面接日程確定メールの返信例文と覚えておきたいビジネスマナーを紹介

面接日程確定メールに返信は必要？

最初に気になることは、「そもそも面接日程確定メールに対する返信が必要かどうか」です。結論は「必要だが条件次第では不要」です。なぜ返信が必要なのかを、返信しなくても問題ないケースと併せて紹介します。

面接日程確定メールは返信が必要

前提として、面接日程確定メールには必ず返信しましょう。メールは今やビジネスで欠かせないコミュニケーションのひとつです。メールでのやりとりがスムーズにできることは、現段階で最低限のビジネスマナーが身に付いていると判断され、評価にもつながります。

また、返信することで面接への意欲の高さをアピールでき、志望度の高さも伝えられます。メールが来たら24時間以内に返信するようにしましょう。

返信不要でもよいケース

以下の2パターンの場合は返信しなくても問題ありません。

1つ目は、自動返信で来ている場合です。インターネットショッピングでもよく見かける自動返信メールですが、これらのメールは送信専用アドレスから送られています。送信専用アドレスに返信しても企業には届かないので返信は不要です。

2つ目は「ご返信の必要はございません」と返信不要の旨が書かれている場合です。この場合は、企業側がやり取りの手間を減らしたくて記載している可能性があります。このメールに返信すると、担当者の心象が悪くなることもあるので注意しましょう。

面接日程確定メール返信のマナー

面接日程確定メールに返信する際、気を付けるポイントが4つあります。他の用件で企業にメールをする場合にも欠かせないマナーのため、身に付けておきましょう。

返信は24時間以内が理想

返信はメールが来たその日中に返すことが理想です。なるべく早く返信することで、好印象を与えられるだけではなく、企業側も日程調整が容易です。

とはいえ、すぐに返信ができないこともあります。この際は、深夜や早朝のメール返信は避けます。終業時間外のメールは、他のメールに埋もれてしまう可能性があるためです。当日の就業時間内に返信ができない場合は、平日の日中に返信しましょう。

もし、返信が遅れた際は返信が遅れたことへの謝罪を伝えます。返信を急いでいて、日中以外の時間帯に返信する際も、謝罪の意を表すことが大切です。

件名の変更はしない

1つ目は件名を変更しないことです。「日程確認いたしました」と件名を変更して送ってしまうと企業担当者を混乱させてしまいます。メールソフトで通常通り返信すると、件名冒頭に「Re：」が付きます。件名を変更せず、「Re：」を付けた状態で返信するようにしましょう。

また、これまでどのようなやりとりをしていたかが見返せるように、本文を消さないようにしましょう。

署名を忘れない

2つ目は署名です。署名に必ず入れる内容は以下の3つです。

• 名前
• 個人のメールアドレス（就活にふさわしいアドレスであること）
• 携帯電話の番号

署名がないと、誰から来たメールかが分かりません。署名に大学名を入れる場合もありますが、必須ではありません。

また、就活で使うメールアドレスにも注意しましょう。大学で発行したメールアドレスが最適ですが、もし就活用に自分で新たにメールアドレスを作る場合は個性を出しすぎないように注意しましょう。

面接志望日は複数提示する

こちらから日程を提示する際は、複数の志望日を提示しましょう。なぜなら、複数提示することで企業側が予定を合わせやすく、日程調整しやすくなるためです。

面接志望日を提示する際は、できれば3つ以上の候補を出します。時間帯を広く提示すると、企業側は調整が容易です。同日に近い時間を提示するのではなく、複数の日時を提示したり、同日を志望する際はなるべく幅広い時間帯を提示したりしましょう。

志望日が確定できないときは期日を記す

面接日程調整の連絡が来たものの、予定が不透明で志望日を確定できないこともあります。志望日が決められない場合は、一旦その旨をメールで伝えて確定できる期日を指定しましょう。

日時を確定できないからといって、確定するまで返信をしないことは失礼です。確定できないのであれば、早めにその旨を伝えます。この際、期日を提示しないと企業側はいつまで待てばよいか分からないため、必ず期日を提示して期日までに希望を伝えましょう。

文字の装飾はしない

3つ目は文字装飾をしないことです。太文字や文字色変更はビジネスにふさわしくありません。また担当者のパソコン環境によっては、文字装飾が原因で文字化けする可能性もあります。

仮に企業担当者からのメールに文字装飾が入っていても、返信する場合は文字装飾をせずに送りましょう。特に、絵文字・顔文字はパソコンのバージョンやOSに左右されやすく、文字化けのリスクが大きく上がるので使わないことが基本です。

正しい敬語を使う

4つ目は使う敬語に注意することです。いわゆる「バイト敬語」と呼ばれる、アルバイトの際に使いがちな間違った敬語を使っていないかをチェックしましょう。

頻出するバイト敬語と正しい敬語は以下の通りです。

誤った敬語	正しい敬語
了解です	かしこまりました
見ました	拝見しました
よろしかったでしょうか	よろしいでしょうか
行きます	伺います
とりあえず	取り急ぎ

オンライン面接におけるメールのポイント

近年は、オンラインで面接をする企業が増えました。これは、感染症対策だけではなく遠方の候補者も面接に参加しやすくするためです。

とはいえ、オンライン面接は従来の対面での面接との違いがいくつかあります。そこでここからは、オンライン面接におけるルールやポイントを確認しましょう。

使用するアプリと設定を確認する

オンライン面接で使用されるツールはさまざまです。そのため、使用するアプリと必要な情報の送付について事前に確認しましょう。なお、必要な情報とはオンライン面接のURLやパスワードのことです。URLをクリックしても、アプリをインストールしていないとオンライン面接が受けられないこともあります。

また、アプリの利用方法はアプリの公式サイトなどで面接までに確認します。確認せずにオンライン面接に臨むと、操作方法が分からず時間に遅れるリスクにつながるためです。

面接時に必要なことを確認する

面接時に必要な物はないか、念のために確認します。指示がなかった場合でも、メモ帳や筆記具は準備しましょう。

また、機器や回線が不調だった場合の緊急連絡先を聞いておくことも大切です。機械や回線を利用するオンライン面接は、ときに不具合によって面接を始められなかったり、途中で画面が止まったりするリスクがあります。

万が一に備えて、必ず緊急連絡先を確認しましょう。

面接日程確定メール返信の例文

ここまで紹介したマナーを守りながら、実際に使えるメールの返信例文を紹介します。よく出てくる以下のパターンで、例文を紹介しましょう。

• 自分から希望日を提示する場合の例文
• 企業から日程の提示がある場合の例文
• 提示された候補日に都合がつかない場合の例文
• 面接日が確定した場合の例文
• オンラインの面接日が確定した場合の例文
• 候補日の都合が悪くなった場合の例文
• 面接日を調整した場合の例文
• 面接日の返答がない場合の例文
• 選考辞退のため面接をキャンセルする場合の例文

自分から希望日を提示する場合の例文

件名／Re：Re：二次面接日程のお伺い

●●株式会社

人事部　人事課　●●様

お世話になっております。●●（フルネーム）です。

面接日程のご連絡ありがとうございます。

面接の候補日をお送りいたします。

第一希望……▲月▲日　▲時～▲時　（Web・対面ともに可）

第二希望……▲月▲日　▲時～▲時　（Webのみ可）

第三希望……▲月▲日　▲時～▲時　（Web・対面ともに可）

上記日程にてご調整のほど、よろしくお願いいたします。

——————————-

●●（フルネーム）

090-1234-0000

◯◯@efghi.jp

——————————-

企業から日程の提示がある場合の例文

件名／Re：Re：二次面接日程のお伺い

●●株式会社

人事部　人事課　●●様

お世話になっております。●●（フルネーム）です。

この度は選考のご連絡をいただきありがとうございます。

当日持参の書類についても承知いたしました。

日程ですが、▲月▲日▲時　もしくは　▲月▲日　▲時　を希望いたします。

お手数をおかけしますが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

提示された候補日に都合がつかない場合の例文

件名／Re：Re：二次面接日程のお伺い

●●株式会社

人事部　人事課　●●様

お世話になっております。●●（フルネーム）です。

この度は選考のご連絡をいただきありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、ご連絡いただきました日程におきまして、大学の予定が入っており、貴社へのお伺いが難しい状況です。

私の都合で大変申し訳ありませんが、以下の日程であればお伺いできます。

第一希望　●月●日（●）●時～面接開始希望

第二希望　●月●日（●）●時～▲時（▲時までに面接終了を希望）

第三希望　●月●日（●）●時～面接開始希望

お忙しい中、お手数となり恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

面接日が確定した場合の例文

件名／Re：Re：二次面接日程のお伺い

●●株式会社

人事部　人事課　●●様

お世話になっております。●●（フルネーム）です。

面接日程のご連絡を頂戴しまして、誠にありがとうございます。
ご指定いただきました日程で貴社にお伺いします。

●月●日（●）●時～●時
株式会社●●● 3F会議室

面接の機会をいただきましたこと、大変ありがたく思っております。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

オンラインの面接日が確定した場合の例文

件名／Re：Re：二次面接日程のお伺い

●●株式会社

人事部　人事課　●●様

お世話になっております。●●（フルネーム）です。

面接日程のご連絡を頂戴しまして、誠にありがとうございます。
●月●日（●）●時～●時にて、オンライン面接でお待ちしております。

面接の機会をいただきましたこと、大変ありがたく思っております。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

候補日の都合が悪くなった場合の例文

件名／Re：Re：二次面接日程のお伺い

●●株式会社

人事部　人事課　●●様

お世話になっております。●●（フルネーム）です。

この度は選考のご連絡をいただきありがとうございます。

大変恐縮ですが、指定いただいた日程に大学の用事があり、貴社にお伺いできなくなりました。大変申し訳ございません。

以下の日程でしたらお伺いできます。

第一希望……▲月▲日　▲時～▲時　（Web・対面ともに可）

第二希望……▲月▲日　▲時～▲時　（Webのみ可）

第三希望……▲月▲日　▲時～▲時　（Web・対面ともに可）

お忙しい中お手数をおかけし申し訳ございませんが、再度調整いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

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調整後に面接日を調整した場合の例文

件名／二次面接日程の調整のお伺い

●●株式会社

人事部　人事課　●●様

お世話になっております。●●（フルネーム）です。

●月●日（●）●時～、面接のお約束をいただいておりましたが、大学の用事が入ってしまい、貴社へのお伺いがかなわなくなってしまいました。

貴重なお時間をいただき、日程をご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いとは存じますが、可能であれば以下の日程で、再度調整をご検討いただけませんでしょうか。

第一希望　●月●日（●）●時～面接開始希望
第二希望　●月●日（●）●時～面接開始希望
第三希望　●月●日（●）●時～▲時（▲時に面接終了を希望）

ご多忙のなか大変お手数をおかけして申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。　

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

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面接日の返答がない場合の例文

件名／二次面接日程に関するお問い合わせ

●●株式会社

人事部　人事課　●●様

お世話になっております。●●（フルネーム）です。

先日は面接に関するご連絡をいただきありがとうございました。
◯月◯日に希望日をお送りしておりますが、その後いかがでしょうか。

念のため、前回お送りしたメールを再度転送いたします。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご連絡をいただけますと幸いです。

本メールと入れ違いにご連絡をいただいておりましたら、大変申し訳ございません。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

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選考辞退のため面接をキャンセルする場合の例文

件名／二次面接自体のご連絡

●●株式会社

人事部　人事課　●●様

お世話になっております。〇月〇日〇〇時より面接のお時間を頂戴しております●●（フルネーム）です。

このたび、一身上の都合により選考を辞退したくご連絡を差し上げました。
選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

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●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

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マナーに注意して面接日程確定メールの返信をしよう

面接日程確定のメールのやりとりは、ビジネスマナーの基本です。また、企業への志望度の高さをアピールできるチャンスです。メールが来てから返信するまでの時間や署名、敬語などに気を付けて好印象の返信をしましょう。

今回紹介したメールのマナーは、面接関連以外のやりとりでも使えます。例文も参考にして、文章を作成しましょう。