中小企業では、リクナビ・マイナビなどナビサイトや選考専用サイトではなく、メールで直接選考のやり取りをする場合があります。メールのマナーは社会人になってからも必要なビジネススキルです。今のうちにさまざまなやり取りを通じてメールにおけるビジネスマナーを把握しておきましょう。この記事では、面接日程確定メールを返信する際のマナーやポイント、例文を紹介します。
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面接日程確定メールに返信は必要？
最初に気になることは、「そもそも面接日程確定メールに対する返信が必要かどうか」です。結論は「必要だが条件次第では不要」です。なぜ返信が必要なのかを、返信しなくても問題ないケースと併せて紹介します。
面接日程確定メールは返信が必要
前提として、面接日程確定メールには必ず返信しましょう。メールは今やビジネスで欠かせないコミュニケーションのひとつです。メールでのやりとりがスムーズにできることは、現段階で最低限のビジネスマナーが身に付いていると判断され、評価にもつながります。
また、返信することで面接への意欲の高さをアピールでき、志望度の高さも伝えられます。メールが来たら24時間以内に返信するようにしましょう。
返信不要でもよいケース
以下の2パターンの場合は返信しなくても問題ありません。
1つ目は、自動返信で来ている場合です。インターネットショッピングでもよく見かける自動返信メールですが、これらのメールは送信専用アドレスから送られています。送信専用アドレスに返信しても企業には届かないので返信は不要です。
2つ目は「ご返信の必要はございません」と返信不要の旨が書かれている場合です。この場合は、企業側がやり取りの手間を減らしたくて記載している可能性があります。このメールに返信すると、担当者の心象が悪くなることもあるので注意しましょう。
面接日程確定メール返信のマナー
面接日程確定メールに返信する際、気を付けるポイントが4つあります。他の用件で企業にメールをする場合にも欠かせないマナーのため、身に付けておきましょう。
件名の変更はしない
1つ目は件名を変更しないことです。「日程確認いたしました」と件名を変更して送ってしまうと企業担当者を混乱させてしまいます。メールソフトで通常通り返信すると、件名冒頭に「Re：」が付きます。件名を変更せず、「Re：」を付けた状態で返信するようにしましょう。
また、これまでどのようなやりとりをしていたかが見返せるように、本文を消さないようにしましょう。
署名を忘れない
2つ目は署名です。署名に必ず入れる内容は以下の3つです。
- 名前
- 個人のメールアドレス（就活にふさわしいアドレスであること）
- 携帯電話の番号
署名がないと、誰から来たメールかが分かりません。署名に大学名を入れる場合もありますが、必須ではありません。
また、就活で使うメールアドレスにも注意しましょう。大学で発行したメールアドレスが最適ですが、もし就活用に自分で新たにメールアドレスを作る場合は個性を出しすぎないように注意しましょう。
文字の装飾はしない
3つ目は文字装飾をしないことです。太文字や文字色変更はビジネスにふさわしくありません。また担当者のパソコン環境によっては、文字装飾が原因で文字化けする可能性もあります。
仮に企業担当者からのメールに文字装飾が入っていても、返信する場合は文字装飾をせずに送りましょう。特に、絵文字・顔文字はパソコンのバージョンやOSに左右されやすく、文字化けのリスクが大きく上がるので使わないことが基本です。
正しい敬語を使う
4つ目は使う敬語に注意することです。いわゆる「バイト敬語」と呼ばれる、アルバイトの際に使いがちな間違った敬語を使っていないかをチェックしましょう。
頻出するバイト敬語と正しい敬語は以下の通りです。
| 誤った敬語 | 正しい敬語 |
| 了解です | かしこまりました |
| 見ました | 拝見しました |
| よろしかったでしょうか | よろしいでしょうか |
| 行きます | 伺います |
| とりあえず | 取り急ぎ |
面接日程確定メール返信の例文
ここまで紹介したマナーを守りながら、実際に使えるメールの返信例文を紹介します。よく出てくる以下のパターンで、例文を紹介しましょう。
- 自分から希望日を提示する場合の例文
- 企業から日程の提示がある場合の例文
- 候補日の都合が悪くなった場合の例文
自分から希望日を提示する場合の例文
件名／Re：Re：二次面接日程のお伺い
●●株式会社
人事部 人事課 ●●様
お世話になっております。●●（フルネーム）です。
面接日程のご連絡ありがとうございます。
面接の候補日をお送りいたします。
第一希望……▲月▲日 ▲時～▲時 （Web・対面ともに可）
第二希望……▲月▲日 ▲時～▲時 （Webのみ可）
第三希望……▲月▲日 ▲時～▲時 （Web・対面ともに可）
上記日程にてご調整のほど、よろしくお願いいたします。
——————————-
●●（フルネーム）
090-1234-0000
◯◯@efghi.jp
——————————-
企業から日程の提示がある場合の例文
件名／Re：Re：二次面接日程のお伺い
●●株式会社
人事部 人事課 ●●様
お世話になっております。●●（フルネーム）です。
この度は選考のご連絡をいただきありがとうございます。
当日持参の書類についても承知いたしました。
日程ですが、▲月▲日▲時 もしくは ▲月▲日 ▲時 を希望いたします。
お手数をおかけしますが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。
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●●（フルネーム）
090-1234-0000
abcd@efghi.jp
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候補日の都合が悪くなった場合の例文
件名／Re：Re：二次面接日程のお伺い
●●株式会社
人事部 人事課 ●●様
お世話になっております。●●（フルネーム）です。
この度は選考のご連絡をいただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、指定いただいた日程に大学の用事があり、貴社にお伺いできなくなりました。大変申し訳ございません。
以下の日程でしたらお伺いできます。
第一希望……▲月▲日 ▲時～▲時 （Web・対面ともに可）
第二希望……▲月▲日 ▲時～▲時 （Webのみ可）
第三希望……▲月▲日 ▲時～▲時 （Web・対面ともに可）
お忙しい中お手数をおかけし申し訳ございませんが、再度調整いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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●●（フルネーム）
090-1234-0000
abcd@efghi.jp
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マナーに注意して面接日程確定メールの返信をしよう
面接日程確定のメールのやりとりは、ビジネスマナーの基本です。また、企業への志望度の高さをアピールできるチャンスです。メールが来てから返信するまでの時間や署名、敬語などに気を付けて好印象の返信をしましょう。
今回紹介したメールのマナーは、面接関連以外のやりとりでも使えます。例文も参考にして、文章を作成しましょう。
