新卒就活では、企業の担当者に向けてメールを送信する機会があります。ビジネスメールの基本的なマナーはご存じでしょうか。
この記事では、就活メールの書き方やポイントなど、基本的なマナーを紹介します。丁寧で素早い連絡を意識し、印象のよいメールを送信しましょう。
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就活メールの書き方
はじめに、就活メールの書き方を6つに分けて解説します。メールを作成する際は、件名から文末に至るまでの各段階にビジネス上のマナーが存在します。細かい部分にも気を配り、受信者に寄り添ったメールを作成する姿勢が大切です。
件名
メールの件名は、受信者がはじめに確認する箇所です。件名を読むだけでメールの用件が明確に理解できるように、簡潔で分かりやすいタイトルをつけましょう。
就活メールでは、「面接の御礼」や「日程調整のご回答」などの件名をつける機会があります。本文の内容を要約した件名が適切です。
企業から届いたメールに返信するときは、どの用件に対する返信であるのかを分かりやすくするため、元の件名は変更しないように気をつけましょう。
宛名
本文の冒頭には、メールの送り先にあたる部署や担当者の名前を宛名として記します。宛名は、企業名・部署名・個人名の順番で続けます。
企業名の記載にあたっては、「株式会社」の法人格を省略せず正式名称で記載しましょう。部署名が長い場合も、自己判断で省略せずに全て記載することがマナーです。
宛先の担当者が指定されていないときは、「人事部御中」や「採用担当者様」など、部署の担当者宛てであることが分かるように表現します。
挨拶
宛名を記したあとは、挨拶文と自分の氏名を並べましょう。いきなり要件を伝えるのではなく挨拶から入る点は、対面とメールで共通するマナーです。
具体例は、「お世話になっております。○○大学△△学部の□□と申します。」のような文章です。氏名とともに学校名を添えると、より個人を特定しやすくなります。
書き出しの挨拶は、初回のみ「お世話になります。」と記載すると、今後のやりとりに向けた誠意を伝えられるでしょう。
本文
本文は、結論ファーストを意識して書くことが大切です。結論に続いて、細かな確認事項を補足する流れで書くと読みやすいメールが作れます。
たとえば、面接の日程調整に関するメールを送るときは、希望日時や時間帯など結論にあたる回答を先に記載します。持ち物や服装など補足的な内容は、その後に続けましょう。
複数の話題を本文に盛り込むときは、改行や段落分けの活用が有効です。自分で読み直し、分かりやすく丁寧な文章が書けているかを確認しましょう。
締め
本文の締めは、冒頭と同様に挨拶文を添えます。企業担当者に対する感謝や礼儀を示すために、締めの挨拶文は就活メールで欠かせない存在です。
例文は、「お忙しいところお時間を取っていただき、誠にありがとうございます。」や「何卒ご確認の程よろしくお願いいたします。」などの表現です。
多忙な状況でも、面接や説明会に時間を割いてもらえることに対して感謝を伝えると、先方によい印象を与えられるでしょう。
署名
就活メールの文末には、差出人の署名を添えます。署名があれば、企業の担当者が返信するときに就活生の連絡先をすぐ知れるため便利です。
署名に記載する内容は、大学名・氏名・連絡先です。連絡先には、頻繁に利用するメールアドレスや電話番号を記載すると、企業と連絡が取りやすくなります。
署名はテンプレートとして保存すると、全ての就活メールで利用できます。メールソフトやアプリ内でオリジナルの署名を作成しましょう。
就活メールのポイント
就活メールを作成するときのポイントを4つ紹介します。就活は企業とのやりとりであるため、ビジネスの場に適した振る舞いが求められます。機能を適切に使用したうえで、相手方に寄り添ったメールを作成することが大切です。
就活用のメールアドレスを準備する
就活メールは、専用のメールアドレスを用いて送信しましょう。フリーメールの利用登録をすると就活用のメールアドレスが取得できます。
とくに、プライベートと就活のメールアドレスは分ける必要があります。ビジネスにそぐわない文章や個人名が含まれるアドレスは就活に不向きです。
フリーメールに加えて、大学から発行されたメールアドレスも就活用として利用できます。就活メールを作成する前に、アドレスを用意しましょう。
宛先（To・CC）は適切に使用する
メールには、宛先指定の機能があります。それぞれ異なる機能を、目的に合わせて適切に使用する必要があります。
主な宛先機能は、「To」や「CC」です。「To」にはメインの宛先である送信対象者を指定します。「CC」はメインの宛先以外にメール内容を共有したい相手の指定先として利用する機能です。
就活メールでは、複数名の企業担当者が存在するときにCC機能を用いるケースがあります。ToとCCの指定先を間違えないように気をつけましょう。
返信は24時間以内にする
企業からメールが届いたときは、24時間以内に返信するよう心がけましょう。確認事項や連絡の必要があるときに、素早く返信ができなければ企業の業務が滞ります。
一般的な返信時間のマナーとして、メールの到着から24時間以内が目安です。返信が早ければ、企業からの印象が向上するでしょう。
返信するタイミングは、企業の営業時間に合わせることをおすすめします。返信した内容を当日中に確認してもらえると、企業との連絡がスムーズに進みます。
本文は適度に改行や段落分けをする
就活メールの本文を読みやすくするために、改行や段落分けの工夫をしましょう。メールで自分の意向を正確に伝えるには、文章の質にこだわることが大切です。
話題の切れ目で改行と空白行を入れて段落ごとに分けると、読み手にとってメールの内容が整理しやすくなります。
一文が長いときは、句読点を適宜入れて複数の文章に分ける手法が有効です。メールを送信する前に自分で読み直し、確実に内容が伝わるかを確認しましょう。
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「伝達力」や「関係構築力」の項目は、メールでのやりとりと密接な関係があるといえます。就活メールを通じて、強みの発揮と課題の克服を目指しましょう。
就活メールはポイントを押さえて書こう！
この記事では、就活メールの書き方や送信時のポイントを解説しました。メールを送るときは、冒頭から文末まで読み手に寄り添った工夫が大切です。読みやすいメールを送ると、円滑な連絡が図れます。
就活生の方は、自己分析や選考対策に役立つ「REALME」をぜひご活用ください。丁寧な就活メールとともに、内定を目指しましょう。
