二次面接のメールには返信するのが必須！
前提として二次面接のメールは、必ず返信するようにしましょう。
返信しないと面接担当者の「本当に二次面接に参加できるのか」「二次面接に進む気があるのか」と心配や不信な気持ちに繋がります。
二次面接の参加パターン別の書くべき内容
指定された日程に参加可能な場合
指定された日程に参加可能な場合は、その旨を記載すれば問題ありません。万が一、認識の齟齬があってはいけないのは日付と日時です。
「◯月◯日◯◯時から面接の件、承知いたしました」というように、自分のメール内にも日程と時間を盛り込むようにするとよいでしょう。
指定された日程では参加できない場合
指定された日程では参加できない場合は、別の日程を伝える必要があります。なるべく複数の日程を指定して、再調整が可能かどうか確認する内容でメールの返信をしましょう。
相手に手間をかけることになるため「お手数をかけて申し訳ありません」という言葉が添えてあるのが理想的です。
二次面接の案内メールに返信が必要な理由
ビジネスマナーのため
メールを返信することは、一般的にビジネスマナーとされています。返信をしないと、本当にメールが届いているのかわかりません。
メールの内容を把握したという旨を伝えるためにも、返信は必要です。面接官によっては、返信しないことで「最低限のビジネスマナーが備わっていない」と思われてしまうかもしれません。
感謝を伝えられるため
二次面接の案内がメールできたということは、一次面接に合格したことを意味します。その感謝を伝えるという意味でも返信は必要です。
二次面接を行ってくれるということは、自分のために時間を割いてくれることを意味します。返信では、謙虚な姿勢で感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
日程の確認ができるため
提示された日程で面接が受けられないケースもあるでしょう。その場合は、採用担当者と日程の調整ができます。
日程の確認ができることも、メールへの返信が必要な理由といえるでしょう。そのほか面接場所や服装など、相手の指定があればそれらに関する確認も行えます。
二次面接が最終選考だった
二次面接が最終面接のケースもあります。最後まで進めてくれた面接官に対しては、感謝の気持ちを込めて返信メールを送るようにすると良いでしょう。
最終面接まで向き合ってくれた面接官からは、少なからず学びを得られたりエピソードができたりしたはず。好印象を残せるきっかけにもなるので、ぜひ返信してみてください。
二次面接の案内メールに返信する際のマナー
24時間以内に返信する
二次面接のメールはなるべく早めに返信するのが望ましいです。可能な限り24時間以内に返信するようにしましょう。夜間にメールを返信するのは失礼にあたってしまう場合があるので、会社の営業時間内に返すのがおすすめです。
24時間以内に返信ができずに遅れてしまった場合は「返信が遅れて申し訳ありません」と一文を添えましょう。
一次面接通過に対する喜びや感謝を伝える
一次面接通過に対する喜びを伝えることで、本気で働きたいという意志を採用担当者にアピールできます。二次面接の対応をしてくれることに対する感謝も伝えるようにしましょう。
ただし、ネット上の有名な例文をそのまま使用すると悪印象になる場合があります。面接で伝えた熱意や志望動機など、オリジナルの文言を踏まえて感謝を述べるとよいでしょう。
丁寧かつ簡潔な文面を意識する
メールの返信次第で、ビジネスマナーの有無を判断される場合もあります。目上の立場の方にメールを送ることを意識して、丁寧かつ簡潔な文面を意識して送るようにしましょう。
担当者の方に誤解を与えないように、なるべくわかりやすい文面で送ることが大切です。
読みやすさを意識する
メールが読みづらいと認識の齟齬が生まれてしまうかもしれません。難しい単語を使わないのはもちろんですが、適切なタイミングで改行したり、句読点を入れたりすることも大切です。
採用担当者も忙しい中対応してくれるため、素早く要点をつかめるようメールはなるべく読みやすさを意識しましょう。
やり取りの回数が少なく済むようにする
何度もメールのやり取りをするのは、相手に迷惑がかかってしまいます。そのため、伝えたいことはなるべく1通のメールに収めるようにしましょう。
質問事項がある方も、そのメールに内容を記載して問題ありません。何度もやり取りをする必要がないように配慮しましょう。
ccがある場合は全員に返信する
メールには、Ccが付けられている場合があります。その場合は、Ccに含まれている人全員に返信するのがマナーとされているので注意しましょう。
全員に返信しないと、相手に再送信の手間をかけてしまうかもしれません。忘れてしまいがちなポイントであるため注意しましょう。
二次面接のメール返信例文【パターン別】
ここまで、二次面接のメール返信の必要性やマナーを解説しました。とはいえ、具体的にどのように返信すればよいか分からない方もいるでしょう。
そこでここからは、複数のパターンに分けて二次面接のメール返信の例文をご紹介します。
指定日時に参加できる場合
指定された日時の二次面接に参加する際は、指定された日時を引用して返信します。日時を引用することで、認識の誤りを防げるためです。
また、場合によっては企業側が日時を誤っていることがあります。この際、日時を引用することで相手は自身の誤りに気づけます。
前述を踏まえて、指定日時に参加できる際は以下のような返信をしましょう。
件名 Re：二次面接のご案内（件名は変更せず返信します）
株式会社〇〇
総務部人事課 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部山田花子です。
先日は、一次面接でお世話になりありがとうございました。
また、二次面接の機会をいただけるとのこと、大変嬉しく思っております。
日程に関して、問題ございません。
ご提示いただいた 〇月〇日〇時にお伺いいたします。
当日は何卒宜しくお願い申し上げます。
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山田花子(やまだ はなこ)
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 4年
携帯番号：xxx-××××-××××
メール：xxxxx@××××.ne.jp
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日程調整をお願いする場合
指定された日時での参加が難しい場合は、日程調整をお願いします。日程調整をお願いする際は、都合のよい日を事前に伝えておくと、スムーズに調整ができます。
日程調整をお願いする際は、以下のように返信しましょう。
件名 Re：二次面接のご案内（件名は変更せず返信します）
株式会社〇〇
人事部人事課 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部山田花子です。
この度はメールを頂戴しありがとうございます。
二次面接に進めるとのこと、大変嬉しく思っております。
申し訳ありませんが、ご指定いただきました日時には大学の試験があり、お伺いすることは難しい状況です。
大変恐縮ではありますが日程を変更していただくことはできますでしょうか。
以下の日程であれば、お伺いできます。
1）〇月〇日：終日
2）〇月×日：終日
3）〇月△日：11時以降
上記でご調整が難しい際には、日程を再度ご提示いただければ幸いです。
ご多忙のところご面倒をおかけしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
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山田花子（やまだ はなこ）
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 4年
携帯番号：xxx-××××-××××
メール：xxxxx@××××.ne.jp
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二次面接を辞退する場合
第一志望の企業から内定をもらえたり、「この会社は合わない」と感じた場合など、二次面接を辞退することもあります。このケースでは、お詫びと感謝の気持ちを丁寧に伝えることが大切です。
二次面接を辞退する際は、以下のように返信しましょう。
件名 Re：二次面接のご案内（件名は変更せず返信します）
株式会社〇〇
総務部人事課 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部山田花子です。
この度は選考結果のご連絡をいただき、ありがとうございます。
諸般の事情により、面接を辞退させていただきたく存じます。
ご多忙のところ日程をご調整いただいたのにも関わらず、誠に申し訳ありません。
ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
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山田花子（やまだ はなこ）
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 4年
携帯番号：xxx-××××-××××
メール：xxxxx@××××.ne.jp
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二次面接のお礼を伝える場合
二次面接終了後は、お礼のメールをすることで好印象を与えられます。二次面接の機会をいただけたことに対するお礼を、丁寧に簡潔に伝えましょう。
二次面接のお礼をする際の例文は以下の通りです。
件名：二次面接のお礼 ◯◯大学 山田花子
株式会社◯◯
人事採用部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学〇〇学科4年 山田花子と申します。
本日はお忙しい中、二次面接をしていただき誠にありがとうございました。
◯◯様がお話してくださった◯◯プロジェクトに対するビジョンや価値観に深く感銘を受け、
改めて貴社で仕事をしたいという意欲が高まりました。
今後も精進して参りますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
本日は貴重な機会をいただき、ありがとうございました。
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◯◯大学◯◯学部
山田花子（なまだ はなこ）
tel:xxx-xxxx-xxxx
mail:xxxx@xxx.co.jp
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「REALME」で二次面接の対策をしよう
二次面接は、一次面接に比べてより細かく応募者を知る機会です。一つの質問に対して深堀されることが多く、より密な面接対策が求められます。
二次面接の対策には、「REALME」の活用がおすすめです。ここからは、REALMEをおすすめする理由について解説します。
AI分析で客観的な自己分析が可能
REALMEの最大の特徴は、20〜30分程度のAI面接機能があることです。AI面接の対話内容に応じて、14項目のFB結果が表示されます。
AI分析の結果を元に、客観的な自己分析が可能です。面接対策では自己分析が必要であり、REALMEを活用することで自身の強みと弱みが分かります。
志望企業の内定判定が分かる
AI面接では、客観的な自己分析ができるだけではなく、志望企業の内定判定が分かる機能もあります。これは、過去のデータや合格ラインの学生データと自身の結果を照らし合わせて、内定率を数値化したものです。
自身の足りない部分が分かり、より効果のある面接対策ができます。
合格ラインの学生データと比較できる
自分の結果を見るだけではなく、合格ラインの学生のESや面接回答を閲覧できる機能もおすすめする理由です。なぜなら、合格ラインの学生データと比較すれば、自分のESの不足部分が可視化できて補えるためです。
不足部分を補えれば企業が求める人物像に近づけます。その結果、内定率の向上が可能です。
二次面接のメールに関するFAQ
返信の返信は必要？
基本的に自分から終わらせることがマナーです。そのため、返信が来たら返信を頂けたことへのお礼を伝えましょう。返信の返信をする際は、返信を促すような内容にしないよう注意しましょう。
ただし、相手のメールに「返信不要」とある場合は返信をする必要はありません。返信不要と書いてあるにも関わらず、返信をすると逆に失礼になる可能性があります。
企業からの本文は消す？
件名や本文は変更せず、そのまま残した状態で送信をします。これによって、企業側は誰からのメールなのか、どのような内容なのかを把握しやすくなるためです。
企業側は応募者からのメールだけではなく、取引先からもメールが来ます。応募者からのメールの数も多く、要件の分かり辛いメールは埋もれてしまう可能性があります。
返信時にメールは新規作成をせず、件名や本文は消さずに送信しましょう。
二次面接のメール返信で好印象を与えよう
二次面接のメールの返信は相手への印象を大きく左右します。内定に近づく場合もあれば、遠ざかることもあるでしょう。一般的なビジネスマナーや礼儀を理解しているか判断されていると考え、しっかりと二次面接のメールは返信するようにしてみてください。
