OB訪問をするために最初に行うのが、OBとの日程調整です。
この記事では「日程調整の方法が分からない」と悩んでいる人のために、調整をメールで行う際の流れや例文、注意点について解説します。
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OB訪問の日程をメールで調整するときの流れ
OB訪問の日程調整は、基本的にメールを使ってやりとりします。その主な流れを紹介しましょう。
OBに依頼をする
まずはOBへの依頼です。自己紹介と、OB訪問を依頼することになった背景を伝えます。
メールの件名には、要件「OB訪問のお願い」とともに大学名・氏名を入れましょう。
本文には相手の会社名・部署・氏名、自分の大学名・学部名・氏名を記載します。
さらに、依頼することになった背景を伝えます。連絡先をどのように知ったのか不審に思われないように「大学の就活センターを通して」「〇〇さんの紹介で」と伝えるとよいでしょう。
「なぜOB訪問をしたいのか」「どのような話が聞きたいのか」についても記載し、希望の日程を伝えます。
日程の候補は学生のほうから提示するのがマナーです。自分が確実に空いている日時を複数挙げましょう。
OBからの返信をもとに日程を確定する
日程の候補を複数伝えたのち、OBからの返信をもとに日程を確定します。日程や場所が確定したことを、お礼の言葉とともにメールで伝えましょう。
日程調整には4～5回のやりとりが必要になることがあります。業務で忙しい中、返信をいただくため、なるべくやりとりが少なく済むよう文面に気を配ってください。
場所の調整に関しては、OBにお願いしましょう。社会人よりも学生のほうが動きやすいため、OBの都合に合わせて出向くのが一般的です。ただし、近年はリモートでのOB訪問が主流になってきています。
リマインドメールを送る
OB訪問の前日には、こちらからリマインドメールを送りましょう。相手にとってOB訪問は、日々の業務の中で優先順位がそれほど高くありません。忘れられてしまわないよう、念のため前日に、時間や場所を伝えるのがおすすめです。
リマインドといってもOB相手であるため、言葉遣いに注意して簡潔な文面を心掛けてください。「明日で問題ないでしょうか」「問題がある場合のみご連絡いただけると幸いです」という内容を伝えるとよいでしょう。
お礼のメールを送る
OB訪問が終わったらその日のうちに、遅くとも3日以内に、お礼のメールを送ります。時間を割いていただいたことへの感謝と、OB訪問で学んだことを具体的に伝えましょう。食事やお茶をごちそうになった場合は、そのお礼も忘れないようにしてください。
また後日、内定を受けて就活が終了した際にも、お礼のメールを送りましょう。
OB訪問に関するメールの例文
OB訪問の日程調整の流れを踏まえ、ここではメールの例文を挙げます。文面に悩んだ際の参考にしてください。
日程を調整するときのメール
件名：【OB訪問のお願い】〇〇大学の〇〇〇〇（氏名）です。
本文：
〇〇〇株式会社
〇〇部〇〇課
鈴木 太郎 様
突然のメールで失礼します。
〇〇大学の〇〇〇〇（氏名）と申します。
本日、大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、ご連絡させていただきました。
現在私は就職活動を始めたばかりで、広告業界に興味を持っております。業界研究を進めるうち、さまざまな媒体での実績を持つ貴社に魅力を感じました。
貴社で活躍されている鈴木様にぜひお話を伺いたく、ご連絡させていただいた次第です。
お忙しい中恐縮ですが、お時間をいただけますと幸いです。
下記の日程でご都合がよろしい日時はございますか。
・4月16日（火）10：00～18：00
・4月17日（水）13：00～20：00
・4月18日（木）11：00～19：00
ご検討の程、よろしくお願い申しあげます。
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【大学】〇〇大学 経済学部 経済学科
【氏名】〇〇〇〇（氏名）
【電話】〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【メール】ーーーーー@ーーー.jp
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OB訪問後のお礼メール
件名：【OB訪問のお礼】〇〇大学の〇〇〇〇（氏名）です。
本文：
〇〇〇株式会社
〇〇部〇〇課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
本日、OB訪問で伺いました、〇〇大学の〇〇〇〇（氏名）です。
ご多忙のところお時間をいただき、誠にありがとうございます。
鈴木様より貴重なお話を伺ったことで、広告業界への理解が深まりました。
また、鈴木様のご経験に刺激を受け、キャリアプランを考えるうえでのヒントをいただきました。
この経験を今後の就活に活かしたいと考えております。
改めまして、本日はありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－
【大学】〇〇大学 経済学部 経済学科
【氏名】〇〇〇〇（氏名）
【電話】〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【メール】ーーーーー@ーーー.jp
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日程調整メールにおける注意点
OB訪問の日程をメールで調整する際の注意点を紹介します。基本的なポイントも含まれますが、わずかな心掛けで相手に与える印象が変わります。
誤字脱字がないことを確認する
メールに誤字脱字がないことを確認しましょう。
特に相手の氏名や会社名に間違いがないか、日程・時間・場所が正しいかどうか、念入りに確認してください。
漢字の変換ミスや脱字があると、少しのことでも雑な人という印象を与えてしまいます。メールを送信する前に、改めて読み返す習慣をつけるようにしましょう。
候補日は幅広く提案する
OB訪問の候補日や時間は、なるべく幅広く提案しましょう。候補が多ければ相手も調整しやすく、何度もメールのやりとりをする手間が省けます。1～2週間後あたりの日付を提示するのがおすすめです。
訪問の時間帯は勤務時間内を選ぶようにしましょう。避けたほうがよいのは休日や昼休み、退社時間の直前です。相手にとって忙しい時間帯が分からない場合は、広い時間帯を提案してください。
返信にはすぐに対応する
日程調整メールの返信を受け取ったら、すぐに対応しましょう。返信がきた当日中に返事をするのがマナーです。遅くとも24時間以内に返信してください。
日程変更をお願いする場合も、早めの連絡が必要です。
ただし、返信する際はメールを送信する時間帯に注意しましょう。営業時間外にメールが届くのをよく思わない企業があるためです。また、始業直後・昼休み・退社時間前後は忙しいことが多く、メールを見過ごされるおそれもあるため、できれば避けましょう。
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マナーに沿ってOB訪問の日程調整メールを作ろう
OB訪問の日程調整メールは、必要な事柄を簡潔にまとめ、マナーに沿って送ることが重要です。日時の候補は学生から複数提案し、何度もメールのやりとりが発生することがないようにしてください。OB訪問後のお礼のメールは、できるだけその日のうちに送り、よりよい印象を残しましょう。
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