インターンの参加を辞退する際、「選考に影響しないか」「悪い印象を与えないか」と不安に感じる学生も多いでしょう。しかし、正しい手順で丁寧に伝えれば、企業との関係を損なうことなく辞退できます。重要なのは、早めの連絡・簡潔な理由・感謝の意を伝えることです。
電話やメールでの伝え方、注意点、例文まで解説します。就活軸を明確にし最適な企業を見つけたいならば、AI面接ができる「REALME」の活用もおすすめです。
インターンは辞退してもいい？選考に影響ある？
インターンを辞退すること自体が、その後の選考に深刻な悪影響を及ぼす可能性は低いとされています。ただし、辞退の伝え方を誤ると「責任感が薄い」「調整力に欠ける」などの、ネガティブな印象を与えるおそれがあります。
とくに連絡が遅れたり、一方的な表現で理由を伝えたりすると信頼を損なう原因になりかねません。誠実な対応を心がけ、できるだけ早めに丁寧な言葉で意思を伝えることが大切です。
誠実な姿勢は選考に直結しませんが、社会人としての評価や将来の関係性によい影響を与えるでしょう。
インターンを辞退する際の伝え方
インターンを辞退するときは、ただ「行けません」と伝えるだけでは不十分です。大切なのは、企業への負担を最小限にしつつ誠意が伝わる対応をすることです。
また、辞退理由は短く簡潔に説明し、言い訳に聞こえないように工夫する必要があります。
伝え方次第で、信頼をなくさずよい印象を残すことは可能です。インターンを辞退を伝える際のポイントを解説します。
辞退を決意したら電話＋メールで企業へすぐに連絡する
インターンへの参加を辞退すると決めた場合は、迷わず早めに企業へ連絡してください。対応が遅れると、採用担当者の予定や準備に支障を与え、信頼を損なう要因になりかねません。
基本的には電話で直接気持ちを伝え、加えてメールでもフォローをすると誠実さが伝わりやすくなります。電話では結論を簡潔に伝え、メールでは改めて謝意や理由を丁寧に記載しておくと印象がよくなるでしょう。
迅速かつ誠実な対応を心がけることが、辞退後も良好な関係を維持するポイントです。
辞退の理由は簡潔に伝える
インターンを辞退する際は、理由を曖昧にせず明確かつ簡潔に伝えることが基本です。
「本来は参加したかったのですが…」などの前置きを加えると、かえって言い訳のように聞こえてしまい、相手に余計な印象を与える可能性があります。たとえば「部活動の大会と日程が重なった」など、なぜ参加が難しくなったのかを短く整理して伝えると誠実さが伝わりやすくなります。
他社インターンへの参加など直接的に伝えにくい内容の場合でも「一身上の都合」「諸事情により」と表現すれば十分です。理由は丁寧かつ端的に伝えることが、円滑に辞退を受け入れてもらうためのポイントになります。
感謝と辞退のお詫びを伝える
インターンを辞退するときには単に意思を伝えるだけでなく、企業から機会を与えてもらったことへの感謝と、参加できなくなったことへのお詫びを必ず伝えましょう。
たとえ短い期間でも応募者に時間を割き、選考の対応をしてくれた担当者に対して誠意を示すことが大切です。「貴重な機会をいただきながらご期待に沿えず申し訳ございません」とひと言添えるだけでも印象は大きく変わります。
感謝とお詫びをセットで伝えることで、辞退後も企業に良い印象を残し、将来的な関係構築にもつながりやすくなるでしょう。
インターンの辞退を伝える際の例文
インターンを辞退する連絡を入れる際は「理由を簡潔に伝えること」「感謝と辞退のお詫びを伝えること」が大切です。電話とメールどちらの連絡方法でも、基本は変わりません。
基本を抑えた、電話・メールのそれぞれでインターン辞退の連絡を入れる際の例文をご紹介します。
電話の場合
「突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学△△学部の□□と申します。
先日は長期インターンの合格通知を賜り、誠にありがとうございました。
誠に心苦しいのですが、家庭の事情により、参加が難しくなってしまいました。
せっかくの貴重な機会をいただきながら、このような結論となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
大変恐縮ではございますが、辞退の旨ご理解いただけますと幸いです。
このたびはご厚意に心より御礼申し上げます。」
メールの場合
件名：インターンシップ辞退のご連絡（〇〇大学□□）
本文
株式会社△△
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学△△学部の□□と申します。
このたびは貴社のインターンシップにご選考いただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、諸事情により参加を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
貴重な機会をいただきながら、このようなお返事となり心よりお詫び申し上げます。
貴社のご発展をお祈り申し上げます。
〇〇大学△△学部 □□
インターンを辞退する際の注意点
インターンを辞退する際には、ただ連絡をすればよいわけではありません。以下の基本となる注意点を必ず守りましょう。
- 無断キャンセルはしない
- インターン当日や直前の場合は必ず電話で連絡する
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- 企業の営業時間内に連絡を入れる
それぞれの注意点について解説します。
無断キャンセルはしない
インターンを辞退する際、連絡をせずに参加しないことは絶対に避けるべき行為です。
無断で欠席すれば企業からの信用を失い、今後の選考や本選考に悪影響を及ぼす可能性があります。担当者はインターン生一人ひとりに時間を使って準備を行っているため、誠実さを欠いた対応は大きなマイナス評価につながります。
もしも辞退の連絡を忘れてしまっていた場合でも、気づいた時点で必ず謝罪を添えて連絡を入れましょう。責任感を持った対応が、信頼関係を保ち、将来のチャンスを広げる基盤となります。
インターン当日や直前の場合は必ず電話で連絡する
インターンの当日や前日などの直前で辞退する状況になった場合は、必ず電話で企業に連絡を入れてください。
メールだけでは相手が確認できない可能性があり、担当者に余計な混乱を与えてしまいます。電話であれば辞退の意思を直接伝えられるだけでなく、謝罪の気持ちも声によって誠実に示せます。
急な辞退は企業に大きな負担をかけるため、できるだけ早く担当者につながるよう配慮し、誠意を持って対応することが信頼を保つためには欠かせません。
丁寧な言葉遣いを心がける
インターンの辞退を伝えるときには、必ず丁寧な言葉遣いを意識してください。フランクな口調や曖昧な表現を使ってしまうと、誠意が伝わりにくく、相手に不快感を与える可能性があります。
とくに電話の場合は担当者と直接やり取りを行うため、語調や言い回しに細心の注意を払わなければなりません。落ち着いたトーンで謝意と辞退の旨を伝え、最後まで丁寧な言葉で締めることで、社会人としての印象を高められます。
どのような理由であっても、丁寧な対応が信頼を守る基本となります。
企業の営業時間内に連絡を入れる
インターンを辞退する際は、必ず企業の営業時間内に連絡を入れるよう注意しましょう。業務時間外に電話やメールを送ると担当者がすぐに確認できず、対応が遅れて迷惑をかける可能性があります。
さらに、営業時間内であっても始業直後や終業間際は避け、始業から少し時間が経ち業務が落ち着く頃を狙うと好印象につながります。受け手の立場を考慮した時間帯に連絡することで、誠実さや配慮が伝わりやすくなるでしょう。
適切なタイミングを意識することが、円滑な辞退連絡における重要なマナーのひとつです。
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インターンを辞退するときは決めた時点ですぐに企業へ連絡を入れよう！
インターンを辞退する判断をした場合は、先延ばしにせず速やかに企業へ連絡することが大切です。余裕を持って伝えることで、担当者が次の対応を取りやすくなり、無用な混乱を避けられます。
辞退自体が今後の選考に大きな悪影響を与える可能性は低いですが、伝え方や対応の仕方で印象は変わります。電話とメールを合わせて誠意を示し、感謝とお詫びを添えれば、円満に関係を保つことも可能です。
誠実な対応を心がけることで、自分にとっても安心した状態で次の挑戦へ進めるでしょう。
