就活準備として気になるインターンに応募しているうちにダブルブッキングをしてしまった、ということはありませんか？
本記事では、インターンのダブルブッキングの対処法から連絡時の例文まで解説します。お困りの方は是非参考にしてください。また、よりマッチした企業を見つけるために「REALME」の活用がおすすめです。
インターンでダブルブッキングが発生したときの対処法
インターンでダブルブッキングが発生した際、対処法としては以下の2つが挙げられます。
- 日程調整が可能か聞いてみる
- 優先順位を決めてどちらかをキャンセルする
ここではそれぞれの対処法について詳しく説明します。
日程調整が可能か聞いてみる
インターンのチャンスは簡単に得られるものではありません。また、インターンはその企業のことを直接知ることができる重要な機会です。
ダブルブッキングが発生した場合、まずはインターン先に連絡をとり、日程の調整が可能か確認しましょう。状況によっては、企業が他の日程や他の会場を提示する可能性があります。
これは短期インターンだけではなく、長期インターンで1日だけダブルブッキングした場合も同様に日程調整の確認を行うことが重要です。
優先順位を決めてどちらかをキャンセルする
他の日程への調整が難しい場合は、優先順位を決めてどちらかをキャンセルするようにしましょう。
優先順位の決め方は志望度の高さや選考への影響を考慮することが重要です。企業によっては、インターンの参加が選考のファーストステップとなっている場合があります。
インターンをキャンセルする際は、企業に必ずキャンセルの旨を伝えるようにしてください。このとき、失礼のないように対応することを心掛けましょう。
インターンの日程変更の問い合わせ方法
インターンの日程変更の問い合わせはメール、または電話で行いましょう。
キャンセルの連絡が前日など直前になる場合は、電話で問い合わせるようにしましょう。開催直前は企業の担当者も忙しく、メールが確認できない可能性があります。
インターン開催日や選考の面接日まで余裕がある場合は、メールで連絡しましょう。
連絡方法によらず、日程変更の必要があるとわかった時点で早急に問い合わせることが重要です。
インターンのダブルブッキングで辞退する場合の注意事項
ダブルブッキングを理由にインターンを辞退する場合、いくつかの注意事項があります。これから紹介する注意事項を意識し、失礼のないようにしましょう。
- 早急に連絡する
- 理由は簡潔に伝える
- 無断キャンセルは絶対NG
早急に連絡する
インターンを辞退する場合、どのような理由でも早急に連絡することが重要です。ダブルブッキングがわかったタイミングですぐに連絡するようにしましょう。
早めに辞退の連絡を受けることで、企業は他の学生に声をかけたり、インターンの内容に調整を入れたりといった対応をすることができます。
また、相手の都合を配慮してすぐに連絡をできる人は相手から好印象を得られます。直前の辞退で悪印象を与えないためにも早めの連絡を心掛けましょう。
理由は簡潔に伝える
インターン辞退の連絡をするときは辞退の旨だけではなく、簡潔に理由を伝えるようにしましょう。日程調整の問い合わせを行う場合でも同様です。
このとき、ダブルブッキングをしていることや他社との予定を優先することは伝えないようにしましょう。企業からの印象を下げないためです。理由に悩む場合は「一身上の都合で」「諸般の事情で」といった表現でも問題ありません。
のちほど辞退メールの例文を紹介しますので、是非参考にしてください。
無断キャンセルは絶対NG
インターンだけでなく、面接・面談など就活に関わる企業との活動において、無断キャンセルはNGです。無断キャンセルは企業からすると非常に困ります。相手企業からの評価は大きく下がるでしょう。
その企業に就職しない場合でも、別の企業の一員として付き合いが発生する可能性があります。将来の自分のためにも連絡は行うようにしましょう。
また、自分のマイナス評価につながってしまうだけでなく、大学のマイナス評価につながる可能性があります。
インターンのダブルブッキングで日程調整する際の例文
ここではダブルブッキングによってインターンの日程調整を問い合わせる際の例文を紹介します。
電話・メール、どちらの連絡方法の場合も先ほど説明した注意事項を意識して、例文を参考にしてください。
インターンの日程調整を電話で伝える例文
電話で連絡する場合、日程調整をしたい旨をシンプルに伝えることが重要です。日程調整が必要である理由は明確に伝え、担当者に変更可能日を尋ねるようにしましょう。
【例文】
お世話になっております。XX大学のYYです。
〇月〇日のインターンシップの件でお電話いたしました。
学期末の試験により、〇日のインターンシップの参加が難しいため、参加日を変更していただくことは可能でしょうか。
(担当者の返答を待つ)
承知いたしました。
この度はご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
お忙しいなか、お時間をいただきありがとうございました。
(日程調整をした場合)〇月〇日はどうぞよろしくお願いいたします。
インターンの日程調整をメールで伝える例文
メールで連絡する場合、日程変更をする理由については「諸般の事情」といった表現でも問題ないですが、具体的な理由を簡潔に伝えることで理解を得られやすくなります。
また、メールは電話とは異なり、やり取りに時間がかかります。インターンの別日程が確認済みであれば、参加可能である日程を伝えましょう。
【例文】
(件名)
〇月〇日インターンシップ日程変更のご相談(XX大学 YY)
(本文)
AA株式会社
人事部 BB様
お世話になっております。
〇月〇日のインターンシップに参加予定のXX大学ZZ学部YYと申します。
先日はインターンシップに関するご案内をありがとうございました。
〇月〇日のインターンシップについて、学期末の試験のため、
どうしても参加することが難しい状況です。
大変恐縮ではございますが、もし可能でありましたら
△月△日もしくは▲月▲日の
参加日時の変更をご検討いただけないでしょうか。
ご多忙の中お手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
YY
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
XX大学
ZZ学部Z学科
YY
Tel：000-0000-0000
Mail：000＠00000.com
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インターンのキャンセルをする際の例文
ここではインターンをキャンセルする際の例文を紹介します。こちらも注意事項を意識して連絡するようにしましょう。
特に、理由は簡潔に伝えること、お詫びの気持ちは丁寧に伝えることが重要です。
電話でキャンセルする際の例文
電話をする場合、企業の担当者が落ち着いて対応できる時間帯を考えましょう。指定がない場合は就業時間内、指定がある場合はその時間に従って連絡してください。
また、始業直後や終業直前、一般的な昼休憩の時間である午後0時から1時までの時間とその前後は避けましょう。
繰り返しになりますが、キャンセルの理由は簡潔に伝え、お詫びの気持ちは丁寧に伝えることを意識してください。
【例文】
お世話になっております。XX大学のYYです。
〇月〇日のインターンシップをキャンセルとさせていただきたく、お電話いたしました。
大学での研究発表により、〇日のインターンシップの参加が難しくなってしまいました。
このような形での連絡となり誠に申し訳ございません。
(担当者の返答を待つ)
この度は貴重な機会をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
またご縁がありましたら、よろしくお願いいたします。
メールでキャンセルする際の例文
メールで連絡する場合も丁寧にお詫びを述べることを意識しましょう。インターンの担当者は時間と労力を割いて準備を行っています。その立場を考え、丁寧な謝罪を行いましょう。
一方でキャンセルの理由は簡潔に述べることが重要です。曖昧な表現や説明は言い訳がましく、マイナスな印象を与える可能性があります。
【例文】
(件名)
〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡(XX大学 YY)
(本文)
AA株式会社
人事部 BB様
お世話になっております。
〇月〇日のインターンシップに参加予定のXX大学ZZ学部YYと申します。
先日はインターンシップに関するご案内をありがとうございました。
大変恐縮ですが、〇月〇日のインターンシップについて、
大学での卒業研究の発表会と日程が重なってしまい、
参加辞退とさせていただきたくご連絡いたしました。
この度は貴重な機会をいただいたにもかかわらず、
大変ご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
YY
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XX大学
ZZ学部Z学科
YY
Tel：000-0000-0000
Mail：000＠00000.com
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インターンのダブルブッキングは早急な対応が大切
ダブルブッキングは悪いことではありません。しかし、その後の対応は非常に重要です。インターンをキャンセルする場合も、日程変更をする場合もできる限り早く連絡するようにしましょう。
誠実な対応でその後の選考などへの影響が少なくなるかもしれません。本記事で解説した注意事項や例文をふまえて、インターンに参加していただけると幸いです。
