面談のお礼メールを送るタイミングや、メールの書き方が分からずに悩んでいませんか？
面談後にお礼のメールを送ることはビジネスマナーとして非常に重要であり、相手に感謝の気持ちを伝えるためにも必要です。本記事はお礼メールの書き方や注意点を解説します。
お礼メールの正しい書き方を知って、熱意をアピールし、好印象につなげましょう。
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面接と面談の違い
面接と面談の違いは、合否判定の有無です。面接は選考の一環として実施され、合否判定が出ます。
一方、面談は合否に関係なく、情報交換を目的として実施されます。面接は企業が主導で進行されますが、面談は企業と対等にコミュニケーションがとれる場です。
面接の前に実施されることが多く、相互理解を深めることでミスマッチを防げるメリットがあります。
近年はオンライン面談を実施する企業も増加し、より気軽に参加しやすくなりました。
面談のお礼メールが必要な理由
面談後はお礼のメールを送る必要があります。ただし、あくまでもビジネスマナーの一環であり、参加者全員が送るとは限りません。
お礼メールを送ることで、企業に熱意をアピールできるでしょう。
ビジネスマナーにあたるため
面談のお礼メールを送ることは、ビジネスマナーにあたるといえます。例えば打ち合わせやミーティングなどで相手に時間をとってもらった際は、お礼のメールを送ることが一般的です。
学生の立場であっても、企業とのやり取りにおいては社会のルールを守ることが大切です。お礼メールを送ることで、ビジネスマナーを心得ていることが相手に伝わり、好印象を与えられるでしょう。
感謝の気持ちを伝えるため
企業の担当者は面談のために、前もって準備を進めています。忙しい合間を縫って面談が実施されたことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。
気持ちの込もったお礼メールを送ることで人柄のよさが伝わり、好印象にもつながります。
また、お礼だけでなく、面談を通して学んだことや興味を持ったことを盛り込むことで、熱意もアピールできます。面談で合否判定は出ないものの、好印象を持たれた方がその後の選考を有利に進められるでしょう。
面談のお礼メールの書き方
就職活動を通して初めてビジネスメールを作成する人もいるでしょう。
面談のお礼メールに限らず、企業とのやり取りにおける基本の書き方を紹介します。メールの書き方が分からない人は、ぜひ参考にしてください。
件名を書く
件名は空白にせず、一目でメールの内容が分かるようにしましょう。
人によっては1日に大量のメールが届くこともあります。その場合、件名を見て優先度を判断することがほとんどです。曖昧な件名にするとメールを確認する優先度が下がり、相手がメールを見逃したり、返信が遅れたりする可能性があります。
一目で分かるようにするには、「面談のお礼 大学名 氏名」のように、誰から何の連絡が来たのかを明確にしましょう。
宛先を書く
ビジネスメールは、本文を書き始める前に宛先を入れる必要があります。宛先は相手の会社名・所属部署名・名前を正確に記載します。
株式会社を（株）と略さずに、会社名・部署名は正式名称を記載するように気をつけましょう。
担当者からもらった名刺やメールの署名と照らし合わせて、誤字脱字のないように確認します。担当者の名前が分からない場合は、名前の代わりに「ご担当者様」と記載しても問題ありません。
本文を書く
書き出しは挨拶と自分の名前を述べ、面談のお礼を記載します。ビジネスにおいては結論ファーストの方が好まれるため、最も伝えたい内容である感謝の気持ちを冒頭に記載しましょう。
お礼の後は、面談で印象に残ったことや学んだことなどを添えます。具体的な内容を記載して、志望度の高さや熱意をアピールします。
文章が長いと読みにくく感じることもあるため、簡潔にまとめることが大切です。相手が読みやすいと感じる文章を心がけましょう。
署名を書く
最後に結びの挨拶と署名を書きます。
結びの挨拶は「貴重なお時間をいただきありがとうございました。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」のような定型文で問題ありません。
署名には、大学名・学部・学科・氏名・電話番号・メールアドレスを正しく記載します。
就職活動においては企業と何度もメールのやり取りが発生します。署名のテンプレートを事前に登録しておくと、毎回入力する手間が省けて便利です。
面談のお礼メールの注意点
面談のお礼メールを送る際は、受け取る相手のことを考えることが大切です。
ここでは、面談のお礼メールで気をつけるポイントを紹介します。
面談当日に送る
お礼のメールは面談当日に送りましょう。担当者の記憶に残っているうちに送る方が相手の印象に残りやすく、好印象にもつながります。
ただし、当日といっても会社の営業時間外に送ることはおすすめできません。万が一当日に送れなかった場合は、遅くても翌日までには送りましょう。
当日に送れなかったことに対するお詫びを入れると、丁寧な印象を与えられます。
丁寧な文章で作成する
面接に比べると、面談はフランクな雰囲気で実施される可能性があります。そのような場合でも、メールは丁寧な文章で作成するように心がけましょう。
お礼のメールはあくまでビジネスメールであり、送る相手は社会人です。失礼のないように、言葉遣いには気をつける必要があります。
ただし、丁寧さを心がけるあまり、テンプレートをそのまま使用することは避けた方がよいでしょう。面談のエピソードを盛り込んで、企業独自の内容を考えてください。
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面談のお礼メールの書き方を知り好印象を残そう
面談のお礼メールは、書き方や送るタイミングによって相手の印象が変わります。よい印象を残すためには、迅速で丁寧な対応が求められます。テンプレートをそのまま使用せずに企業に合わせた内容でメールを作成し、面談が終わったらすぐに送りましょう。面談を通して学んだことや興味を持ったことも盛り込み、志望度の高さや熱意をアピールすることも大切です。
ビジネスメールのマナーや書き方を学び、面談のお礼メールで相手に好印象を残しましょう。
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