面接日程を承諾するメールは送る？送る際のマナーや書き方のポイントを解説！

面接日程の調整はメールでのやりとりが基本です。とくに中小企業では面接日程の確定もメールで行うことが大半です。面接日程が決まった際、どのように返事を送ればよいか迷う学生はいませんか？

今回の記事では面接日程の承諾メールについて、マナーやポイントを徹底解説します。

面接日程を承諾するメールは送る？　

企業から面接日程の連絡メールが届いた際は、承諾した旨を返信する必要があるのでしょうか？結論を伝えると、原則返信は送ることが基本です。

面接の日程調整一つとっても、社内の関係者への依頼や会議室のセッティングなど、企業側は時間と手間がかかっています。日程の承諾メールは、ただ確認した旨を伝えるだけでなく、担当者への感謝を伝える場として活用しましょう。

ただし、例外として以下の場合は返信の必要はありません。

• 送信専用のメールアドレスから来ている場合
• 「返信はいりません」と返信不要の旨が書かれている場合

面接日程の承諾メールを送る際のマナー

面接日程の承諾メールを送る際の注意点を3つご紹介します。面接日程の承諾メール以外にも使えるマナーのため、ぜひ覚えておきましょう。

24時間以内に返信する　

1つ目は、返信は24時間以内にすることです。もらったメールには24時間以内に返信することはビジネスの基本で、ビジネスマナーが身に付いているアピールにつながります。

承諾メールが遅れると、希望した面接日時に面接できなくなる場合もあるでしょう。また、志望度が低いと勘違いされてしまい、選考にも影響が出ます。内容を問わず、企業からメールが来たらすぐ返信しましょう。

受け取ったメールに返信する　

2つ目は、受け取った最新メールに対して返信することです。就活の時期、人事は多くの学生とやりとりしています。どの学生からの返事かがひと目で分かるように、過去のメール履歴を残した状態で返信しましょう。人事だけでなく学生側でもやり取りを確認でき、過去のメールを見返す手間も減ります。また、件名も変更せず「Re：」が追加された状態で返信しましょう。

日程調整へのお礼や熱意も添えて伝える　

3つ目は、単なる返信にとどまらず企業への熱意を添えて送ることです。日程を承諾した旨だけでなく、日程調整をした担当者へのお礼や熱意が分かる内容を一言添えるだけで、印象が変わります。この一言で、相手を思いやれる人柄のよさや入社意欲の高さが伝えられ、選考で有利に働く可能性が出てきます。

内容は端的に読みやすく書く

面接日程の承諾に限らず、就活におけるビジネスメールの内容は、端的で読みやすい文章構成が基本です。だらだらと長い文章にせず、簡潔に内容を伝えましょう。

だらだらと長い文章を送ると、受け手の読む時間や手間が増えます。採用担当者は、他の業務と兼任しながら採用活動を行うことが一般的であり、手を煩わせてはいけません。

内容は簡潔にまとめたり、適度に改行を入れたりして読みやすい文章構成を心がけましょう。

確定した日時と場所を本文に入れる

確定した面接日時と場所を必ず本文に入れることも大切です。なぜなら、確定した面接の日時と場所を本文に入れることで、認識のずれがないかを確認できるためです。

稀に、採用担当者が日時の入力を誤っていることがあります。この際、承諾メールの本文に日程を書いておくことで、相手は過ちに気づけます。

また、面接会場に似た名前の場所が複数ある場合、本文に書いておくことが認識のずれを防ぐきっかけにつながるでしょう。

送付前に宛先とメールアドレスを確認する

送付する前に、必ず宛名とメールアドレスに間違いがないかを確認しましょう。なぜなら、相手の名前、社名、肩書などを間違うことは失礼にあたるためです。「ケアレスミスが多い人」とネガティブな印象を持たれないように、これらは事前に確認してから送信します。

また、誤ったメールアドレスへの返信は個人情報や会社情報の流出につながる恐れがあります。不要なトラブルにつながりかねないため、メールアドレスは特にしっかりと確認しましょう。

面接前に面接力を診断しよう！

面接日程のメールを送ったら、面接対策を進めましょう。面接対策をする上では「自分の強み/弱み」を理解しておくことが重要です。

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面接日程の承諾メールの書き方

承諾メールを送る際は、書き方のチェックポイントが6つあります。書きながらチェックするだけでなく、送信前にも読み返して確認しましょう。

件名　

件名は変更せずに作成します。返信すると「Re：」も追加されますが、削除せずにそのままにしておきましょう。仮にRe：がたくさん連なっていてもそのまま返信して問題ありません。

Gmailをはじめとした一部のメールソフトは、同じ件名でスレッド表示ができ、過去のやり取りが見直せます。この機能を使って過去の履歴を確認する担当者もいるため、件名はそのままにしておきましょう。

宛先　

宛先は、来たメールに返信する場合は変更しないものの、念のため担当者のメールアドレスかを確認します。もしCCにアドレスが入っていた場合は、全員返信で送りましょう。

本文中の宛先では、法人格は省略せずに記載し、部署名と担当者名を記載しましょう。CCにアドレスが入っている場合でも担当者名のみの記載で問題ありません。

挨拶　

メールの挨拶の定番は「お世話になっております。」です。宛名の下にすぐ挨拶文を入れて、その後に自分の名前を記載します。

テンプレート感をなくしたい場合は、「お世話になっております。」の代わりに「面接日程のご連絡ありがとうございます。」のような感謝を伝える文面にしましょう。

本文　

挨拶が終わったら本文を書きます。本文は面接候補日に問題がない場合と調整する必要がある場合で少し変わります。

もし面接候補日に問題がない場合は、日程に問題がない旨を伝えましょう。この際、日時を再度記載すると齟齬がないかを確認できるためおすすめです。日程調整が必要な場合は、いくつかの候補日を送ります。

この時、「日程が承諾できる・できない」と結論から伝えて、内容も簡潔にまとめましょう。

締め　

日程承諾の旨を書いた後は、締めの言葉を添えます。相手が忙しい中メールを読んでもらえたことへの、感謝が伝わるような文章にします。挨拶に感謝の言葉を使っていない場合、締めの言葉に感謝の言葉を交えてもよいでしょう。

感謝の言葉が入っていると相手の読了感がよくなり、印象アップにつながります。

署名　

メールの最後は署名で終えます。署名に最低限必要な内容は以下の3つです。

• 名前
• 個人のメールアドレス（就活にふさわしいアドレスであること）
• 携帯電話の番号

記載項目は少ないものの、毎回手で入力するわけにはいきません。メールソフトの署名設定で事前に設定しましょう。メールアドレスごとに署名をつける・つけないが選べるため、スマートフォンのメールソフトも同様に設定すると便利です。

面接日程を承諾するメールの例文

面接日程を承諾する際、提示された日時を承諾するのか、複数提示された日時から選んで承諾するのかなど、複数のパターンがあります。そこでここからは、パターン別に面接日程の承諾メールの例文をご紹介します。

提示された日時で承諾する場合

件名：Re:Re:二次面接の日程についてご連絡

本文：
株式会社○○
人事部　⚪︎⚪︎様

お世話になっております。

前回の選考結果をご連絡くださり、ありがとうございます。

無事通過できたこと、大変嬉しい限りです。
ぜひ次の選考を受けさせていただきたく存じます。

また、ご多忙のところ、面接の日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました下記日程で問題ございません。

日時：●月●日（●）●時～

場所：株式会社○○○　本社ビル

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

複数提示された日時から選んだ場合

件名：Re:Re:二次面接の日程についてご連絡

本文：
株式会社○○○
人事部　⚪︎⚪︎様

お世話になっております。

前回の選考結果をご連絡くださりありがとうございます。

無事通過できたこと、大変嬉しい限りです。
ぜひ次の選考を受けさせていただきたく存じます。

また、ご多忙のところ、面接の日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
下記いずれかの日程でお時間を頂戴したく存じますが、ご都合いかがでしょうか。

• 第一希望：●月●日（●）●時～
• 第二希望：●月●日（●）●時～
• 第三希望：●月●日（●）●時～

ご多忙とは存じますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

オンライン面接を提示された日時で承諾する場合

件名：Re:Re:二次面接の日程についてご連絡

本文：
株式会社○○○
人事部　⚪︎⚪︎様

お世話になっております。

前回の選考結果をご連絡くださりありがとうございます。

無事通過できたこと、大変嬉しい限りです。
ぜひ次の選考を受けさせていただきたく存じます。

また、ご多忙のところ、面接の日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程で問題ございません。
面接時間になりましたら、下記URLにアクセスいたします。

• 日時：●月●日（●）●時～
• URL：https://web.zoom/xxxxxxxxxxxx
• パスコード：XXXXX

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

調整された日時で承諾する場合

件名：Re:Re:二次面接の日程についてご連絡

本文：
株式会社○○○
人事部　⚪︎⚪︎様

お世話になっております。

この度はお忙しい中、面接の日程を再度調整いただき誠にありがとうございます。

ご調整いただいた下記日程にお伺いいたします。

日時：●月●日（●）●時～

場所：株式会社○○○　本社ビル

当日はどうぞ宜しくお願い申し上げます。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

一旦承諾した日時の変更をお願いする場合

件名：面接日程変更のお願い（氏名）

本文：

株式会社○○○
人事部　⚪︎⚪︎様

お世話になっております。
⚫︎⚫︎月⚫︎⚫︎日（⚫︎）⚫︎⚫︎時～面接のお時間をいただいております〇〇〇〇です。
大変恐縮ですが、急な都合で、面接の日程変更をお願いしたく、
以下の日時の中で再調整いただくことは可能でしょうか。

• ●月●日（●）●時～
• ●月●日（●）●時～
• ●月●日（●）●時～

ご多忙の中恐れ入りますが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

日時承諾の他に質問事項がある場合

件名：【ご質問】面談当日の持ち物について(●● ●●氏名)

本文：

株式会社○○○
人事部　⚪︎⚪︎様

お世話になっております。

●月●日（●）●時開始で、面談のお約束をいただいております、●● ●●です。

先日は日程調整をしていただきありがとうございました。

本日は表題の通り、当日の持ち物をお伺いしたくご連絡いたしました。

・履歴書

・職務経歴書

・印鑑

など持参するものはありますでしょうか。

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご確認の上ご返信いただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

———————————

●●（フルネーム）

090-1234-0000

abcd@efghi.jp

———————————

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面接日程を承諾するメールはマナーとポイントを守って送ろう！

面接日程の案内が届いたら、日程を承諾した旨のメールを送ります。その際、ただ日程を承諾したと返信するだけではなく、感謝の気持ちや熱意が分かる文章を添えると、担当者の印象がよくなるでしょう。社会人としてのマナーやポイントを押さえたら、自分らしさも少し加えて好印象につながるメールを送りましょう。