就活メールの返信について、知っておきたいマナーや具体的な送り方を紹介します。後半では就活におけるシーン別の返信例文やよくある質問もまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。適切な返信をすることで、企業や担当者に対するイメージアップにつなげましょう。
就活メールを返信するときのマナー・ルール
就活生の中には、これまでビジネスメールの経験が少ない方もいるかもしれません。就活メールでは、友達や家族と連絡するときとは違ってビジネスマナーやルールが存在します。
ここでは、特に就活メールを返信するときのマナー・ルールについて詳しく解説。就活のメールでは、以下のポイントに気をつけて返信しましょう。
・相手の立場に立って返信する
・できるだけ早く返信する
・適切な言葉を用いて返信する
・返信する時間帯に気をつける
相手の立場に立って返信する
もっとも大切なのは、相手の立場に立って返信することです。わかりやすい件名を付けたり、聞かれた内容にたいして簡潔に答えたりするなど、相手が一通り目を通すだけでメールの内容がわかるように工夫しましょう。
できるだけ早く返信する
志望企業からのメールには、できるだけ早く返信するよう心がけるのもポイントです。できれば当日中に返信できるのが理想ですが、返答までに時間がかかりそうな内容の場合、「〇日までに返信します」と期限を伝え、まずは取り急ぎの連絡を入れるようにしましょう。
適切な言葉を用いて返信する
ビジネスメールでは、言葉遣いに注意しましょう。言葉遣いが間違っていると、マイナスイメージを与えてしまう可能性があります。
初めの挨拶や結びの言葉については、一般的に使用されている定型文をそのまま使えばまず問題ありません。細やかな表記や敬語の使い方などについて不安がある場合は、Webで検索するのもおすすめです。
返信する時間帯に気をつける
返信する時間帯にも気をつけましょう。志望企業からのメールにはできるだけ早く返信することが重要ですが、よほどの事情がない限りは企業の営業時間内に返信するのがマナーです。
企業や業種によって習慣や常識は異なりますが、返信のタイミングが深夜や早朝になってしまった場合は無理に送らず、遅れてしまったお詫びを添えて翌日に返信するとよいでしょう。ただし、もしも企業からの連絡が夜に来た場合は、すぐに返信しても問題ありません。
就活メールに返信する際のポイント
ここからは、就活メールに返信する際のポイントについて解説します。
・就活用のメールアドレスを使う
・新規メールではなく「返信」で送る
・宛名や社名を正確に記入する
・聞かれた内容に過不足なく回答する
・送信前に間違いがないかチェックする
それぞれ詳しく見ていきましょう。
就活用のメールアドレスを使う
まず重要なのが、就活用の適切なメールアドレスを使用すること。たとえば好きなアーティストや食べ物、キャラクターの名前などが入ったメールアドレスはビジネス向きではありません。「Gmail」「Yahoo!メール」などのフリーメールや、大学のメールアドレスなどを利用するようにしましょう。
新規メールではなく「返信」で送る
企業のメールに返信する場合、メールを新規作成するのではなく「返信」から送ることでお互いにメールを管理しやすくなります。件名については、相手からのメールに返信ボタンをクリックした際に自動で生成される“Re:”のついた内容をそのまま使えば問題ありません。
ただし、やり取りが長く続いて“Re:”が多くなってしまう場合には、件名を書き換える配慮をしてもよいでしょう。
宛名や社名を正確に記入する
ビジネスメールでは、相手の宛名や社名を入れるのが基本です。うっかり誤った情報を入力してしまわないよう、くれぐれも注意しましょう。
担当者が複数名いる場合や担当者が不明な場合は、「人事部 御中」「ご担当者様」といった宛名で送れば問題ありません。
聞かれた内容に過不足なく回答する
スケジュール調整や今後の予定など、企業から質問が送られてきた場合は過不足なく回答するようにしましょう。複数の項目について質問があった場合は、引用を用いてわかりやすく回答するのもポイントです。
送信前に間違いがないかチェックする
返信メールを送信する前に、記載事項に間違いがないか入念にチェックしましょう。メールの送り方が採用に直結する可能性は低いものの、できれば印象のよいやり取りをしたいものです。
相手の宛先や社名はもちろん、回答に漏れがないかや不適切な言葉を使っていないかなど、送信ボタンを押す前に一呼吸置いて確認してみてください。
就活メールに返信する際の注意点
ここからは、就活メールに返信する際の注意点を解説します。
・誤字脱字に気を付ける
・正式名称で記載する
・絵文字や装飾は使わない
・「了解」は使わない
・返信の際は件名を変更しない
それぞれ詳しく解説します。
誤字脱字に気を付ける
複数回読み返して、誤字脱字がないかを確認しましょう。なぜなら、誤字は失礼にあたるためです。
誤字脱字が多いと、「物事に対して丁寧に対応できない」「ケアレスミスが多い」など、ネガティブな印象を与えます。文章の入力が完了したらすぐに送信するのではなく、複数回読み返して誤字脱字がないかを確認した上で送信しましょう。
また、敬語が正しいか分からないこともあるでしょう。この場合、分からないまま送信するのではなく、インターネットで確認したり周りの人に相談したりして、正しい敬語を使うように心がけましょう。
正式名称で記載する
企業や部署、氏名は省略せず正式名称で記載しましょう。名称の省略は失礼にあたるためです。
例えば、株式会社が（株）と記載されることを目にする機会があると、「文字数の少ない方が入力は楽」という理由から（株）と入力するケースがあります。しかし、前述の通り省略した形式は失礼にあたるため、送信先が株式会社の場合は「（株）」ではなく「株式会社」と入力しましょう。
絵文字や装飾は使わない
ビジネスメールでは、絵文字や装飾は使用しません。
ビジネスメールは、要件を簡潔に伝えて内容を把握しやすくする配慮が大切です。シンプルな構成が大切であり、絵文字や装飾は不適切です。「！」や「・・・」などの使用も避けましょう。
社会人同士で絵文字や装飾を使うこともありますが、これはあくまで何度も顔を合わせて良好な関係を築いている場合のみです。
「了解」は使わない
相手からの問いかけに対して承諾の意味で「了解しました」を使ってしまうと、不適切な敬語にあたります。この場合は、「承知しました」や「かしこまりました」を使用しましょう。
「了解」は目上の人に使うと失礼にあたります。適切な敬語を使えないとネガティブな印象を与える恐れがあるため、正しい言葉を使うよう心がけましょう。
敬語が正しいか不安な際は、事前に調べてから使用するとよいでしょう。
返信の際は件名を変更しない
返信時は、件名は変更せず送信するのがマナーです。なぜなら、返信のたびに件名を変更すると相手は何のメールなのかが即座に判断できないためです。都度メールを開いて要件を把握する必要があったり、過去のメールを確認したい際に検索ができなかったりなど、相手に手間をかけてしまいます。そのため、返信の際はそのままの件名で返信しましょう。
メールのツールによっては、返信時に「Re」が付きます。この際は、「Re」を付けたまま返信しても問題ありません。
また、企業からの本文もそのまま残すことも大切です。なぜなら、本文が残っているとメールの内容が分かりやすいためです。
【シーン別】就活メールの返信例文を紹介
ここからは、シーン別に就活メールの返信例文を紹介します。どのように返信してよいかわからない方や、就活で初めてメールを送る方は参考にしてみてください。
面接日程の連絡
株式会社〇〇
人事部採用担当〇〇様いつも大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田花子です。面接日程についてご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご記載の日程で貴社にお伺いします。 お忙しい中面接の機会を設けていただき、大変ありがたく思っております。当日はどうぞよろしくお願いいたします。
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山田 花子（やまだ はなこ）
〇〇大学〇〇学部〇学科〇年
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXXX＠XXX―――――――――――――――
日程調整の連絡
株式会社〇〇
総務部人事課 〇〇 〇〇 様いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田花子です。面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
希望日程を下記に記載いたします。日程のご調整の程、何卒よろしくお願いいたします。①〇月〇日（〇）〇時開始～〇時終了
②〇月〇日（〇）〇時開始～〇時終了
③〇月〇日（〇）〇時以降、いつでも調整可能お忙しいところ恐縮ですが、ご確認・ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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山田花子（やまだ はなこ）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXXX＠XXX———————————————
選考辞退の連絡
株式会社〇〇
人事部採用担当〇〇様いつも大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田花子です。〇月〇日の〇時より、二次面接のお時間を頂戴しておりましたが、
一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、この度ご連絡いたしました。日程のご調整をいただいていたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
未筆ながら、貴社の益々のご発展と
〇〇様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。―――――――――――――――
山田 花子（やまだ はなこ）
〇〇大学〇〇学部〇学科〇年
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXXX＠XXX―――――――――――――――
内定承諾の連絡
株式会社〇〇
人事部採用担当〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田花子です。先ほどお電話させていただきましたが、繋がらなかったためまずはメールにて失礼いたします。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、貴社からの内定をお受けさせていただきたいと思いご連絡差し上げました。
入社後は貴社の一員として、少しでも早く貢献できるよう精進いたします。
皆様と働ける日を楽しみにしております。
今後もご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。
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山田 花子（やまだ はなこ）
〇〇大学〇〇学部〇学科〇年
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXXX＠XXX―――――――――――――――
就活メールの返信に関するよくある質問
Q. 返信の返信は必要？
担当者によっては、自分の返信の後にさらに返信を返してくれることがあります。相手の返信が「ご返信ありがとうございます。また連絡します。」といったような内容である場合は返信不要なこともあります。ただし、不安な場合は返信をしておけば間違いないでしょう。
Q. 返信が遅れたら落ちる？
返信が遅れたからといってすぐに不合格となるわけではありません。ただし、マイナスイメージを与えてしまう可能性はあるため早めの返信を心がけるようにしましょう。遅くなってしまった場合は焦らずに、気づいた段階で返信を入れるようにして、お詫びの気持ちを伝えてみてください。
Q. 土日の返信は必要？
会社説明会やインターン、選考などが土日に開催された場合はその日に返信をするとよいでしょう。しかし、それ以外のケースでは、急ぎの内容でなければ企業の営業時間内に送る方が無難です。
Q. 説明会関連のメールの返信は必要？
説明会関連のメールは必須ではありません。ただし、企業の担当者やOB・OGと連絡先を交換した場合などは、メールを送ることで好印象を持ってもらえたり、印象に残りやすくなったりする可能性があります。
面接における全ての対策を「REALME」で！
選考においてメールのやりとりも重要な一方で、面接対策も大切です。直接企業の人と顔を合わせて話すことで、自社に合う人材か、どのような人柄かを判断するためです。
「REALME」を活用することで、より効果的な面接対策ができます。そこでここからは、REALMEをおすすめする理由について解説します。
20分のAI面接で客観的な自己分析ができる
REALMEの最大の特徴は、20〜30分のAI面接です。対話内容をAI分析して、14項目からなるフィードバックを受けられます。
フィードバックされた内容を確認することで、客観的に自己分析ができます。面接対策では、自身の強みや弱みを把握するための自己分析が必須です。自分を見つめ直すことも大切であり、客観的な自己分析をすれば自分では気づけなかった自身の強みや弱みを把握できます。
改めて自身の強みや弱みを把握して、面接の参考にしましょう。
志望企業の内定判定が分かる
REALMEにはAI面接の結果を元に、志望企業の内定判定が分かる機能もあります。これは、過去の合格ラインの学生とのデータを比較して、内定率を数値化する機能です。
自身と志望企業との現在地が分かったり、自身の足りない部分が分かったりします。エントリー前に自分の足りない点が分かれば、対策ができて内定率を上げられます。
合格ラインの就活生データと比較できる
内定率が分かるだけでなく、合格ラインにいる学生の回答例が閲覧できる機能もあります。合格ラインにいる学生の回答例と比較すれば、自身に足りないところや強みが分かります。
AI面接の結果から、自身の強みや弱みを見つめ直すだけでなく、他の学生のデータと比較して不足部分を見つけられる点も「REALME」をおすすめする理由です。
マナーを押さえて就活メールには適切に返信しよう！
就活メールへの返信方法について、送り方の注意点やメール作成のポイントを解説しました。就活メールのやり取りそのものが採用の合否に直結する可能性は低いですが、印象のよいメールを心がけて返信すれば、ポジティブなイメージを持ってもらえる可能性があります。企業からのメールを受け取ったら、できるだけ早く、わかりやすい内容で返信するようにしましょう。
