就活で企業とメールのやりとりをする際、送るタイミングや文面に悩む人も多いでしょう。せっかく企業研究や面接対策をしても、メールのマナーを知らないと、採用担当者に悪い印象を与えてしまいます。
この記事では、会社訪問のあとにお礼メールを送る際のポイントや、お礼メールの例文を紹介します。
また、効率的に就活を進めるための支援サービス「REALME」についても解説しましょう。気になる人はぜひ詳細をご覧ください。
会社訪問後に送るお礼メールの書き方
会社訪問を終えたら担当者にメールを送り、改めてお礼の気持ちを伝えます。ここでは、お礼メールの書き方を解説しましょう。基本的な構成は、件名・宛名・本文・署名です。
件名
件名は分かりやすいことが大切です。「会社訪問のお礼」というように、用件が一目で分かる件名にしましょう。さらに、会社訪問をした日付や、所属する学校名と氏名も件名に記載すれば、より分かりやすくなります。
採用担当者は毎日数多くのメールを受け取るため、分かりにくい件名だった場合、メールを見逃されるおそれがあります。「会社訪問をしたのにお礼のメールも送らない失礼な学生」という誤解を生むことがないように注意しましょう。
件名の例 ○月○日会社訪問のお礼【学校名・氏名】
宛名
宛名は、会社名・部署名・担当者氏名を略さずに記載します。
当然のことですが、会社名を略したり、氏名を間違えたりすることは失礼です。会社名や部署名は、長くても正式な名称を記載してください。
「氏名＋役職名」とする場合は、役職名に敬称が含まれているため「山本部長様」ではなく「様」を付けずに「山本部長」と記載しましょう。
担当者の氏名が分からないときは「ご担当者様」とします。また、部署宛てにする場合は「様」ではなく「○○部御中」とします。
本文
本文の流れ
- 学校名と自分の氏名
- 会社訪問を実施してくれたことへのお礼
- 会社訪問で学んだことや感想
- 再度お礼
- 締めの挨拶
本文は、冒頭に自分の学校名と氏名を記載します。そして、忙しいなか会社訪問を実施してくれたことに対する感謝の気持ちと、会社訪問で学んだことや感想を述べます。学んだことは具体的に伝えたほうが、担当者の印象に残りやすいでしょう。入社意欲をアピールすることにもつながります。
おしまいに、改めてお礼の言葉を述べ、締めの挨拶で終わります。
署名
メールの末尾には署名を付けます。誰が送ったお礼メールなのか分かるよう、氏名・学校名・メールアドレス・連絡先を、省略せずに記載しましょう。
署名を忘れると、メールのマナーが身についていない印象を与えてしまいます。署名のテンプレートを用意することをおすすめします。
会社訪問後のお礼メールのポイント
お礼メールの基本的な構成をふまえて、実際にメールを送る際に気をつけるポイントを紹介します。これらは入社後に実践すべきビジネスマナーにもつながります。ぜひ覚えておきましょう。
メールは訪問当日の営業時間内に送る
1つ目のポイントは、送付するタイミングです。
お礼メールは会社訪問を行った当日に送りましょう。できるだけ会社の営業時間を意識した時間帯に送るのがおすすめです。夜遅くに送ってしまうと、常識のない人と思われるおそれがあります。
都合により会社訪問の翌日以降に送ることになった場合は「ご連絡が遅くなってしまい申し訳ありません」と、おわびの言葉を添えて送付しましょう。
誤字脱字に気をつける
2つ目のポイントは、誤字脱字のチェックです。
お礼メールに誤字や脱字があると、不注意な人・確認不足な人といったネガティブな印象を担当者に与えます。「仕事をする際もミスが多いのではないか」と疑われてしまうでしょう。また、敬語の使い方の間違いも、相手に対して失礼です。
メールを書き終えたら、必ず2～3度くり返し読み返して、間違いがないか確認しましょう。
適切な位置で改行を入れる
3つ目のポイントは、適切な位置での改行です。
日頃、友人や家族を相手にメッセージのやりとりをする際は、ほとんど改行を入れない人もいるのではないでしょうか。
しかし、ビジネスシーンでは、改行のないメールは読むのに手間をとらせてしまい、迷惑です。
目安としては、20～30文字ごとに改行し、段落が変わるごとに一行空けるのがおすすめです。メールが見た目にすっきりとして、読みやすくなります。
些細なことのようにも思えますが、このような部分にも気を配りましょう。
返信メールには返信する
4つ目のポイントとして挙げられるのは、返信メールへの返信です。
お礼メールを送ったあとに、それに対する返信のメールを担当者からもらった場合は、さらにこちらからメールを返しましょう。忙しいなか返信をくれたことに対する感謝の気持ちを述べ、今後の意気込みを伝えるのがおすすめです。
さらに「このメールへの返信は不要」と付け加えれば、自然にメールのやりとりが終わります。
このようなビジネスメールのやりとりは、こちらからの返信で終わらせるよう心がけてください。
基本的にはお礼状ではなくお礼メールを使う
最後のポイントは、手紙ではなくメールでお礼を伝えることです。
お礼の気持ちを伝える際、自筆の手紙を送るという選択肢もありますが、やはり手軽に受け取って確認できるメールがおすすめです。メールであれば、採用担当者も忙しいスケジュールの合間に、簡単に確認できます。
手書きの手紙は丁寧な印象があるため、役職が高い人にお礼を伝えるときに有効です。手紙かメールか迷った場合は、企業の雰囲気や、それまでに担当者とやりとりした連絡手段を振り返り、どちらを選択するか決めましょう。
会社訪問後のお礼メールの例文
| 件名：○月○日会社訪問のお礼 【山田一郎】 ○○○株式会社 人事部 ○○○○○（フルネーム）様 ○○大学○○○学部○○○○学科の山田一郎と申します。 本日はお忙しいところ、会社訪問の機会をいただき 誠にありがとうございました。 オフィスで社員の方々が仕事をしている姿を拝見し お客様によりよいサービスを届けるために ベストを尽くそうとされていることに感銘を受けました。 また、貴社の一員として働きたいという思いが強くなりました。 改めまして、本日はお忙しいなか貴重なお時間をいただき 誠にありがとうございました。 末筆ながら、貴社の益々のご繁栄とご発展を、心より祈念いたします。 －－－－－－－－－－－－－－－ 山田一郎（やまだ いちろう） ○○大学○○○学部○○○○学科○年 携帯電話：080-XXXX-XXXX メール：△△△@xxxxxx.xx.jp －－－－－－－－－－－－－－－ |
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会社訪問後のお礼メールはポイントを押さえて当日中に送信！
会社訪問後のお礼メールは、具体的な感想や意気込みを添えて、当日のうちに送信しましょう。その際、誤字脱字のチェックや読みやすい位置での改行などに注意してください。ビジネスメールのマナーを理解して実践できれば、入社後もきっと役立ちます。
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