無事に書類審査や一次面接をクリアし、いよいよ緊張感も高まってくる二次面接。今回は、二次面接でのメール返信の書き方や例文、マナーをご紹介します。適切なメール返信を通じて、面接前から印象を上げていきましょう。
二次面接案内メールは必ず返信しよう
二次面接案内メールには、必ず返信するように心がけてください。なぜなら返信がないと、企業としては本当にメールが届いているのかの判断ができないからです。また未返信は「ビジネスマナーが備わっていない」と思われる原因にもなります。
返信時に注意したいマナー
ここでは、二次面接案内メールに返信する際のマナーや注意点をご紹介します。とくに初めて一次面接をクリアした人は、初体験の案内メールに戸惑ってしまうこともありますよね。マナーを抑えたうえで、自分の印象が下がらない対応につなげましょう。
基本は24時間以内に返信する
二次面接案内メールには、基本的に24時間以内に返信します。可能であれば当日の夜まで、難しければメール到着から1日以内に返信してください。早い段階での返信は、誠実さや意欲のアピールにもつながります。
返信が遅れると印象が下がる可能性があるため、できる限り早く対応することが鉄則。何らかの理由でどうしても返信できないときでも、その旨を記載してください。
丁寧さを意識しつつ簡潔にまとめる
二次面接案内メールでは、丁寧さを意識しつつ簡潔にまとめましょう。丁寧な文体は大切ですが、回りくどい言い方は読みづらさにつながります。要点を簡潔にまとめたうえで、長文にならないように意識してください。
おもに必要な情報は「挨拶・感謝の言葉・日程確認」のみで、余計な説明は不要です。繰り返しになる表現も避けましょう。送信前に再度見直し、相手にとって見やすい文章になっているかどうかを確認してください。
「To」「Cc」を使い分ける
二次面接案内メールも、ビジネスメールの一種といえます。そのためメールの返信では社会的な対応が求められます。「To」には主な返信先を設定し、「Cc」には情報共有が必要な相手を必ず入れて返信しましょう。
「Cc」に含まれていた人を返信時に外さないのがビジネスマナー。関係者全員に情報が行き渡るように配慮しましょう。自己判断での使い分けに不安が残る場合は、受信メールの設定のまま引用・返信すると安心です。
メールに必ず書くべき内容
ここでは、二次面接案内メールに必ず書くべき内容をご紹介します。
- 宛名
- あいさつと大学名・名前
- 案内メールへのお礼
- 日程についての回答
- 締めのあいさつ
- 署名
必要な情報はおもに上記の通り。一つひとつポイントを解説していきますのでお役立てください。
宛名
二次面接案内メールの返信で、まず欠かせないのが宛名。宛名はメール本文の最初に記載し、会社名や部署名を正式名称で記載しましょう。
順番は「①会社名②部署名③担当者名」。担当者には「様」をつけるのも忘れずに。もし担当者名がわからないときは、「採用ご担当者様」と記載しましょう。名前の誤字脱字は失礼にあたるため、必ず公式サイトや資料で確認してくださいね。
あいさつと大学名・名前
- メール冒頭で「お世話になっております」などの丁寧なあいさつを必ず入れる
- 自分が誰かを明確に伝えるため、大学名・学部・学科・氏名を簡潔に記載する
- あいさつと自己紹介をセットで書くことで、相手に安心感と信頼感を与える
案内メールへのお礼
二次面接案内メールでは、案内メールを送ってくださったことへのお礼を伝えます。オリジナリティを出す必要はなく、「ご案内ありがとうございます」というシンプルな文面でOKです。
また簡潔な内容であれば、二次面接に向けた意欲や喜びの一言を添えるのもよいでしょう。前向きな気持ちをアピールすること自体は、悪い判断ではありません。面接日程の確認を入れると、スムーズな返答につながり好印象を与えられます。
日程についての回答
二次面接案内メールには、面接日の日程確認の旨が記載されているはずです。メール内の質問に答える形で、指定された日程を選択しましょう。「〇月〇日〇時に伺いますのように」、明確に返答することで擦れ違いを防げます。
日程の都合が悪い場合は、返信を後回しにせずに正直に伝えましょう。採用担当者は多忙な日々を送っています。相手にとっては、「即返信」が何よりもありがたい対応です。
締めのあいさつ
二次面接案内メールへの返信では、大筋の内容を記載した後に締めの挨拶で終わらせます。こちらも難しい言い回しは必要なく、「何卒よろしくお願いいたします」でOKです。
より相手への配慮の気持ちを込めたいのであれば、「ご多用の折恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」のような丁寧な言い方でもよいでしょう。簡潔かつ誠実な締めの挨拶は、対人力や人間性のアピールにもつながります。
署名
二次面接案内メールへの返信の最後は、自分の署名で終わらせます。署名は名前だけではなく、大学名・学部・学科・連絡先も記載してください。連絡先は、現在やり取りをしているメールアドレスと電話番号のみで構いません。
本文を区切り線やスペースで分け、誰からのメールか一目で分かりやすい見た目で作成すると、ホスピタリティーを感じさせます。メールソフトの自動署名機能がある場合は、ミス防止のためにもぜひ活用してみましょう。
返信メールの例文
ここでは、二次面接案内への返信メールの例文をご紹介します。返信時の言葉選び一つで、自分への印象も大きく変わりますよ。相手が気持ちよく読める内容を作成し、円滑な二次面接につなげていきましょう。
指定日時に参加できる場合
指定日時に参加できる場合は、メール内に記載された日時をそのまま引用します。書き間違え防止のために「〇月〇日〇時」部分をコピペしてもOK。
認識のズレを起こさないためにも、返信内容は「〇月〇日〇時に伺います」で十分です。以降は前項に挙げたような挨拶や署名などを記載し、簡潔にまとめて終わらせましょう。
指定日時に参加できない場合
もし指定された日時に参加できない場合は、謝罪とともに日程変更の依頼をしましょう。その際、理由を簡潔に述べられると誠実さや丁寧さのアピールにもなります。
「家庭の事情により、ご指定日に伺うことが難しい状態です。ご迷惑をおかけして申し訳ございません」のように、正直に気持ちを伝えることが大切。忙しいなかで迷惑をかけてしまうことへの配慮や、面接への意欲もしっかり伝えてくださいね。
日時を提案する場合
こちらから日時を提案する場合は、候補日を複数挙げましょう。「〇月〇日・〇日・〇日の〇時以降でしたら伺えますが、ご都合の程はいかがでしょうか」のように、幅を持たせて提案できると親切です。
もし時間に余裕があれば「終日」と記載すれば、忙しい採用担当者でも調整がしやすくなります。重ねてお詫びの言葉を添えつつ、意欲や感謝を伝えて締めましょう。ただし謝罪の言葉が多すぎると読みにくさにつながるため注意です。
二次面接を辞退する場合
何らかの理由で二次面接を辞退する場合も、できる限り早く返信しましょう。メールの件名は「二次面接辞退のご連絡」と記載しつつ、一般的な返信のように宛名・本文の順番で作成します。
例文としては「大変恐縮ではございますが、慎重に検討を重ねた結果、今回の選考を辞退させていただくことにいたしました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。」のような内容がベターです。
選考機会への感謝とお詫びの言葉を必ず添えつつ、メールで連絡することへのお詫びも伝えましょう。最後に企業の発展を祈る旨で締めると、誠意が伝わります。
二次面接メール返信も「REALMEAI」で安心！
二次面接メールの返信に不安を感じている人におすすめのサービスが『REALME』です。ここでは、REALMEの特徴や魅力をご紹介します。AIによる面接や添削を通して、メールのクオリティを上げていきましょう。
AIがメール返信の内容を自動チェック＆フィードバック
REALMEは、AI面接を通して自己分析や面接対策ができるサービスです。
AIはメール作成におけるフィードバックにも対応しており、本文を自動でチェックしたうえで適切なアドバイスを与えてくれます。AIの添削を受けたメールであれば、安心して返信できるでしょう。
合格者の返信例文や評価ポイントを参考にできる
REALMEでは膨大なデータを活用し、合格者の返信例文もチェックできます。
評価ポイントや正しい言葉遣いなどを事前に確認できるため、自分のメール内容のブラッシュアップが可能です。お手本メールに自分らしいニュアンスを足した場合でも、AIによる最終的な調整をしてもらえるのが魅力です。
AI面接と連動し、返信内容から内定可能性も診断
REALMEによるAI面接で得られたデータは、内定の可能性を知るための判断材料にもなります。
REALMEでは、返信内容と今後の展開を加味したうえで、現状を分析します。自分とマッチした企業を選ぶ参考になるだけではなく、今後の就活の方向性を考えるためのデータとしても活用できるでしょう。
二次面接メール返信で印象アップ！
今回は、二次面接の案内メールへの返信についてご紹介しました。とくに就活を初めてまだ間もない人にとって、ビジネスメールの取り扱いには緊張を感じるものです。迷ったときは無理に自分らしさを出さず、雛型に沿って作成するのも一つの手段です。
返信メールは、情熱や意欲を伝える機会でもあります。あくまで読む相手の立場に立ったうえで、自分らしさは簡潔にまとめ、円滑なやり取りを心がけましょう。
