会社説明会の案内メールに返信するべき？返信する際のポイントや書き方を解説！

会社説明会の案内メールに返信するべき？　

会社説明会に申し込むと、企業から案内メールが届きます。これに対して返信するべきかどうか迷う人もいると思いますが、企業から届いたメールには基本的にすべて返信しましょう。

会社説明会の案内に限らず、企業からメールをもらったら「メールありがとうございます」と感謝のメールを返します。これによって、メールが確かに届いたことを採用担当者に伝えられます。

担当者のもとには毎日大量のメールが届いており、返信メールがその中に紛れてしまうおそれもありますが、担当者が返信メールを確認していた場合、丁寧な印象を与えられるでしょう。

ただし、送信専用のアドレスから送信される自動返信メールに対しては、返信不要です。

会社説明会の案内メールに返信する際のポイント

ここでは、会社説明会の案内メールに返信する際に、押さえておきたいポイントを3つご紹介します。

返信は24時間以内に行う　

返信は案内メールを受け取ってから、24時間以内に行うようにしてください。担当者に丁寧な印象を与えるとともに、志望度の高さを伝えることにもつながります。

送信する時間帯は、できるだけ会社の営業時間内の、担当者が忙しくない時間にするのがおすすめです。夜遅くや早朝に送ってしまうと、常識のない人と思われるおそれがあります。できれば、案内メールが届いた翌日の午前8時から正午頃までに送信しましょう。

送信前に誤字脱字がないか見直す　

返信する際は、必ず誤字・脱字をチェックしましょう。

誤字や脱字、漢字の誤変換などが多いと、不注意な人・確認不足な人という印象を担当者に与えてしまいます。「入社後もミスが多いのでは」と危惧されるおそれもあります。

メールを書き終えたら、送信前に何度も読み返しましょう。PCの文章読み上げ機能を利用するのもおすすめです。誤字脱字や言葉遣いの間違いがないか、目と耳で十分に確認してください。

テキスト形式で送る

案内メールに返信する際は、テキスト形式で本文を作成します。テキスト形式以外で送信すると文字化けが起きたり、相手方の受信拒否設定の対象になったりする可能性があります。

▼避けたほうがよいメールの作成方法

• HTML形式
• リッチテキスト形式　など

採用担当者が確実にメールを受信・確認できるように配慮することが重要です。

大学のメールアドレスで送る　

企業に返信する際に使用するメールアドレスは、意外にチェックされています。就活にふさわしくない単語が使われていないか、改めて確認しましょう。

できれば大学のメールアドレスで送ることをおすすめします。大学のメールアドレスであれば、学校名や氏名が入っているため、誰のメールかが分かり、就活で使いやすいと考えられます。また、大学のメールアドレスであれば受信メールもそれほど多くなく、大切なメールが届いた際に見落とすことがありません。

会社説明会案内メールへの返信の書き方

会社説明会の案内メールが届いた際の返信の書き方について、順を追って解説します。基本的な構成は、件名・宛名・本文・署名です。

件名　

説明会の案内メールに返信する場合、件名は用件が一目で分かるよう、簡潔に書きましょう。採用担当者のもとには大量のメールが届きます。そのため、件名だけで内容を把握できるようにしてください。

会社から送られてきたメールに返信しようとすると、件名に「Re：」が自動的に付きます。これをそのまま付けて返信すると、用件が伝わりやすくなります。返信を何度も繰り返して「Re：」が連なった場合は、1つだけ残して削除するのがおすすめです。

件名の例　Re：会社説明会日程のご連絡（○○○○株式会社）

宛名　

宛名は、会社名・部署名・担当者氏名を略すことなく記載します。

長い会社名を略称で書いたり、氏名を間違えたりすることは失礼にあたります。

「氏名＋役職名」とする場合は、役職名に敬称が含まれるため「様」を付けずに「田中部長」と記載しましょう。

担当者の氏名が分からない場合は「ご担当者様」とし、部署宛てに送る場合は「様」ではなく「○○○部御中」とします。

本文　

初めてやりとりする際、本文は「お世話になります」と書き出しますが、2回目以降は「お世話になっております」とします。これにつづき、自分の学校名と氏名を記載して、用件へと入ります。

文章は簡潔・丁寧を心がけましょう。伝えるべきことは、出席の確認と、案内を理解したという点です。それらが分かるよう、読みやすい内容にしてください。改行を適度に行い、段落が変わるところでは1行空けるとよいでしょう。

送信前には、誤字脱字や敬語の間違いがないか、何度も読み返して確認してください。

署名　

本文の最後に署名を入れます。誰が送ったお礼メールなのかが分かるよう、氏名・学校名・学部・学科・学年・メールアドレス・電話番号などを、省略せずに記載しましょう。

署名を付け忘れると、メールのマナーが身についていない印象を担当者に与えてしまいます。忘れないように、署名のテンプレートを用意することをおすすめします。

会社説明会の案内メールに返信する際の例文

会社説明会の案内メールに返信する際の例文を、説明会に参加する場合と、別の日程を尋ねる場合の2パターン紹介します。

参加する場合　

件名：Re：会社説明会の日程のご連絡

○○○○株式会社
人事部　会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
○○大学○○○学部○○○○学科の○○○○○鈴木花子と申します。

この度は、会社説明会の日程をご連絡いただき
誠にありがとうございました。
ご指定いただいた書類を持参し
○月○日（○曜日）午前10時に貴社へ伺います。

当日はよろしくお願い申しあげます。

－－－－－－－－－－－－－－－
鈴木花子（すずき　はなこ）
○○大学○○○学部○○○○学科○年
携帯電話：080-XXXX-XXXX
メール：△△△@xxxxxx.xx.jp
－－－－－－－－－－－－－－－

複数提示された日時から希望を選ぶ場合

件名：会社説明会の日程に関するご相談（○○大学　鈴木花子）

○○○○株式会社

人事部　会社説明会ご担当者様

お世話になっております。

○○大学○○○学部○○○○学科の○○○○○鈴木花子と申します。

この度は、会社説明会の日程をご連絡いただき誠にありがとうございます。

ご指定いただいた日時のうち、参加可能な日程は以下の通りです。ご確認よろしくお願いいたします。

　6月1日（水）10時から11時　⇒　〇

　6月4日（土）10時から11時　⇒　〇

　6月4日（土）13時から14時　⇒　〇

　6月9日（木）10時から11時

　6月9日（木）13時から14時　⇒　〇

上記の日程にてご検討いただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－－－－－－

鈴木花子（すずき　はなこ）

○○大学○○○学部○○○○学科○年

携帯電話：080-XXXX-XXXX

メール：△△△@xxxxxx.xx.jp

－－－－－－－－－－－－－－－

別の日時を尋ねる場合　

件名：会社説明会の日程に関するご相談（○○大学　鈴木花子）

○○○○株式会社
人事部　会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
○○大学○○○学部○○○○学科の○○○○○鈴木花子と申します。

○月○日（○曜日）午前10時からの
会社説明会のご連絡をいただきましたが
あいにく別の予定と重なってしまい、お伺いできません。
大変申し訳ございません。

別の日程で開催される予定があれば
ぜひ参加させていただきたいのですが
ご教示いただけないでしょうか。
お忙しい中お手数をおかけしますが
なにとぞよろしくお願い申しあげます。

－－－－－－－－－－－－－－－
鈴木花子（すずき　はなこ）
○○大学○○○学部○○○○学科○年
携帯電話：080-XXXX-XXXX
メール：△△△@xxxxxx.xx.jp
－－－－－－－－－－－－－－－

参加を辞退する場合

件名：会社説明会の日程に関するご相談（○○大学　鈴木花子）

○○○○株式会社

人事部　会社説明会ご担当者様

お世話になっております。

○○大学○○○学部○○○○学科の○○○○○鈴木花子と申します。

○月○日（○曜日）午前10時からの会社説明会のご連絡をいただきましたが

あいにく別の予定と重なってしまい、お伺いすることができません。

参加の機会をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

取り急ぎご連絡をと思い、メールにて失礼いたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

－－－－－－－－－－－－－－－

鈴木花子（すずき　はなこ）

○○大学○○○学部○○○○学科○年

携帯電話：080-XXXX-XXXX

メール：△△△@xxxxxx.xx.jp

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会社説明会後にお礼メールを送るべき？

会社説明会に参加した後は、お礼メールを送ることが望ましいといえます。

お礼メールを送ることで、誠意のある姿勢や入社に対する熱意を示せるほか、採用担当者に名前を覚えてもらえる可能性があります。

ただし、参加者数が多い会社説明会では、採用担当者が学生から来たメールを一件ずつ確認できない場合があります。また、誤字脱字が多かったり、お礼メールを送るタイミングが遅かったりすると、かえって悪い印象を与える可能性もあります。

お礼メールを送る前には文章に間違いがないか見直すとともに、会社説明会後の当日または翌日には送信することが重要です。

会社説明会後にお礼メールを送る際のポイント

会社説明会後にお礼メールを送る際は、以下のポイントを押さえておきましょう。

• お礼だけではなく感想を添える
• 今後について触れておく
• 返信不要であることを記載する

➀お礼だけではなく感想を添える

お礼メールでは、単にお礼を伝えるだけではなく、会社説明会の感想を添えることがポイントです。

▼会社説明会の感想に関する内容

• どのような内容が印象に残ったか
• 話を聞いてどのように感じたか
• どのような話から入社意欲が高まったか　など

会社説明会で聞いた話を踏まえて感想を伝えることで、志望度や熱意をアピールできるようになり、採用担当者に好印象を与えられます。

②今後について触れておく

志望度の高さをアピールするために、「今後も企業との関係性を構築していきたい」という意思を伝えることもポイントの一つです。

▼今後の関係性について意思を示す方法

• 「今後ともよろしくお願いいたします」と締めの言葉を添える
• 選考を受けるための心構えや意気込みについて伝える　など

会社説明会の内容を踏まえて今後の展望を伝えることで、成長意欲や選考への前向きな姿勢を示すことができ、入社に対する本気度を理解してもらいやすくなります。

③返信不要であることを記載する

会社説明会のお礼メールには、返信が不要であることを記載することがポイントです。採用担当者に配慮する言葉を添えることで、誠実な印象を与えられます。

なお、質問や確認したいことがある場合には、返信不要であることを伝える必要はありません。文章が長くなりすぎないように、確認したい内容を簡潔にまとめて箇条書きで記載すると、採用担当者が読みやすくなります。

会社説明会後に送るお礼メールの例文

件名：会社説明会のお礼（○○大学　鈴木花子）

○○○○株式会社

人事部　会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
○○大学○○○学部○○○○学科の○○○○○鈴木花子と申します。

本日は貴社の会社説明会にてご対応いただき、ありがとうございました。

求められる人物像や今後の採用選考についてもご説明いただき、貴社への理解を深められました。

なかでも、◯◯事業部長◯◯様による◯◯のお話は最も印象に残っており、貴社に入社したい気持ちがより一層強くなりました。今後の選考に向けて、より一層努力を重ねていきたいと思います。

本日は貴重な機会をいただき、重ねてお礼申し上げます。なお、ご返信には及びません。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

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鈴木花子（すずき　はなこ）

○○大学○○○学部○○○○学科○年

携帯電話：080-XXXX-XXXX

メール：△△△@xxxxxx.xx.jp

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会社説明会の案内メールはポイントを押さえて返信しよう！

企業から会社説明会についての案内メールが届いたら、マナーをふまえつつ簡潔に返信しましょう。企業からのメールには、基本的にすべて返信することをおすすめします。この記事で紹介した例文を、ぜひ参考にしてください。

会社説明会に行く予定があるなら、説明会の前に就活サポートツール「REALME」を活用してはいかがでしょう。気になる人は、ぜひAI面接を受けてみてください。

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