最終面接の結果は電話で来る？連絡手段やタイミング、電話対応のポイントは

最終面接の結果連絡に多い手段は電話？

最も多いのは、電話での連絡です。次にメール、郵送の順で結果を通知することが多いようです。電話が多い理由は、すぐに結果を伝えられ、スムーズなコミュニケーションが取れるから。

その場で入社意志や辞退の可能性などを確認し、今後の採用の見通しを立てたいという意図があります。また、内定承諾を迷っている応募者がいれば、その理由を確認し不安を解消したいという考えも。

非通知でかかってくる場合もあるので、最終面接が終わったあとは、なるべく電話に出られるように注意しておきましょう。

最終面接の結果連絡はいつ来る？

目安は面接から3日～1週間後のビジネスタイム

応募人数や企業によって差はありますが、最終面接が終わってから3日〜1週間以内が目安です。

「〇日以内」など企業によっては結果連絡の期限を伝えてくれるので、上記を目安にしつつ、その期間は待つようにしましょう。

また内定の場合は、午前中に連絡が来るパターンが多いと言われています。しかし、企業やそのときの状況にもよるため、時間としては9:00〜19:00のビジネスタイムが主と考えておきましょう。

結果の連絡に時間がかかってしまう理由とは

企業によっては内定通知まで、2週間近くかかってしまう場合も。なかなか連絡が来ないのは、以下のような理由が考えられます。

・応募人数が多く、まだ選考途中
・採用を慎重に進めている
・内定承諾を保留にしている候補者の返答待ち
・最終決定権を持つ人が不在にしている
・社内手続きに時間がかかっている

理由は企業によるのでまずは気長に待ち、2週間を超えても連絡が来ないときは、問い合わせるとよいでしょう。

最終面接の結果が遅くなってしまう理由やどれくらいのタイミングで連絡が来るか知りたい方はこちらの記事もチェックしてみてください。

面接結果の電話を受ける際のポイント

面接結果が電話で伝えられる際、合否に関係なくよい対応を心掛けることが大切です。最後まで企業によい印象を与えられるように、以下のポイントを実践しましょう。

・電話は3コール以内に出る

・合否連絡への感謝を伝える

・重要事項は復唱する

・最後に再度お礼を伝える

・相手が電話を切るまで待つ

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

電話は3コール以内に出る

企業からの電話は、できるだけ3コール以内に出るようにしましょう。なぜなら、コール数が増えるほど相手に時間を取らせるためです。

採用担当者は、他の業務と兼任しながら採用活動を行うケースがほとんどです。担当者は忙しい合間を縫って電話をかけているため、なるべく相手に負担をかけないようにします。

とはいえ、3コール以内に出られないこともあります。この際は、「お待たせして申し訳ございません」と謝罪の言葉を入れましょう。

また、電話は静かな場所で受けます。賑やかな場所で電話を取ると、相手に雑音が聞こえたり、声が聞こえにくくなったりするためです。周りが賑やかな場所にいる場合は、一言断って速やかに静かな場所に移動しましょう。

合否連絡への感謝を伝える

電話を出て、合否の結果を伝えられたら最初に連絡への感謝を伝えます。「ご多忙のなかご連絡いただきありがとうございます」と、連絡に対する感謝を伝えましょう。

合格の場合は、お礼を伝えたあとに入社意欲を伝えても構いません。企業側にとっては内定辞退のリスクを懸念するため、入社意欲を伝えてもらえるとスムーズに入社手続きが進められます。

重要事項は復唱する

合格の場合、今後の予定や次の選考日程に関する連絡をそのまま電話で伝えられることがあります。もし、今後の予定や次の選考日程を伝えられたら、必ず復唱して確認しましょう。復唱することで、聞き間違いを防げたり、相手の伝え忘れやミスを防げたりします。

また、持ち物の確認もしましょう。メモが取れる準備を行い、今後の予定や持ち物を書きます。メモを取った内容は復唱して、間違いがないことを確認しましょう。

最後に再度お礼を伝える

電話を切る前に、再度お礼を伝えます。「お電話いただきありがとうございました」と、連絡に対するお礼を伝えましょう。

連絡のお礼は、合否に関わらず大切です。不合格だった場合、気持ちが落ち込んだり頭が真っ白になることもあるでしょう。しかし、最後まで丁寧に対応することを意識します。

不合格だったとしても、将来的に転職したり就職後に取引したりする可能性があります。今後のことも踏まえて、丁寧な対応を心掛がけましょう。

相手が電話を切るまで待つ

電話を終えたら、自分から切るのではなく相手が切るまで待ちます。相手がなかなか切らない場合でも、相手が切るまで待つようにしましょう。

企業によっては、応募者が切るまで待つことがあります。もし、自分から切る場合は「お電話を切らせていただきます。失礼いたします。」と一言添えましょう。

最終面接結果が電話で伝えられた際の対応【ケース別】

電話で最終面接結果が伝えられた際の対応をケース別に紹介します。承諾・保留・辞退・不合格のパターンごとに、伝えるべき内容と気をつける点をご紹介します。

連絡が来たときに焦らないよう、ポイントを押さえておきましょう。

内定承諾する場合

内定を承諾する場合は、今後良好な関係を築いていくために、「採用してよかった」「一緒に働けるのが楽しみ」と思ってもらえるよう、丁寧に対応しましょう。

まずは感謝と入社意欲を伝える

「内定のご連絡ありがとうございます」のように、まずはしっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。

そして、入社意欲とともに「一日でも早く貢献できるよう頑張りますので、よろしくお願いします」など、意気込みや前向きな気持ちを伝えられるとベターです。

今後の流れや準備すべきことなどを確認

承諾の返事をしたら、今後の流れやすべきことを確認します。

人事の方から伝えられるパターンは多いですが、以下を確認しておけると安心です。

・必要な提出書類とその期限
・内定式や研修など今後のスケジュール
・資格取得など入社までに準備しておくべきこと
・今後の連絡先

そして最後に改めて感謝の気持ちを述べ、電話をクロージングしましょう。

内定を保留したい場合

志望度が高い企業の選考がまだ終わっていなかったり、入社するか迷っていたりして、内定承諾を保留したいときの伝え方を解説します。

今の状況など保留の理由を話す

まずは内定をいただけたことに感謝しつつ、「実はまだ結果待ちの企業があり、慎重に検討したいと思っています」など、保留したい旨を理由と一緒に伝えます。

他社の選考状況の具体的な説明方法を知りたい人はこちらの記事もぜひチェックしてみてください。

返答期限を伝える

他にも候補者がいたり、今後の動きを変更したりするため、企業はいつまでも返答を待つことはできません。

マナーとして、正当な理由とあわせ、返答の期限を伝えてください。「身勝手で申し訳ございませんが、〇月〇日までお返事を待っていただけませんでしょうか」のように、期限を提案するようにしましょう。

内定を辞退する場合

重要なことだからこそ、その場ですぐには決めず、一度保留にしてから承諾か辞退かを決めるのもひとつ。慎重に考えた結果、やはり内定を辞退したいときは以下の流れで伝えましょう。

内定への感謝の気持ちを伝える

まずは「先日は内定のご連絡ありがとうございました」と選考に時間を割いていただいたこと、内定をいただいたことに感謝の気持ちを伝えます。

理由とともに丁重に辞退の意を述べる

その上で、「慎重に検討しました結果、他に内定をいただいた企業に適性を感じ、内定を辞退させていただきたいと考えています」と辞退の理由を伝えましょう。

そして、「せっかくお時間をいただいたにも関わらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。」とお詫びの一言も加えます。

誠意ある挨拶と正当な理由で人事の方に納得していただき、電話をクロージングしましょう。

不採用を伝えられた場合

電話で合否連絡をする際、不採用と伝えられることもあります。不採用と伝えられるとショックを受けたり、頭が真っ白になったりします。しかし、不採用と伝えられた際には冷静を保って、以下の対応が大切です。

・連絡への感謝を伝える

・電話を切る前に一言添える

それぞれの対応について詳しく解説します。

連絡への感謝を伝える

不採用だとしても、失礼な態度をとることはNGです。なぜなら、数年後に再度応募することや、就職後に取引先になることがあるためです。

不採用でも、最後まで丁寧に対応します。電話が来て不採用を伝えられたら、連絡への感謝を伝えましょう。「お忙しいなかご連絡をいただき、ありがとうございます。」と、相手に配慮した言葉を添えると好印象です。

不採用のため印象をよくすることはないと思っても、今後何かしらの形で関わる可能性があるため、最後までよい印象を残しましょう。

最後に一言添える

電話を切る前に、「今後御縁があった際にはよろしくお願いします」と、一言添えるとより好印象です。ショックを受けていても、なるべく好印象が与えられる対応を心がけましょう。

また、不合格を伝えることは、伝える側も精神的に負担を感じています。相手に罪悪感を抱かせない配慮が大切です。

最終面接結果後の電話対応で注意すべきこと

急に電話が来ても焦らないよう、電話慣れしていない人や不安がある方は事前にポイントをおさえておきましょう。話し方や電話に出る場所などに気を付け、スムーズな受け答えができるのが理想です。

電話に出れなかった場合は必ず折り返す

授業中や移動中など、電話に出れないこともあるはずです。電話番号がわかっている場合はそのままにせず、なるべく早く折り返しましょう。自分の名前や所属を伝え、採用担当者に取り次いでもらいます。

非通知の場合は再度連絡が来るのを待ちつつ、メールや留守電が入っていないか確認するようにしてください。

静かな場所でメモを取りながら聞く

電話に出る際は、騒がしい場所や電波状況の悪い場所は、避けるようにしてください。聞き逃しなどを防ぐため、落ち着いて会話できる静かな環境を選ぶのも大切です。

また、今後のスケジュールや書類の提出期限など重要事項が伝えられるかもしれないので、手元にはメモを用意しましょう。

大切なことは必ず復唱する

トラブルを防ぐため、大切な事項は復唱することをお忘れなく。復唱によって自分の聞き間違い、担当者の言い間違いが起きていないかをその場でお互い確認できます。

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電話で最終面接の結果が来ても、焦らずに対応しよう

多くの場合、最終面接の結果は電話で1週間以内に来ます。結果待ちの間に、電話対応のポイントや伝えるべき事項を整理し、いざというときに慌てないよう準備できると安心です。