□学部の□□□□と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴社には何度も選考のお時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定留保のお願い

他に志望する企業があり、選考を進めている段階の場合、他の企業の結果を待ってから内定を承諾するかを決めるケースもあります。この場合、留保したい旨と期日を決めて伝えましょう。

件名：Re:選考結果のご連絡採用通知

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
すぐにでもお返事すべきところ、大変申し訳ございませんが、返答を△月△日までお待ちいただけないでしょうか。
△月△日に他社の選考があり、納得したうえでお返事したいと考えているためです。
こちらの都合で大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。


学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定留保後に受諾の連絡

内定を留保していて、承諾することにした際は早めに承諾することを伝えます。この際、初めに期日まで返事を待ってもらったことへのお礼を伝えた後、承諾したい旨を伝えましょう。

件名：【ご報告】内定承諾のご連絡（名前）

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□と申します。

先日は回答期限の延長をご承諾くださり、ありがとうございました。
貴社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。
入社後は、一日も早く貴社に貢献できるよう努力して参りますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

今後の予定送付に対する返信

内定承諾の連絡をすると、企業側から今後の予定が送付されます。今後の予定が送付されたら、内容を確認したことについて簡潔に伝えます。この際、連絡をいただいたことへの感謝も忘れずに伝えましょう。

件名：Re:今後の予定について

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□と申します。

今後のスケジュールにつきまして、ご連絡いただきありがとうございます。
スケジュールを確認し、内容について承知いたしました。
引き続きよろしくお願いいたします。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定式の案内への返信（参加）　

内定式案内のメールが届いたら、参加不参加問わず返信が必要です。メール返信の際は、「参加する」点を明確に記載し、採用担当者が分かりやすい内容にしましょう。

内定式は、企業側が入社する学生の意欲向上や企業の一員として自覚を持ってもらうための行事です。参加を強制するものではありませんが、特別な理由がない限り参加することをおすすめします。

件名：Re:内定式の案内

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□です。

この度は、内定式へのご案内をいただき誠にありがとうございます。
□月□日□時からの内定式に、ぜひ参加させていただきます。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定式の案内への返信（不参加）　

内定式へ不参加の場合は、必ず理由を記載して返信します。理由なしでの返信は、マナー違反です。不参加に対する理由や謝罪の気持ちに加え、入社に対して前向きである気持ちを記載しましょう。

件名：Re:内定式の案内

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□です。

この度は、内定式へのご案内をいただき誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが当日は、□□□□（不参加理由）があるため残念ながら参加を見送らせていただきたく存じます。

今後、このような機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたいと思いますので、何卒よろしくお願いいたします。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定者懇親会の案内への返信（参加）　

内定懇親会の案内に対しても、素早く返信します。参加の返信の際は「楽しみ」などの気持ちを添えると好印象でしょう。

件名：Re:内定者懇親会開催のご案内

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□です。

この度は、内定者懇親会開催のご案内をいただきありがとうございます。
喜んで参加させていただきます。
□月□日□時　□□へ伺います。

当日は、お会いできることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定者懇親会の案内への返信（不参加）　

内定者懇親会は、社員や内定者同士の親睦を深める機会です。できる限り参加することをおすすめしますが、どうしても参加できない場合は、理由に加え「残念です」など一言添えて返信するとよいでしょう。

件名：Re:

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□です。

この度は、内定者懇親会開催のご案内をいただきありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが当日は□□□□（不参加理由）のため参加できません。
大変残念ですが、今回は不参加とさせていただきます。
また機会がありましたら参加させていただきます。
今後ともよろしくお願いいたします。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定者懇親会の案内への返信（保留）

内定者懇親会の日時の予定がまだ確定しておらず、返事を保留にしたい場合は、保留の旨を早めに伝えます。この際返信の期日も伝えて、返事を待ってもらうことへの謝罪もしましょう。

件名：Re:内定者懇親会のご案内

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□と申します。

この度は、内定者懇親会へのご案内誠にありがとうございます。
申し訳ございませんが、その日は別件が入っておりまして、現在日程を調整しております。
恐れ入りますが、△月△日までに正式な返答をいたしますので、
回答をお待ちいただけますでしょうか。
お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定者懇親会後のお礼

内定者懇親会を終えたら、可能な限り当日中または翌日にお礼メールをします。懇親会を開いてもらったことへのお礼だけではなく、感想も伝えると好印象です。

件名：内定者懇親会のお礼（名前）

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□と申します。

本日は内定者懇親会にご招待いただき、誠にありがとうございました。
 懇親会を通して、貴社の業務内容やチームの雰囲気をさらに深く理解できました。
 特にOO部門の〇〇様からお話を伺い、貴社が取り組んでいる◎◎プロジェクトに大変興味を持ちました。
貴社での働き方や将来のビジョンに共感し、ますます入社への意欲が高まりました。
今後も貴社での成長と貢献を目指し、引き続き努力してまいります。
今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定者研修の案内への返信　

内定者研修の案内への返信は、参加の意思を伝えたうえで意気込みを記載するとアピールできます。また、研修会について質問などがある場合は感謝を伝えたうえで質問を記載しましょう。

件名：Re:内定研者修会のご案内

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□です。

この度は、内定者研修会のご案内をいただきありがとうございます。
□月□日□時からの内定者研修会にぜひ参加させていただきます。
研修会に向け勉強を重ねていきますので、当日は何卒よろしくお願いいたします。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定先に質問する　

内定が決まった後、入社するまでに質問が増え、企業へメールを送るケースもあります。メールで質問する際は、以下の点を押さえるとよいでしょう。

• 相手への気遣い
• 何についての質問か内容を明確にする
• 質問内容を簡潔に記載

件名：□□□についての質問　□□大学□□□□（氏名）

株式会社○○（企業の正式名称）　○○部
採用担当　○○様

お世話になっております。
□□大学□□学部の□□□□です。

□□□に関して□点質問があります。
大変恐縮ですが、差し支えのない範囲で教えていただけますと幸いです。

質問1.（質問内容を記載）
質問2.（質問内容を記載）

お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

学校名：□□大学□□学部
氏名：□□□□
電話番号：090-□□□□-□□□□
メールアドレス：□□□＠□□□.jp

内定後のメールに関するよくある質問

内定後に不安なことや分からないことが生じることはあります。そこでここからは、内定後のメールに関するよくある質問に回答します。

分からないことや不安な点はメールで聞いてよい？

分からないことや不安な点が生じたら、メールで問い合わせて構いません。ただし、メールで問い合わせる際は相手の就業時間内に送り、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。

また、返事が届いたら「返信不要」の記載がある場合を除き、返信をいただけたことへのお礼を伝えましょう。

注意点として、受け取った書類やWebサイトで分かることを聞くと悪い印象を与えます。自分で確認できる資料内に記載がないかを確認して、それでも分からない場合のみメールで問い合わせましょう。

内定受諾のメールに返信がない場合はどうする？

内定承諾のメールに対する返信がないと不安を感じます。この際、1週間程度は待ちましょう。なぜなら、採用担当者が多忙で、返信業務ができていない可能性もあるためです。

また、メールアドレスに間違いがないか、迷惑メールに入っていないかなども確認します。誤りがなく、返信が確実に来ていないことを確認したら、状況に合わせて確認のメールを送りましょう。

この際、返信を催促するのではなく「確認いただけましたでしょうか」と、状況を確認するメールにしましょう。

電話で内定承諾を伝えた後にメールも送った方がいい？

電話で内定承諾をもらった場合、電話のやり取りですべて済んでいるので基本的にメール返信は必要ありません。企業によっては内定承諾のエビデンスとしてメールを残してほしい場合があるので、企業側から要望があればメールを送りましょう。

電話を受けたときは緊張して言葉足らずになることもあるでしょう。後から「これを聞きたかった」と思い出すこともあります。内定に関して、電話では確認できなかった内容が後から出てきた場合はメールで問い合わせても問題ありません。

内定承諾メールに返信があった場合は返信するべき？

どういった内容かによって返信する・しないが変わります。「ご承諾ありがとうございます」「後日詳細をご連絡します」などお礼の意味合いが強ければ返信は不要です。もちろん気持ちを伝えたければ返信しても構いませんが、それに対する返答は期待しない方がよいでしょう。

もし「必要書類を添付しています」「内定者研修の日程ですが、……」など、手続きや確認事項があるメールの場合は、状況に応じて内容を確認した旨を返信しましょう。

メールの返信が遅れた場合はどうしたらいい？

メールが来たら24時間以内に返信をすることがマナーです。もし24時間を超えてしまった場合は言い訳せずにお詫びしましょう。就活生は大目に見られることがありますが、社会人になってからはこういった抜け漏れは信頼関係に響きます。内定者は社会人の一歩手前です。ビジネスマナーを守った対応を心がけましょう。

返信が遅れてお詫びする時は、以下のような文面を本文冒頭につけましょう。

• お返事が遅れてしまい、大変申し訳ございません。
• 返答が遅くなり、大変失礼いたしました
• 返信が遅れましたこと、深くお詫びいたします。

REALMEでエントリータイミングを最適化して内定率を上げよう！

「REALME」は、AI面接で就活対策ができる、全国共通模試サービスです。ここでは、「REALME」3つの特徴について解説します。

• 現時点の志望企業の内定判定を確認できる
• 合格ラインにいる学生のESや自己PRが見られる
• 自分の強みと弱みを定量化して自己分析できる

志望企業の内定を獲得するために、「REALME」を活用しましょう。

＞＞REALMEの詳細を見てみる

志望企業の内定判定が確認できる　

「REALME」は、AI面接で志望企業の内定判定が確認できます。AIとの約20分の面接で、あなたの現状を把握できます。

内定獲得に不足している部分を知ることで、志望企業の内定に向け必要な対策が明確になるでしょう。あなたに足りない部分を前向きにとらえ、内定に向けステップアップできる機会です。

合格ラインにいる学生のESや自己PRが見られる　

志望企業の合格ラインにいる、学生ES（エントリーシート）や自己PRが閲覧できます。

他の就活生が面接でどのように回答しているかを参考に、自身のデータと比較することで足りない部分を補え効果的な対策が可能です。

AI面接は、何度でも受けられます。対策しながら模試感覚で利用するとよいでしょう。

自分の強みと弱みを定量化して自己分析　

「REALME」は「就活生のデータを見られることだけではありません。自分の強みと弱みを定量化し自己分析できる点も魅力の1つです。

AI面接後は、結果を円グラフと14項目に分かれたフィードバックで確認可能です。自身の強みや弱みが分かり、客観的な自己分析で内定獲得に近づきます。

内定後のメールのやりとりも慎重に対応しよう！

内定後のメールのやり取りは、入社へ向けて好印象を保つことが大切です。24時間以内の返信や、誤字脱字がないかなど、マナーを再確認して慎重に対応しましょう。

また、採用担当者への感謝の気持ちや、入社への意気込みを伝えると好印象を持ってもらえるでしょう。