内定先に電話をかける際、社会人としてのマナーが問われます。
適切な言葉遣いや事前準備が求められるだけでなく、電話をかけるタイミングや場所選びも重要です。
この記事では、内定先へ電話をかける前に知りたい基本的なマナーや注意点、例文を解説します。
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内定先に電話をかける前のチェック項目
内定先に電話をかける際は、失礼がないように準備を整える必要があります。
要件の整理・電話をかける時間帯・場所など、内定先に電話をかける前に知っておくとよいチェック項目を詳しく解説します。
ぜひ参考にしてください。
要件を整理する
内定先に電話をかける際は、話す内容の事前整理が必要です。
伝えたい要件や質問事項をメモにまとめると、電話中に話が混乱することを防ぎます。聞き忘れによる二度手間を避けるために、話したいことを箇条書きし、確認すると効果的です。
要件を簡潔にまとめることで相手の時間を余分に使わせず、スムーズな会話ができるでしょう。事前準備をしっかり行うことで、社会人としての基本的な礼儀を示すことができます。
かける時間帯の確認
内定先に電話をかける際は、適切な時間帯選びが大切です。
企業が比較的業務に集中できる午前10〜12時頃や、午後2〜4時頃を一般的に推奨しています。始業直後、昼休み中、終業間際は忙しい場合が多いため避けましょう。
企業・職種によって事情が異なる場合があります。可能であれば事前に適した時間帯を確認することがおすすめです。時間帯に配慮することで、相手への気遣いを示せます。
静かで通信状況がよい場所を選ぶ
内定先に電話をかける際は、静かで通信環境が安定する場所を選ぶことが必須です。
周囲が騒がしいと、相手の声が聞き取りにくく、自分の声も正確に伝わらない可能性があります。電波が不安定な場所では通話が途中で途切れることもあるため、あらかじめ確認が必要です。
緊張を和らげるためにもリラックスできる環境を選び、落ち着いて話せるように準備しましょう。このような配慮によって、スムーズなやり取りが実現します。
内定先に電話をかける際の流れとポイント
内定先に電話をかける際は、事前準備とスムーズな会話が重要です。
自分の名前を名乗り、担当者への取次を依頼し、担当者に挨拶して用件を簡潔に伝えます。
敬語を適切に使い、落ち着いた口調で話すように心掛けることが重要です。
ここでは、内定先に電話をかける際の流れとポイントと、会話例を紹介します。
名乗ってから担当者への取次をお願いする
電話をかけた際は、最初に自分の名前を名乗り、担当者へ取り次いでもらうよう依頼します。丁寧な表現を心掛けることで、受け手に好印象を与えられるでしょう。
| 例：「お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の△△と申します。内定についてご担当されている方にお取次いただけますでしょうか。」 |
ポイントは、電話に出た方への配慮を忘れないことです。
「お忙しい中、お手数をおかけします」などの一言を加えると、より丁寧さが伝わります。
企業名や担当者名を事前に確認しておくとスムーズです。
誰に用件を伝えるのか不明な場合は、「ご担当の方」と伝えれば問題ありません。
担当者に挨拶して用件を話す
担当者につながった後は、再度名乗った上で要件を簡潔に伝えます。
長々と話すのではなく、ポイントを絞り、明確に話すことが重要です。
| 例：「お世話になります。私、〇〇大学の△△と申します。この度、内定のお話をいただきました件について、1点確認させていただきたいことがあり、お電話させていただきました。」 |
最初に必ず名乗り、適切な敬語で要件を簡潔に説明します。
また、質問や要望がある場合は、1つずつ順序立てて伝えます。
質問後には「お忙しいところ恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです」と添えるとより丁寧な印象となるでしょう。
お礼を伝えて電話を切る
電話の最後には、これまでの会話を通じて対応してくれたことに感謝を伝えましょう。
お礼を伝えた後、相手が電話を切るまで待つのがマナーです。
焦って切らず、相手が「失礼します」と言った後で「失礼いたします」と応えましょう。
| 例：「本日はお忙しい中、ありがとうございました。それでは失礼いたします。」 |
電話を切る際には、無音の状態が続かないように、相手の言葉にきちんと応じることが大切です。感謝の気持ちをしっかり伝えることで、丁寧さと誠実さをアピールできます。
話の締め方を明確にして、感謝をしっかり伝え、相手が切るのを待つことがポイントです。
【ケース別】電話での話し方例文
内定先に電話をかける際、状況に応じた柔軟な対応が求められます。
担当者が不在の場合や、内容が緊急でない場合など、それぞれのケースで適切な言葉遣いが必要です。
ここでは、電話での話し方の例文をケース別で紹介します。
担当者が不在だった場合
担当者が不在の場合は、再度かけ直す旨を伝え、必要であれば担当者の戻り時間を尋ねます。この時、伝言を尋ねられても詳細に伝えすぎないように注意しましょう。
| 例：「内定についての件でお電話いたしましたが、ご担当の◯◯様はいらっしゃいますか。ご不在ですか。いつ頃戻られるご予定でしょうか。それでは、△時間頃に改めてお電話します。」 |
戻り時間を聞いてこちらからかけ直すのがマナーです。相手が気を遣わない対応を心掛けましょう。
担当者から折り返すと言われた場合
担当者が不在で、折り返しの電話をすると伝えられた場合は、相手に負担をかけない配慮が大切です。
| 例：「〇〇様がご不在とのこと、承知いたしました。折り返しのご連絡をいただけるとのことですが、私の都合がよい時間は△日（曜日）の△時〜△時頃です。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。念のため、私の電話番号をお伝えいたします。〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇です。」 |
「午前中」「午後」などの曖昧な表現は避け、自身の都合のよい時間を具体的に伝え、連絡先も正確に伝えます。
忙しい中で対応をお願いするため、「お手数をおかけしますが」など、感謝や配慮を示す表現も加えましょう。
折り返しの電話をかける場合
折り返しの電話をする際は、内定先への配慮を忘れずに行動しましょう。電話に出られなかった場合は、その旨を謝罪し、できるだけ早くかけ直すことがマナーです。
| 例：「先ほどお電話をいただいた〇〇大学の△△です。ご連絡いただきありがとうございます。折り返しのお電話を失礼いたします。本日は内定に関する件でご連絡させていただきました。」 |
最初に「先ほどのお電話に対応できず申し訳ありません」と述べ、相手に負担を感じさせない姿勢を示します。
折り返しの電話はスムーズな対応が求められるため、事前に伝える内容を整理するとよいでしょう。
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内定先への電話はマナーに気を付けて好印象を残そう
内定先に電話をする際は、基本的なマナーを守りながら、誠実な対応をすることが大切です。
第一声で名乗り、要件を簡潔に伝え、最後には丁寧なお礼を忘れないようにしましょう。
不在時の対応や折り返しの連絡では、相手の負担を考慮し、スムーズな対応を心掛けることが好印象につながります。
電話でのやり取りは、自分の人柄を示す貴重な場です。
適切な言葉遣いと礼儀正しさで、よい関係を築きましょう。
