この記事を読んでいるあなたは、最終面接の案内が届いた時「返信はしたほうがいいのか」と迷っているのではないでしょうか。
結論、最終面接への案内には返信が必要です。この記事では最終面接のメールに返信する際の注意点や、面接の日程調整が難しい時の対処法についてまとめています。
最終面接へのメールへの返信ポイントを確認し、万全の状態で最終面接に臨みましょう。
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最終面接のメールに返信は必要？
企業からのメールには、基本的に返信が必要です。そのため、最終面接の案内が来たら必ず返信をしましょう。
最終面接のメールには、最終面接の日時や場所が記載されています。指定された日時や場所に問題がないことの確認や、最終面接の時間を設けてもらえる感謝などを伝えましょう。
ただし、企業からのメールに返信不要と記載されているケースもあります。この場合は返信が不要であり、返信すると逆に失礼にあたる可能性があります。必ず本文を確認して、返信の必要性を判断しましょう。
最終面接のメール返信のマナー
最終面接のメール返信の際に知っておくべきマナーがあります。それらについて確認していきましょう。
要件は簡潔に伝える
人事担当者がわかりづらいと感じないように、要件は簡潔に伝えるようにしましょう。メールは会話ではなく、要点をまとめて連絡するツールです。なるべく無駄がなく、シンプルな返信を心がけてください。
返信は24時間以内に行う
返信はなるべく24時間以内に行うのがマナーです。時間が経過してしまうと、相手に「メールが届いていないのでは？」と不安感を与えてしまいます。
メールの返信が遅いと仕事もルーズだと思われてしまうかもしれません。なるべく早めに返信を行うようにしましょう。
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最終面接のメール返信の書き方とは？
最終面接のメール返信は重要です。書き方次第で合否に影響を及ぼす可能性もあるため、返信のポイントについて理解しておきましょう。
件名は変えずにRe:をつける
最終面接のメールの件名は変更しないようにしましょう。そのうえでRe:をつけて返信のメールであることがわかりやすくしておくことが大切です。
件名を変更してしまうと、最終面接のメールかどうかわからなくなってしまうかもしれません。相手側へのわかりやすさを重視しましょう。
本文は残したままにしておく
メールの本文は削除せずに残したままにしておきましょう。受け取った相手が、返信のメールを確認しただけで、前回どのような内容を送ったのかわかるようにしておく必要があります。
また、本文は削除しがちなので注意しましょう。これは最終面接だけではなく、ビジネスメール全般にいえるマナーであるため、しっかりと確認しておきましょう。
文末には署名を加える
メールを送信する際には、採用担当者が一目で応募者の氏名や連絡先がわかるようにしておかなければいけません。そのため、文末には氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを簡潔に記した署名を加えておきましょう。
本文の終わりから1行ほど空けて、本文と区別して記載する必要があります。メールソフトの設定で署名を保存しておくのがおすすめです。
日程承諾する場合のメール例文
メールの返信の例は以下の通りです。
件名：「Re: 最終面接の日程に関するお知らせ」
株式会社○○
○○部 ○○様お世話になっております。
この度は、最終面接のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
ご提示いただきました以下の日程で、最終面接を受けさせていただきたく存じます。日時：9月27日（水）10時30分～
会場：株式会社○○本社4階会議室お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございます。
当日も何卒よろしくお願い申し上げます。（署名）
上記の例を参考にしつつ、メールの返信を行いましょう。
最終面接の日程調整が必要な場合のメール返信は？
最終面接の都合が悪い場合もあるでしょう。その場合は日程調整をお願いしなければいけません。その際のメール返信について紹介します。
謝罪を伝える
必ず冒頭で謝罪の言葉を入れます。
採用担当者は、最終面接のために時間を作っています。日程調整が必要な場合、採用担当者は再度スケジュールを組まなければなりません。手間をかけさせてしまうことに対して、必ず謝罪が必要です。
最終面接の日程を調整したからといって、合否に影響はありません。しかし、採用担当に対する謙虚な気持ちがないと合否に影響する可能性があるため、謝罪の言葉は入れましょう。
日程が合わない理由を正直に伝える
理由もなく日程調整はできないため、なぜ日程が合わないのか理由を正直に伝えましょう。隠す必要はなく、正直に伝えるのがポイントです。
納得のいく理由であれば、相手の心象が悪くなることもありません。下手に嘘をつくとバレる可能性もあるので注意しましょう。
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都合の良い日時を3つ以上挙げる
再度日程調整をしてもらうためには、都合の良い日程を伝えておかなくてはいけません。再調整の手間を少しでも少なくするために、都合の良い日時は3つ以上挙げるようにしましょう。
もちろん、土日祝日は外すようにするのがマナーです。
最終面接で日程変更をお願いする場合のメール例文
前述のポイントを踏まえて、最終面接で日程変更をお願いする際は以下のようなメールを作成しましょう。
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇と申します。
この度は最終面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、ご指定いただきました日程にはあいにく別の予定があります。ご都合に合わせられず誠に申し訳ございません。
恐れ入りますが、以下の日程で面接のご調整をお願いできればと存じます。
第一希望 ●月●日（●）●時～
第二希望 ●月●日（●）●時～
第三希望 ●月●日（●）●時～
ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認の上ご調整いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
最終面接後にはお礼メールを送る
最終面接が終わった後も気を緩めず、お礼メールを出しましょう！お礼メールを出すことで、熱量をアピールでき好印象に思ってもらえます。面接を担当してくれたことへの感謝の気持ちと合わせて、志望度の高さを伝えられる絶好の場です。
最終面接の直後〜翌日中に出す
最終面接へのお礼メールはできれば直後、遅くとも面接日の次の日までに出しましょう。お礼メールはある程度テンプレート化できるので、下書きなどに入れておいてすぐに送れるよう準備しておくのも良いでしょう。
具体的には最終面接に時間を頂戴したことへのお礼の文言と、面接の場でどんなことを聞けてどう思ったかなどは書くべき項目です。長々と書くのは逆効果になるので、簡潔にまとめて送るのも意識してみてください。
最終面接後のお礼メール例文
最終面接後には、以下のようなお礼メールを早めに送りましょう。
件名：「最終面接のお礼（氏名）」
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
本日、面接をしていただいた〇〇（氏名）と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し誠にありがとうございました。
面接では業務内容についてだけでなく、今後の事業展開のお話についても聞かせていただきありがとうございます。
ご説明いただいたことで貴社への理解がより深まるとともに、貴社に貢献したいという想いもより一層強まりました。
今回の面接のお礼を申し上げますとともに、末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈りいたします。
（署名）
早めに送信した方がよいからといって、焦りは禁物です。誤字脱字がないかを確認した後、送信しましょう。
最終面接のメールを返信する際の注意点
最終面接のメールを返信する際は、以下のポイントに注意する必要があります。具体的な内容について詳しく解説します。
就活用のアドレスを使用する
就活で使用するメールアドレスはプライベートで使っているアドレスを避け、就活用のアドレスを使用しましょう。なぜなら、就活用のメールを使うことで、他のメールに就活に関するメールが埋もれないためです。
また、就活用のメールアドレスには、学校名や名前が入っていると、採用担当者が管理しやすくよい印象を与えられます。ふざけたものや、分かり辛いものを使用しないようにしましょう。
敬語の使い方や誤字脱字に注意
文章がおかしいと思われては心証を損ねてしまうかもしれません。敬語の使い方や誤字脱字はありがちなミスであるため注意が必要です。
特に敬語は正しいと思っているものが間違っている可能性があります。そのため、メールを返信する際は基本的な敬語について、改めて確認しておきましょう。
適度な改行を加える
メールにおいて読みやすさは非常に大切です。改行がなく、文章が詰まっていると読みづらいと感じてしまいます。適度に改行を加えて読みやすくなるように意識しましょう。
絵文字や装飾は使わない
強調したいからといって、メールに色を付けたり装飾をしたりしてはいけません。返信メールに関わらず、ビジネスメールは基本的に装飾や絵文字は使用しないことがマナーです。
また、「！」や「？」の使用も控えます。疑問文であっても、「？」を語尾に付けないよう注意しましょう。
最終面接後にお礼メールを送る・送らない？必要性や書き方のポイントを紹介
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最終面接のメールに関するよくある質問
ここからは、最終面接のメールに関するよくある質問に回答します。
疑問を解消して、メールでもよい印象を与えましょう。
返信に返信が来た場合は？
基本的には、メールは自分から終わらせることがマナーです。そのため、返信に返信が来た際は、感謝を伝える内容で返しましょう。返信をする際は、夜間や早朝、休日は避けて、相手の会社の営業時間内に送りましょう。
ただし、相手からのメールに返信不要と記載の場合に限り、返信する必要はありません。返信不要と記載がある場合に返信をすると、担当者の業務を増やすため逆効果です。
最終面接を辞退したい場合は？
最終面接は、必ずしも受ける必要はありません。やむを得ず辞退する際は、辞退する旨のメールを送ります。
理由は、一身上の都合で構いません。これまでの選考のお礼と謝罪を記載して、最終面接は辞退することを伝えましょう。
最終面接を受けないからといって、何も返信せずに放置することは厳禁です。辞退するのであれば、その旨を早めに伝えましょう。
最終面接のメール返信は重要
最終面接のメール返信は重要です。返信するタイミングや文章の書き方などで、どういった人かを判断していると考えましょう。メール返信も面接の一部といえます。面接本番のような気持ちで、丁寧に最終面接のメールの返信を行いましょう。
