面接の日程変更をしてもいい？連絡する際のポイントやメール例文を紹介

面接の日程変更を申し出ても落ちるわけではない

面接の日程変更を申し出たからといって選考に影響することはありません。

ただし、日程変更の仕方が悪かったり、日程変更が2回以上続いたりした場合は、採用担当者からの印象が下がる恐れがあります。失礼のない振る舞いをするかどうかが重要です。

日程変更がきっかけで落ちるケース

結論からいうと、面接の日程変更を申し出ただけで落ちることはありません。

ただし、日程変更に関連する態度や対応の不備によっては、不採用になる可能性もあります。

具体的には、以下の例が挙げられます。

• 何度も日程の変更を繰り返す
• ピンポイントで時間を指定する
• ドタキャン後に日程変更を申し入れる
• 変更に関する謝意・感謝を示さない
• 正当な理由なく直前で日程変更を申し入れる

日程変更時は正当な理由を告げたうえで、真摯な態度で申し入れましょう。

日程変更する理由の例

面接の日程変更は、正当な理由があることをきちんと伝えれば、それだけが理由で不採用になることはないといえます。

ここでは、日程変更の理由として認められやすいものを紹介します。

正しく理由を伝えて、相手に悪印象を与えないようにしましょう。

学業に関する理由

日程変更が認められやすい理由として挙げられるものは、大学や学業の都合です。

試験や授業などが理由での変更は受け入れられやすく、恐縮しすぎず日程変更を申し出てよいといえるでしょう。

内定を出した学生が試験や授業を受けられず、単位を落として卒業が難しくなった場合は、企業にとっても困る事態になります。

面接日時決定後に外せない学業上の理由ができた際は、早めに伝えて日程を変更してもらいましょう。

就活に関する理由

複数の企業を並行して就職活動を進めている場合、面接や説明会の日程が被ることもあるでしょう。

一般的に、複数の企業で面接や試験の日時が被った場合は、先約の優先がルールです。

先約の企業があるといえば、変更する会社を納得させやすいでしょう。

とはいえ、後から決まった企業の方がより志望度の高いケースも考えられます。

後から決まった選考を優先したいときは、「急用ができた」とぼかすことがおすすめです。

家族や親せきに関する理由

急な弔事や家族の体調不良によって、選考に参加できなくなる可能性もあります。

このような理由での日程変更も、正直に理由を伝えれば認められやすいといえるでしょう。

高齢の親せきがいる場合は不測の事態が起こる可能性もあり、日程変更を事前に予測しにくいといえます。

面接直前で用事が入った場合は連絡なく面接を休むのではなく、必ず連絡しましょう。

落ち着いて理由を伝え、謝罪と共に日程変更について相談することがおすすめです。

体調不良

病気や怪我など、自身の体調不良によって選考を見送らなくてはならないケースもあります。

本人の体調不良も家族の体調不良と同様に、面接前に正しく伝えればやむを得ない理由とみなされるでしょう。

医者からの診断結果や特筆すべき症状がある場合は、連絡時に伝えると緊急度が分かりやすく、日程変更をしたい旨について理解してもらいやすくなります。

面接当日に体調を崩したり事故に巻き込まれたりした場合は、行けないことが分かり次第連絡しましょう。

勘違いや寝坊

面接当日の不手際により参加できなくなることもあります。

例としては、寝坊した・日程を勘違いしていた・面接場所を間違えたなどです。

これらのような要因で遅刻したり面接に行けなくなったりしたときは、正直にその旨を伝えましょう。

企業からの印象はあまりよくない理由ではありますが、嘘をついて後からバレるよりはよいといえるでしょう。

正直に話して誠実に謝り、可能であれば日程変更を申し出ることがおすすめです。

面接の日程変更が通らないケースもある

基本的に多くの企業が面接の日程変更を受け付けていますが、申し出が通らないケースもあります。

大企業や応募人数が多い企業では、決められた期日までに選考を終わらせるために採用スケジュールが厳密に管理されており、面接の日程調整を行う余裕がない場合があります。

また、日程変更をお願いする理由が曖昧だったり、無理な調整を求めたりすると選考にも悪影響を及ぼす可能性があります。

体調不良や忌引きなどのやむを得ない事情がある場合のみ、採用担当者に明確な理由を伝えて日程変更を依頼するようにしましょう。

面接の日程変更をする際の連絡手段

やむを得ない事情で面接の日程変更が必要になった場合は、メールで連絡することが適切といえます。メールでの連絡はリアルタイムに対応する必要がないため、忙しい採用担当者への配慮につながります。

ただし、前日または当日に日程変更の依頼が必要になった場合には、電話で直接連絡を取ることが望ましいといえます。メールでは採用担当者が確認していない可能性もあるため、迅速に伝えられる手段を選びましょう。

面接の日程変更をする際に押さえておきたいポイント

面接の日程変更をする際に押さえておきたいポイントを3つ解説します。これらのポイントを押さえて、採用担当者からの印象を保ちましょう。

面接当日や前日に日程変更する際は電話する

面接当日や前日などに急な日程変更をする際は電話で連絡しましょう。

急な日程変更を希望する場合、採用担当者が約束している時間までにメールを確認できない可能性があります。そのため、体調不良や急な用事での変更は、確実に連絡がとれる電話での連絡が望ましいといえます。

内容を簡潔にまとめる

メールの要件がすぐに分かるよう、内容を簡潔にまとめることが大切です。採用担当者は多くの学生とやりとりしているため、何の連絡か一目で分かるような読みやすい文面を送りましょう。

文面を作成する際の注意点は以下の通りです。

• 本題に入る前に要件を説明する
• 改行を適宜はさむ
• 文字装飾は避ける
• 正しい敬語を使う

相手に負担を与えないよう、端的に分かりやすく伝える心掛けが欠かせません。

理由を明確に伝える

日程変更を依頼する際は、その理由を簡潔かつ明確に伝えることが大切です。よくある理由としては、学業や体調不良、家庭の事情などが挙げられます。

ただし、他社の選考と重なった場合は伝え方に注意が必要です。自社の面接を優先しない姿勢が見えると評価の低下につながる可能性があります。「外せない予定が入ったため」のように、嘘にならない範囲で失礼のない伝え方を心がけましょう。

日程の候補を提示する

日程変更を申し出る際は、日程の候補を提示することも忘れてはいけません。メールを送る前に自分のスケジュールを確認し、直近の日程で3日以上の候補日を提示します。

採用担当者が予定を立てやすくなるように「5日10時～15時まで」と空いている時間帯も提示するとよいでしょう。時間帯に幅をもたせると、採用担当者の都合とあわせやすくなります。細かく時間を区切るよりも、幅広く時間がとれる日を候補日にしましょう。

面接の日程変更をする際の注意点

やむを得ない事情がある場合には、面接の日程変更は仕方ありません。しかし、企業の採用担当者にとってはスケジュールの再調整に労力・時間がかかるため、相手方に配慮した対応が求められます。ここでは、面接の日程変更を依頼する際の注意点を紹介します。

何度も変更しない

何度も日程変更を依頼することは避けましょう。一度であれば、やむを得ない事情として採用担当者に理解してもらいやすくなります。

しかし、何度も日程変更を依頼すると「スケジュール管理ができていない」「選考への意欲が低い」というネガティブな印象を与えてしまい、選考にも不利に働く可能性があります。

万が一、二度以上の日程変更が必要になった際には、事情を正直に伝えたうえで再度スケジュールの調整ができないか相談することが重要です。

早めに連絡する

面接の日程変更が必要になった際は、できるだけ早めに連絡を入れることが重要です。面接日まで余裕がある時期に早めに連絡することで、採用担当者がスケジュールの調整を行いやすくなり、希望日時の申し出を受け入れてもらいやすくなります。

ただし、体調不良をはじめとするやむを得ない事情の場合は、直前の連絡になってしまうこともあります。その際は、正直に理由を伝えて誠意をもって対応することが大切です。

真摯に対応する

採用担当者に日程変更を申し出る際は、真摯に対応することが欠かせません。誠実さに欠けた対応は、その人の印象にも悪影響を与えてしまいます。

日程変更を依頼する際は、謝罪の気持ちをしっかりと伝えたうえで、理由を説明しましょう。また、日程変更を受け入れてもらえた際には、その場で感謝の気持ちを伝えるとともに、面接当日にも改めてお礼を述べることが望ましいといえます。

無言キャンセルはしない

面接の日程を決めても、後から就活よりも優先すべき用事が入ったり、体調を崩したりする可能性はあります。第一志望から内定をもらったりした場合でも、無言キャンセルは絶対にやめましょう。企業はスケジュールを調整して面接時間を決めています。相手の貴重な時間を奪うことになり、社会人としての信頼も失うでしょう。

内定した企業と同じ業界の場合は、今後、どこかで顔を合わせる可能性もあります。

行けなくなった理由を正直に話し、真摯に対応しましょう。

【ケース別】面接日程変更のメール例文

面接の日程変更におけるメールの例文を、ケース別に紹介します。自身の状況にあった例を参考にしてください。

基本形

基本形は以下の通りです。

件名:【〇〇大学　田中太郎】面接の日程変更のお願い 株式会社〇〇〇 人事部　採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学△△学部✕✕学科4年生の田中太郎と申します。 面接日程のご連絡をいただきありがとうございました。 大変恐れ入りますが、面接日の〇月〇日11時に講義のスケジュール変更があり、ご案内いただいた日時に貴社へお伺いすることが難しくなりました。 誠に恐縮ではございますが、下記の日程で面接日時を調整いただくことは可能でしょうか。 〇月〇日（月）9:00～14:00 〇月✕日（水）13:00～17:00 〇月△日（木）9:00～17:00 お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ございません。 何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 〇〇大学△△学✕✕学科4年 田中　太郎 携帯：000-0000-0000 メールアドレス：taro-tanaka@xxxxxx.xxx.xxx ――――――――――――――――――――

宛先の社名や担当者名を省略しないようにしましょう。もし、担当者の名前が分からなかったら「採用ご担当者様」と記載します。

本題に入る前に、名前と挨拶文をいれることで丁寧な印象を与えます。また、締めの文章も忘れずに記載し、謙虚な姿勢でやり取りすることを心がけましょう。

企業側から提示された日程が合わない場合

企業側から提示された日程が合わない場合もあります。その場合も基本形を応用することで対応できます。

日程変更がなぜ必要かという理由も記載するとよいでしょう。

＜大学の講義や部活動の試合を日程が重なった場合＞
大変申し訳ございませんが、頂戴した日程〇月〇日が部活動の試合と重なっており、お伺いすることが難しい状況です。勝手なお願いで申し訳ございませんが以下の日程で再度調整いただくことは可能でしょうか。

＜他社との面接日程がかぶった場合＞
大変申し訳ありませんが、ご連絡いただいた〇月✕日は調整できない予定が入っており当日お伺いすることができません。誠に勝手な都合で恐縮ではありますが、以下の日程で再調整いただくことは可能でしょうか

学業や部活の予定などで面接の日程変更をする場合は、正直に伝えましょう。ただし、他社との日程が被っている場合、正直に伝えると「優先順位が低い」とみなされる恐れがあります。他社と被ったからという理由の記載は控えましょう。

家庭の事情など個人的な理由で日程変更する場合

家庭の事情など個人的事情から、日程を変更したい場合の例文を紹介します。

＜家庭の事情により日程変更する場合＞
誠に申し訳ございませんが、調整いただいていた〇月✕日の面接が家庭の事情により、当日伺うことが難しい状況です。大変恐縮なのですが、以下の日程で再度調整いただくことは可能でしょうか。

家庭の事情の場合は、詳しく説明する必要はありません。個人的な事情について採用担当者が深く追求することもないため「家庭の事情により」と簡潔に伝えましょう。

体調不良で日程変更する場合

当日・前日に体調不良になり、日程変更を依頼したい場合の例文を紹介します。

〇〇株式会社 人事部 〇〇様

お世話になっております。

〇〇学校 〇〇学部 〇〇学科 〇〇です。

〇月〇日の面接について、私の体調不良により面接へ伺えなくなってしまいました。

大変ご迷惑をおかけしますが、面接日程を再度調整していただくことは可能でしょうか。

体調が回復次第、改めて日時候補を連絡させていただく所存です。

ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――

〇〇学校 〇〇学部 〇〇学科 

〇〇

携帯：

メールアドレス：

――――――――――――――――――――

日程変更のお礼を返信する場合

採用担当者から日程変更の連絡がきたら、なるべく当日中に返信しましょう。以下は返信の例文です。

【件名】※返信の際は変更しないでそのまま送る 株式会社〇〇 人事部採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学△△学部✕✕学科4年生の田中太郎です。 この度は面接日程の変更を行っていただきありがとうございます。 ご指定いただいた、〇月△日15時に貴社に伺います。 この度はお手数をおかけして申し訳ございませんでした。 当日はどうぞよろしくお願いします。 ―――――――――――――――――――― 〇〇大学△△学✕✕学科4年 田中　太郎 携帯：000-0000-0000 メールアドレス：taro-tanaka@xxxxxx.xxx.xxx ――――――――――――――――――――

返信の際は、メールを引用し、件名をそのまま使います。そうすることで採用担当者が過去のやり取りをスムーズに確認できます。

面接の日程変更を依頼する際の電話のかけ方

面接の前日または当日に体調不良や交通機関のトラブルなどで面接に行けなくなった場合は、メールではなく電話で連絡する必要があります。

採用担当者に電話で連絡をする際のポイントは、以下のとおりです。

▼面接の日程変更に関する電話のポイント

• 冒頭で直前の連絡になったことを謝罪する
• 日程変更が必要になった理由を明確かつ簡潔に伝える
• 候補日を3日ほど提示して日程調整を依頼する
• 日程変更を受け付けてもらえた際は、感謝の気持ちを伝える

「急な連絡で申し訳ない」という気持ちや、変更の理由を正直に伝えることにより、採用担当者にも事情を理解してもらいやすくなります。

面接当日に「お時間を調整していただき、ありがとうございました」と一言添えることで、より誠実な印象を残せるでしょう。

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面接の日程変更を依頼する際は誠実な対応を心がけよう

面接の日程変更が面接の評価に直接影響することはありません。ただし、日程変更する際の基本的な対応力は社会人として必要なスキルです。面接の日程変更は、できる限り余裕をもって誠実な対応を心がけましょう。

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