就活で企業とさまざまなメールのやりとりをする際、文面やマナーに悩む人も多いでしょう。
この記事では、会社説明会の案内を受け取ったときに返信するべきかどうか。また、返信する場合に気をつけるポイントや、具体的な書き方について解説します。
後半では、就活を効率的に進めるための支援ツール「REALME」についても紹介しましょう。興味のある方は、ぜひ詳細をご覧ください。
会社説明会の案内メールに返信するべき？
会社説明会に申し込むと、企業から案内メールが届きます。これに対して返信するべきかどうか迷う人もいると思いますが、企業から届いたメールには基本的にすべて返信しましょう。
会社説明会の案内に限らず、企業からメールをもらったら「メールありがとうございます」と感謝のメールを返します。これによって、メールが確かに届いたことを採用担当者に伝えられます。
担当者のもとには毎日大量のメールが届いており、返信メールがその中に紛れてしまうおそれもありますが、担当者が返信メールを確認していた場合、丁寧な印象を与えられるでしょう。
ただし、送信専用のアドレスから送信される自動返信メールに対しては、返信不要です。
会社説明会の案内メールに返信する際のポイント
ここでは、会社説明会の案内メールに返信する際に、押さえておきたいポイントを3つご紹介します。
返信は24時間以内に行う
返信は案内メールを受け取ってから、24時間以内に行うようにしてください。担当者に丁寧な印象を与えるとともに、志望度の高さを伝えることにもつながります。
送信する時間帯は、できるだけ会社の営業時間内の、担当者が忙しくない時間にするのがおすすめです。夜遅くや早朝に送ってしまうと、常識のない人と思われるおそれがあります。できれば、案内メールが届いた翌日の午前8時から正午頃までに送信しましょう。
送信前に誤字脱字がないか見直す
返信する際は、必ず誤字・脱字をチェックしましょう。
誤字や脱字、漢字の誤変換などが多いと、不注意な人・確認不足な人という印象を担当者に与えてしまいます。「入社後もミスが多いのでは」と危惧されるおそれもあります。
メールを書き終えたら、送信前に何度も読み返しましょう。PCの文章読み上げ機能を利用するのもおすすめです。誤字脱字や言葉遣いの間違いがないか、目と耳で十分に確認してください。
大学のメールアドレスで送る
企業に返信する際に使用するメールアドレスは、意外にチェックされています。就活にふさわしくない単語が使われていないか、改めて確認しましょう。
できれば大学のメールアドレスで送ることをおすすめします。大学のメールアドレスであれば、学校名や氏名が入っているため、誰のメールかが分かり、就活で使いやすいと考えられます。また、大学のメールアドレスであれば受信メールもそれほど多くなく、大切なメールが届いた際に見落とすことがありません。
会社説明会案内メールへの返信の書き方
会社説明会の案内メールが届いた際の返信の書き方について、順を追って解説します。基本的な構成は、件名・宛名・本文・署名です。
件名
説明会の案内メールに返信する場合、件名は用件が一目で分かるよう、簡潔に書きましょう。採用担当者のもとには大量のメールが届きます。そのため、件名だけで内容を把握できるようにしてください。
会社から送られてきたメールに返信しようとすると、件名に「Re：」が自動的に付きます。これをそのまま付けて返信すると、用件が伝わりやすくなります。返信を何度も繰り返して「Re：」が連なった場合は、1つだけ残して削除するのがおすすめです。
件名の例 Re：会社説明会日程のご連絡（○○○○株式会社）
宛名
宛名は、会社名・部署名・担当者氏名を略すことなく記載します。
長い会社名を略称で書いたり、氏名を間違えたりすることは失礼にあたります。
「氏名＋役職名」とする場合は、役職名に敬称が含まれるため「様」を付けずに「田中部長」と記載しましょう。
担当者の氏名が分からない場合は「ご担当者様」とし、部署宛てに送る場合は「様」ではなく「○○○部御中」とします。
本文
初めてやりとりする際、本文は「お世話になります」と書き出しますが、2回目以降は「お世話になっております」とします。これにつづき、自分の学校名と氏名を記載して、用件へと入ります。
文章は簡潔・丁寧を心がけましょう。伝えるべきことは、出席の確認と、案内を理解したという点です。それらが分かるよう、読みやすい内容にしてください。改行を適度に行い、段落が変わるところでは1行空けるとよいでしょう。
送信前には、誤字脱字や敬語の間違いがないか、何度も読み返して確認してください。
署名
本文の最後に署名を入れます。誰が送ったお礼メールなのかが分かるよう、氏名・学校名・学部・学科・学年・メールアドレス・電話番号などを、省略せずに記載しましょう。
署名を付け忘れると、メールのマナーが身についていない印象を担当者に与えてしまいます。忘れないように、署名のテンプレートを用意することをおすすめします。
会社説明会の案内メールに返信する際の例文
会社説明会の案内メールに返信する際の例文を、説明会に参加する場合と、別の日程を尋ねる場合の2パターン紹介します。
参加する場合
| 件名：Re：会社説明会の日程のご連絡 ○○○○株式会社 人事部 会社説明会ご担当者様 お世話になっております。 ○○大学○○○学部○○○○学科の○○○○○鈴木花子と申します。 この度は、会社説明会の日程をご連絡いただき 誠にありがとうございました。 ご指定いただいた書類を持参し ○月○日（○曜日）午前10時に貴社へ伺います。 当日はよろしくお願い申しあげます。 －－－－－－－－－－－－－－－ 鈴木花子（すずき はなこ） ○○大学○○○学部○○○○学科○年 携帯電話：080-XXXX-XXXX メール：△△△@xxxxxx.xx.jp －－－－－－－－－－－－－－－ |
別の日時を尋ねる場合
| 件名：会社説明会の日程に関するご相談（○○大学 鈴木花子） ○○○○株式会社 人事部 会社説明会ご担当者様 お世話になっております。 ○○大学○○○学部○○○○学科の○○○○○鈴木花子と申します。 ○月○日（○曜日）午前10時からの 会社説明会のご連絡をいただきましたが あいにく別の予定と重なってしまい、お伺いできません。 大変申し訳ございません。 別の日程で開催される予定があれば ぜひ参加させていただきたいのですが ご教示いただけないでしょうか。 お忙しい中お手数をおかけしますが なにとぞよろしくお願い申しあげます。 －－－－－－－－－－－－－－－ 鈴木花子（すずき はなこ） ○○大学○○○学部○○○○学科○年 携帯電話：080-XXXX-XXXX メール：△△△@xxxxxx.xx.jp －－－－－－－－－－－－－－－ |
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会社説明会の案内メールはポイントを押さえて返信しよう！
企業から会社説明会についての案内メールが届いたら、マナーをふまえつつ簡潔に返信しましょう。企業からのメールには、基本的にすべて返信することをおすすめします。この記事で紹介した例文を、ぜひ参考にしてください。
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