複数の会社にエントリーしていると面接の日程がかぶって日程変更をしなければならないこともあるでしょう。面接の日程変更をしたからといって、選考が不利になることはありません。ただし、ポイントを押さえていないと印象が下がる恐れがあります。
この記事では、面接の日程変更を連絡する際のポイントやメールの例文を紹介します。急な予定変更にも慌てず対応できるように準備をしましょう。
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面接の日程変更を申し出ても落ちるわけではない
面接の日程変更を申し出たからといって選考に影響することはありません。
ただし、日程変更の仕方が悪かったり、日程変更が2回以上続いたりした場合は、採用担当者からの印象が下がる恐れがあります。失礼のない振る舞いをするかどうかが重要です。
面接の日程変更をする際に押さえておきたいポイント
面接の日程変更をする際に押さえておきたいポイントを3つ解説します。これらのポイントを押さえて、採用担当者からの印象を保ちましょう。
面接当日や前日に日程変更する際は電話する
面接当日や前日などに急な日程変更をする際は電話で連絡しましょう。
急な日程変更を希望する場合、採用担当者が約束している時間までにメールを確認できない可能性があります。そのため、体調不良や急な用事での変更は、確実に連絡がとれる電話での連絡が望ましいといえます。
内容を簡潔にまとめる
メールの要件がすぐに分かるよう、内容を簡潔にまとめることが大切です。採用担当者は多くの学生とやりとりしているため、何の連絡か一目で分かるような読みやすい文面を送りましょう。
文面を作成する際の注意点は以下の通りです。
- 本題に入る前に要件を説明する
- 改行を適宜はさむ
- 文字装飾は避ける
- 正しい敬語を使う
相手に負担を与えないよう、端的に分かりやすく伝える心掛けが欠かせません。
日程の候補を提示する
日程変更を申し出る際は、日程の候補を提示することも忘れてはいけません。メールを送る前に自分のスケジュールを確認し、直近の日程で3日以上の候補日を提示します。
採用担当者が予定を立てやすくなるように「5日10時～15時まで」と空いている時間帯も提示するとよいでしょう。時間帯に幅をもたせると、採用担当者の都合とあわせやすくなります。細かく時間を区切るよりも、幅広く時間がとれる日を候補日にしましょう。
【ケース別】面接日程変更のメール例文
面接の日程変更におけるメールの例文を、ケース別に紹介します。自身の状況にあった例を参考にしてください。
基本形
基本形は以下の通りです。
| 件名:【〇〇大学 田中太郎】面接の日程変更のお願い 株式会社〇〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学△△学部✕✕学科4年生の田中太郎と申します。 面接日程のご連絡をいただきありがとうございました。 大変恐れ入りますが、面接日の〇月〇日11時に講義のスケジュール変更があり、ご案内いただいた日時に貴社へお伺いすることが難しくなりました。 誠に恐縮ではございますが、下記の日程で面接日時を調整いただくことは可能でしょうか。 〇月〇日（月）9:00～14:00 〇月✕日（水）13:00～17:00 〇月△日（木）9:00～17:00 お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ございません。 何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 〇〇大学△△学✕✕学科4年 田中 太郎 携帯：000-0000-0000 メールアドレス：taro-tanaka@xxxxxx.xxx.xxx ―――――――――――――――――――― |
宛先の社名や担当者名を省略しないようにしましょう。もし、担当者の名前が分からなかったら「採用ご担当者様」と記載します。
本題に入る前に、名前と挨拶文をいれることで丁寧な印象を与えます。また、締めの文章も忘れずに記載し、謙虚な姿勢でやり取りすることを心がけましょう。
企業側から提示された日程が合わない場合
企業側から提示された日程が合わない場合もあります。その場合も基本形を応用することで対応できます。
日程変更がなぜ必要かという理由も記載するとよいでしょう。
| ＜大学の講義や部活動の試合を日程が重なった場合＞ 大変申し訳ございませんが、頂戴した日程〇月〇日が部活動の試合と重なっており、お伺いすることが難しい状況です。勝手なお願いで申し訳ございませんが以下の日程で再度調整いただくことは可能でしょうか。 |
| ＜他社との面接日程がかぶった場合＞ 大変申し訳ありませんが、ご連絡いただいた〇月✕日は調整できない予定が入っており当日お伺いすることができません。誠に勝手な都合で恐縮ではありますが、以下の日程で再調整いただくことは可能でしょうか |
学業や部活の予定などで面接の日程変更をする場合は、正直に伝えましょう。ただし、他社との日程が被っている場合、正直に伝えると「優先順位が低い」とみなされる恐れがあります。他社と被ったからという理由の記載は控えましょう。
家庭の事情など個人的な理由で日程変更する場合
家庭の事情など個人的事情から、日程を変更したい場合の例文を紹介します。
| ＜家庭の事情により日程変更する場合＞ 誠に申し訳ございませんが、調整いただいていた〇月✕日の面接が家庭の事情により、当日伺うことが難しい状況です。大変恐縮なのですが、以下の日程で再度調整いただくことは可能でしょうか。 |
家庭の事情の場合は、詳しく説明する必要はありません。個人的な事情について採用担当者が深く追求することもないため「家庭の事情により」と簡潔に伝えましょう。
日程変更のお礼を返信する場合
採用担当者から日程変更の連絡がきたら、なるべく当日中に返信しましょう。以下は返信の例文です。
| 【件名】※返信の際は変更しないでそのまま送る 株式会社〇〇 人事部採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学△△学部✕✕学科4年生の田中太郎です。 この度は面接日程の変更を行っていただきありがとうございます。 ご指定いただいた、〇月△日15時に貴社に伺います。 この度はお手数をおかけして申し訳ございませんでした。 当日はどうぞよろしくお願いします。 ―――――――――――――――――――― 〇〇大学△△学✕✕学科4年 田中 太郎 携帯：000-0000-0000 メールアドレス：taro-tanaka@xxxxxx.xxx.xxx ―――――――――――――――――――― |
返信の際は、メールを引用し、件名をそのまま使います。そうすることで採用担当者が過去のやり取りをスムーズに確認できます。
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面接の日程変更を依頼する際は誠実な対応を心がけよう
面接の日程変更が面接の評価に直接影響することはありません。ただし、日程変更する際の基本的な対応力は社会人として必要なスキルです。面接の日程変更は、できる限り余裕をもって誠実な対応を心がけましょう。
面接練習をしたいときは「REALME」がおすすめです。AIとの面接や内定判定をもとに、面接への対策を進めていきましょう。
