新卒就活の説明会は、企業と接点を持てる貴重な機会です。ただし、説明会を予約したものの体調不良や急用でキャンセルすることもあるでしょう。キャンセルの連絡手段として、メールや電話はどのように使い分けるのでしょうか。
この記事では、説明会のキャンセルメールについての書き方やポイントを解説します。企業に誠意が伝わる丁寧なメールを作成しましょう。
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説明会のキャンセルはメールでよい？
説明会のキャンセル連絡は、メールと電話のどちらがふさわしいのでしょうか。判断基準は、キャンセル連絡をするタイミングです。事前連絡ならばメール、当日連絡ならば電話と使い分けましょう。なお、無断欠席は厳禁です。
前日まではメールやフォームで連絡
説明会の前日までに欠席が確定したときは、メールや専用ページの問い合わせフォームからキャンセルの連絡を入れられます。
企業説明会は事前予約制が多く、予約の際に個人アカウントや専用ページの登録を済ませるケースが一般的です。企業の案内に従い、適切な方法で連絡しましょう。
大規模な説明会では、企業は参加者への個別対応が困難です。開催日まで余裕があるときは、電話よりもメールの方が企業側も対応しやすいといえます。
当日は電話で連絡
説明会の当日に参加できなくなったときは、電話でキャンセル連絡を入れましょう。メールでは担当者の確認までタイムラグが発生し、連絡に気づかれないおそれがあるためです。
当日の体調不良や家庭の事情などで、説明会を欠席しなければならないケースがあります。先方にすぐ連絡を取りたいときは、直接の電話が最適な手段です。
ただし、企業側にメールでの連絡を指示されたときは、当日キャンセルであっても電話は控えましょう。指示どおりの行動が優先されます。
連絡をせず無断欠席は厳禁
説明会の無断欠席は厳禁です。キャンセルの理由や時期にかかわらず、欠席するときは事前連絡を入れる必要があります。
参加する就活生の人数に合わせて、企業側は座席や資料など会場設営の準備をします。無断欠席が発生すると、企業説明会の運営に迷惑がかかる点を認識しましょう。
もしも無断欠席すると、当該企業の説明会や選考に次回以降は参加できなくなるおそれがあります。ビジネスマナーとして、相手方への連絡は重要です。
説明会キャンセルメールの書き方
説明会のキャンセルメールを送信するとき、参考にできる書き方のポイントを4つ紹介します。企業側から見て分かりやすい内容を意識すると同時に、誠意を伝えることも重要です。
件名は分かりやすく書く
メールの件名は、ひと目見ただけで分かる文章が適切です。1日に何通ものメールを受信する企業担当者に見落とされないように、内容がすぐ把握できる件名をつけましょう。
具体例として、「○月○日説明会予約キャンセルの件」のように、件名だけでメールの内容を想定できる簡潔な文章がふさわしいといえます。
件名の冒頭に括弧をつけて強調する方法も有効です。確実に読んでもらえるように、キャンセルメールを送る際は、件名に工夫を施す必要があります。
企業名や部署名は省略しない
メール本文の冒頭には、送り先の部署や担当者の名前を記します。その際に、企業名や部署名は省略せず、正式名称で記載するように気をつけましょう。
たとえば、企業名につく「株式会社」は（株）と省略せずに記載します。部署名が細かく分かれて長いケースでも、正式名称で記すことがマナーです。
メールを送る前に、企業名・部署名・担当者名に誤りがないかを必ず確認しましょう。専用ページや過去に受信したメールからコピーすると確実です。
本文にお詫びを書く
キャンセルメールの本文には、企業に対するお詫びの内容を記載しましょう。予約のキャンセルをした時点で、すでに説明会の準備に取り掛かっていたケースが考えられます。少なからず企業に迷惑はかかるため、欠席の理由を問わず謝罪の気持ちを伝えることは重要です。
そのほか、本文には予約者本人の情報やキャンセルする説明会の日程を記載しましょう。就活シーズン中の企業は数多くの説明会を開催するため、誰がどの説明会をキャンセルするのかは明確に伝える必要があります。
文末に署名を入れる
文末に署名を添える手法は、ビジネスメールの基本的なマナーです。本文に署名があれば、送信者の氏名・所属・連絡先を受信者はすぐに把握できます。
就活生の署名では、大学名と学部名・氏名・メールアドレスと電話番号を記載するケースが一般的です。所属先の専攻が細かく分かれるときは、省略せずに記載しましょう。
署名はテンプレートとして保存すると、説明会のキャンセルメールに限らず、就活のあらゆる場面で送信するメールに使用できます。
説明会キャンセルメールを送る際の注意点
説明会のキャンセルメールを送るときに気をつけるポイントの2つを解説します。予約のキャンセル連絡は、素早く確実に企業担当者へ伝える必要があります。受け手の立場を考え、適切なタイミングにメールを送信しましょう。
キャンセルが決まったら迅速に連絡をする
説明会に参加できない事情が生じたら、その時点で速やかにキャンセル連絡を入れましょう。連絡が遅れると、企業の説明会運営に迷惑をかけやすくなります。
予約のキャンセルは、説明会の会場設営や予約枠の調整などに影響が出ます。日程に余裕がある時点でのキャンセルであれば、企業側も対応しやすいでしょう。
とくに、直前でのやむを得ないキャンセルは迅速な連絡が大切です。連絡が間に合わなかった、また気づかれなかったときは無断欠席と扱われるおそれがあります。
メールは営業時間内に送る
説明会のキャンセルメールは、企業の営業時間に合わせて送信することをおすすめします。営業時間中に届いたメールであれば、見落としのリスクを抑えられます。
一般的な企業の営業時間は、9時〜18時の時間帯です。ただし、始業と終業の時間は企業によって前後1時間程度のズレがあるため、営業時間は事前に確認しましょう。
また、終業時間の直前にメールを送信すると、当日中に開封されないケースがあります。午前中や昼過ぎの時間帯に送信するとより確実です。
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