面談のお礼メールを送るタイミングや、メールの書き方が分からずに悩んでいませんか？
面談後にお礼のメールを送ることはビジネスマナーとして非常に重要であり、相手に感謝の気持ちを伝えるためにも必要です。本記事はお礼メールの書き方や注意点を解説します。
お礼メールの正しい書き方を知って、熱意をアピールし、好印象につなげましょう。
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面接と面談の違い
面接と面談の違いは、合否判定の有無です。面接は選考の一環として実施され、合否判定が出ます。
一方、面談は合否に関係なく、情報交換を目的として実施されます。面接は企業が主導で進行されますが、面談は企業と対等にコミュニケーションがとれる場です。
面接の前に実施されることが多く、相互理解を深めることでミスマッチを防げるメリットがあります。
近年はオンライン面談を実施する企業も増加し、より気軽に参加しやすくなりました。
リクルーター面談とは
人事担当以外の社員による面談のことです。
通常の面談は、人事担当者が実施します。しかし、リクルーター面談はリクルーターと呼ばれる企業の人事部から依頼された社員が実施する面談であり、通常の面談よりくだけた雰囲気になることがほとんどです。堅い空気ではないからこそ、候補者の素が出やすくミスマッチを防げます。
なお、カジュアル面談と呼ばれることもありますが、カジュアル面談には人事担当が参加することもあるため本来は別物です。
面談のお礼メールが必要な理由
面談後はお礼のメールを送る必要があります。ただし、あくまでもビジネスマナーの一環であり、参加者全員が送るとは限りません。
お礼メールを送ることで、企業に熱意をアピールできるでしょう。
ビジネスマナーにあたるため
面談のお礼メールを送ることは、ビジネスマナーにあたるといえます。例えば打ち合わせやミーティングなどで相手に時間をとってもらった際は、お礼のメールを送ることが一般的です。
学生の立場であっても、企業とのやり取りにおいては社会のルールを守ることが大切です。お礼メールを送ることで、ビジネスマナーを心得ていることが相手に伝わり、好印象を与えられるでしょう。
感謝の気持ちを伝えるため
企業の担当者は面談のために、前もって準備を進めています。忙しい合間を縫って面談が実施されたことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。
気持ちの込もったお礼メールを送ることで人柄のよさが伝わり、好印象にもつながります。
また、お礼だけでなく、面談を通して学んだことや興味を持ったことを盛り込むことで、熱意もアピールできます。面談で合否判定は出ないものの、好印象を持たれた方がその後の選考を有利に進められるでしょう。
熱意や人柄にアピールになるため
面談のお礼メールは必要不可欠ではないため、送らない人も少なくありません。そこで、あえてお礼メールを送ることで、熱意や礼儀正しさのアピールにつながります。
お礼メールでは、感謝の気持ちを伝えるだけではなく面談の内容を本文に含めましょう。感想を伝えて、より一層志望度が上がったことを伝えることで、熱意をアピールできます。
ただし、熱意をアピールすることは大切なものの、過剰にならないことも大切です。あまりにしつこく熱意をアピールすると、逆効果になりかねないため注意しましょう。
面談のお礼メールの書き方
就職活動を通して初めてビジネスメールを作成する人もいるでしょう。
面談のお礼メールに限らず、企業とのやり取りにおける基本の書き方を紹介します。メールの書き方が分からない人は、ぜひ参考にしてください。
件名を書く
件名は空白にせず、一目でメールの内容が分かるようにしましょう。
人によっては1日に大量のメールが届くこともあります。その場合、件名を見て優先度を判断することがほとんどです。曖昧な件名にするとメールを確認する優先度が下がり、相手がメールを見逃したり、返信が遅れたりする可能性があります。
一目で分かるようにするには、「面談のお礼 大学名 氏名」のように、誰から何の連絡が来たのかを明確にしましょう。
宛先を書く
ビジネスメールは、本文を書き始める前に宛先を入れる必要があります。宛先は相手の会社名・所属部署名・名前を正確に記載します。
株式会社を（株）と略さずに、会社名・部署名は正式名称を記載するように気をつけましょう。
担当者からもらった名刺やメールの署名と照らし合わせて、誤字脱字のないように確認します。担当者の名前が分からない場合は、名前の代わりに「ご担当者様」と記載しても問題ありません。
本文を書く
書き出しは挨拶と自分の名前を述べ、面談のお礼を記載します。ビジネスにおいては結論ファーストの方が好まれるため、最も伝えたい内容である感謝の気持ちを冒頭に記載しましょう。
お礼の後は、面談で印象に残ったことや学んだことなどを添えます。具体的な内容を記載して、志望度の高さや熱意をアピールします。
文章が長いと読みにくく感じることもあるため、簡潔にまとめることが大切です。相手が読みやすいと感じる文章を心がけましょう。
署名を書く
最後に結びの挨拶と署名を書きます。
結びの挨拶は「貴重なお時間をいただきありがとうございました。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」のような定型文で問題ありません。
署名には、大学名・学部・学科・氏名・電話番号・メールアドレスを正しく記載します。
就職活動においては企業と何度もメールのやり取りが発生します。署名のテンプレートを事前に登録しておくと、毎回入力する手間が省けて便利です。
面談のお礼メールの注意点
面談のお礼メールを送る際は、受け取る相手のことを考えることが大切です。
ここでは、面談のお礼メールで気をつけるポイントを紹介します。
面談当日に送る
お礼のメールは面談当日に送りましょう。担当者の記憶に残っているうちに送る方が相手の印象に残りやすく、好印象にもつながります。
ただし、当日といっても会社の営業時間外に送ることはおすすめできません。万が一当日に送れなかった場合は、遅くても翌日までには送りましょう。
当日に送れなかったことに対するお詫びを入れると、丁寧な印象を与えられます。
丁寧な文章で作成する
リクルーター面談やカジュアル面談は、フランクな雰囲気で実施される可能性があります。そのような場合でも、メールは丁寧な文章で作成するように心がけましょう。
お礼のメールはあくまでビジネスメールであり、送る相手は社会人です。失礼のないように、言葉遣いには気をつける必要があります。
ただし、丁寧さを心がけるあまり、テンプレートをそのまま使用することは避けた方がよいでしょう。面談のエピソードを盛り込んで、企業独自の内容を考えてください。
内容は端的にまとめる
熱意を表すことは大切ではあるものの、長々としたメールを書くことは逆効果です。選考に関するメールは、簡潔で分かりやすい文章構成を心掛けましょう。
内容が長くなる場合は、伝えたい内容を箇条書きにすると読みやすくできます。担当者は、他の業務と兼任が一般的で多忙です。読む時間や手間をかけさせないためにも、内容は端的に分かりやすいものにしましょう。
読みやすい形式に整える
内容を端的にまとめるだけではなく、形式を整えることも読みやすさにつながります。適度な改行を入れて、読みやすいメールを作成しましょう。
また、送ったメールはパソコンで見られる可能性が高い傾向にあります。そのため、パソコンで作成して見栄えの確認がベターです。携帯電話でメールを作成する際も、パソコンで閲覧することを考慮しましょう。
漢字とひらがなのバランスに気を配ることも、読みやすさにつながります。漢字やひらがなは多すぎても少なすぎても読み辛い印象を与えます。何度か読み返して、漢字またはひらがなに直した方がよい箇所はないかを確認しましょう。
面談の感想はオリジナリティを心掛ける
お礼メールには、面談の感想も含めます。面談の感想を書く際は、オリジナリティを意識して、テンプレートは使わないようにしましょう。なぜなら、どの企業にも当てはまるような定型文は印象に残りにくく、効果を得られないためです。
感想やよかった部分、心に残っている部分など、参加者しか書けないことを書くことで、好印象を与えられます。どの話に共感したのか、どの話がきっかけで入社意欲が高まったのかなど、具体的でオリジナリティのある感想を書きましょう。
送信前には必ず読み返す
文章ができたら、送信前に全て読み返します。誤字脱字や、相手の名前・会社名・肩書などに間違いがないかを確認しましょう。誤字脱字が複数あると、ケアレスミスが多い人とマイナスな印象を与えかねません。また、相手の名前や会社名を間違えることは失礼です。
送信前の確認では、メールアドレスもチェックします。なぜなら、誤ったメールアドレスに送信すると、メールが届かないだけではなく、会社情報や個人情報流出の恐れがあるためです。
本文を確認する際、メールアドレスも忘れずに確認しましょう。
お礼メールの例文
お礼メールを送ることで、よい印象を与えられます。しかし、お礼メールを送る目的はさまざまで、目的によって適した内容も違います。
そこでここからは、よくあるパターン別のお礼メールの書き方を確認しましょう。
熱意を示したい場合
件名：本日の面談のお礼（名前）
〇〇株式会社
商品開発部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の⚫︎⚫︎と申します。
本日はお忙しい中、貴重な機会を設けていただきありがとうございました。
貴社の商品開発部の業務内容や一日の社員のスケジュールを理解できました。
特に〇〇様が携わったドラム式洗濯機の開発秘話をお聞きして、私も貴社の戦力になりたいという気持ちがより一層強くなりました。
お忙しいところ面談のお時間をいただいたこと、改めてお礼申し上げます。
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
———————————
●●（フルネーム）
090-1234-0000
abcd@efghi.jp
———————————
事業内容への理解を示したい場合
件名：本日の面談のお礼（名前）
〇〇株式会社
商品開発部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の⚫︎⚫︎と申します。
本日はお忙しい中、貴重な機会を設けていただきありがとうございました。
〇〇様のお話を伺うことで、貴社の新たな一面を知れました。
特に、貴社の〇〇のプロジェクトに興味を持ちました。
私が研究した「〇〇」につながる点もあるため、私もいずれ〇〇様からお聞きしたプロジェクトに携わりたいと強く感じました。
〇〇様から本日お聞きした内容を踏まえ、さらなる企業研究を進めてまいります。
またご相談させていただこうと思っておりますので、その際はよろしくお願いいたします。
お忙しいところ面談のお時間をいただいたこと、改めてお礼申し上げます。
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
———————————
●●（フルネーム）
090-1234-0000
abcd@efghi.jp
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約束の時間に遅刻した場合
件名：◯月◯日の面談のお礼と遅刻のお詫び（名前）
〇〇株式会社
商品開発部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の⚫︎⚫︎と申します。
本日はお忙しい中、貴重な機会を設けていただきありがとうございました。
また、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、約束の時間より到着が遅れてしまい、大変申し訳ございませんでした。
電車の遅延に気づいた時点で連絡を入れ、対応をご相談すべきだったと反省しております。
今後は同じようなミスを起こさないよう、冷静かつ迅速な判断を心掛けてまいります。
面接では〇〇様のお話を伺い、貴社の質の高いサービスや社員満足度、活躍するための必要なスキルについて理解を深められ、貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。
遅刻のお詫びと面談のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
———————————
●●（フルネーム）
090-1234-0000
abcd@efghi.jp
———————————
面談のお礼メールに関するよくある質問
面談のお礼メールの作成時、または作成後に疑問や不安が生じることもあります。そこでここからは、面談のお礼メールに関するよくある質問に回答します。
お礼メールへの返信に返信すべき？
選考に関するメールは、候補者の返信で終わらせることがマナーです。そのため、基本的には返信するものの、内容によっては返信すると逆効果のケースもあります。
例えば、「返信不要」と記載があるにもかかわらず、特に用件もなく返信することは失礼です。本文を最後まで読んで、返信不要ではないかを確認してから返信しましょう。
また、担当者への負担を減らす配慮として、お礼メールに「返信には及びません」と、返信不要の旨を伝えることもおすすめです。
リクルーターの名前を忘れてしまったらどうする？
一度聞いただけでは、リクルーターの名前を覚えられないこともあります。もし、名前を忘れてしまった際は「リクルーター面談ご担当様」と書きましょう。
あやふやに覚えて、名前を間違う方が失礼にあたります。確実ではない場合や忘れてしまった場合は、「リクルーター面談ご担当様」と書くことが無難です。
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面談のお礼メールの書き方を知り好印象を残そう
面談のお礼メールは、書き方や送るタイミングによって相手の印象が変わります。よい印象を残すためには、迅速で丁寧な対応が求められます。テンプレートをそのまま使用せずに企業に合わせた内容でメールを作成し、面談が終わったらすぐに送りましょう。面談を通して学んだことや興味を持ったことも盛り込み、志望度の高さや熱意をアピールすることも大切です。
ビジネスメールのマナーや書き方を学び、面談のお礼メールで相手に好印象を残しましょう。
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