面接日程の調整はメールでのやりとりが基本です。とくに中小企業では面接日程の確定もメールで行うことが大半です。面接日程が決まった際、どのように返事を送ればよいか迷う学生はいませんか？
今回の記事では面接日程の承諾メールについて、マナーやポイントを徹底解説します。
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面接日程を承諾するメールは送る？
企業から面接日程の連絡メールが届いた際は、承諾した旨を返信する必要があるのでしょうか？結論を伝えると、原則返信は送ることが基本です。
面接の日程調整一つとっても、社内の関係者への依頼や会議室のセッティングなど、企業側は時間と手間がかかっています。日程の承諾メールは、ただ確認した旨を伝えるだけでなく、担当者への感謝を伝える場として活用しましょう。
ただし、例外として以下の場合は返信の必要はありません。
- 送信専用のメールアドレスから来ている場合
- 「返信はいりません」と返信不要の旨が書かれている場合
面接日程の承諾メールを送る際のマナー
面接日程の承諾メールを送る際の注意点を3つご紹介します。面接日程の承諾メール以外にも使えるマナーのため、ぜひ覚えておきましょう。
24時間以内に返信する
1つ目は、返信は24時間以内にすることです。もらったメールには24時間以内に返信することはビジネスの基本で、ビジネスマナーが身に付いているアピールにつながります。
承諾メールが遅れると、希望した面接日時に面接できなくなる場合もあるでしょう。また、志望度が低いと勘違いされてしまい、選考にも影響が出ます。内容を問わず、企業からメールが来たらすぐ返信しましょう。
受け取ったメールに返信する
2つ目は、受け取った最新メールに対して返信することです。就活の時期、人事は多くの学生とやりとりしています。どの学生からの返事かがひと目で分かるように、過去のメール履歴を残した状態で返信しましょう。人事だけでなく学生側でもやり取りを確認でき、過去のメールを見返す手間も減ります。また、件名も変更せず「Re：」が追加された状態で返信しましょう。
日程調整へのお礼や熱意も添えて伝える
3つ目は、単なる返信にとどまらず企業への熱意を添えて送ることです。日程を承諾した旨だけでなく、日程調整をした担当者へのお礼や熱意が分かる内容を一言添えるだけで、印象が変わります。この一言で、相手を思いやれる人柄のよさや入社意欲の高さが伝えられ、選考で有利に働く可能性が出てきます。
面接日程の承諾メールの書き方
承諾メールを送る際は、書き方のチェックポイントが6つあります。書きながらチェックするだけでなく、送信前にも読み返して確認しましょう。
件名
件名は変更せずに作成します。返信すると「Re：」も追加されますが、削除せずにそのままにしておきましょう。仮にRe：がたくさん連なっていてもそのまま返信して問題ありません。
Gmailをはじめとした一部のメールソフトは、同じ件名でスレッド表示ができ、過去のやり取りが見直せます。この機能を使って過去の履歴を確認する担当者もいるため、件名はそのままにしておきましょう。
宛先
宛先は、来たメールに返信する場合は変更しないものの、念のため担当者のメールアドレスかを確認します。もしCCにアドレスが入っていた場合は、全員返信で送りましょう。
本文中の宛先では、法人格は省略せずに記載し、部署名と担当者名を記載しましょう。CCにアドレスが入っている場合でも担当者名のみの記載で問題ありません。
挨拶
メールの挨拶の定番は「お世話になっております。」です。宛名の下にすぐ挨拶文を入れて、その後に自分の名前を記載します。
テンプレート感をなくしたい場合は、「お世話になっております。」の代わりに「面接日程のご連絡ありがとうございます。」のような感謝を伝える文面にしましょう。
本文
挨拶が終わったら本文を書きます。本文は面接候補日に問題がない場合と調整する必要がある場合で少し変わります。
もし面接候補日に問題がない場合は、日程に問題がない旨を伝えましょう。この際、日時を再度記載すると齟齬がないかを確認できるためおすすめです。日程調整が必要な場合は、いくつかの候補日を送ります。
この時、「日程が承諾できる・できない」と結論から伝えて、内容も簡潔にまとめましょう。
締め
日程承諾の旨を書いた後は、締めの言葉を添えます。相手が忙しい中メールを読んでもらえたことへの、感謝が伝わるような文章にします。挨拶に感謝の言葉を使っていない場合、締めの言葉に感謝の言葉を交えてもよいでしょう。
感謝の言葉が入っていると相手の読了感がよくなり、印象アップにつながります。
署名
メールの最後は署名で終えます。署名に最低限必要な内容は以下の3つです。
- 名前
- 個人のメールアドレス（就活にふさわしいアドレスであること）
- 携帯電話の番号
記載項目は少ないものの、毎回手で入力するわけにはいきません。メールソフトの署名設定で事前に設定しましょう。メールアドレスごとに署名をつける・つけないが選べるため、スマートフォンのメールソフトも同様に設定すると便利です。
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面接日程を承諾するメールはマナーとポイントを守って送ろう！
面接日程の案内が届いたら、日程を承諾した旨のメールを送ります。その際、ただ日程を承諾したと返信するだけではなく、感謝の気持ちや熱意が分かる文章を添えると、担当者の印象がよくなるでしょう。社会人としてのマナーやポイントを押さえたら、自分らしさも少し加えて好印象につながるメールを送りましょう。
