監修者：樋口尚弥（ひぐちなおや）急な体調不良や家庭の事情で、面接当日に参加できなくなることがあります。そのような場合、面接をキャンセルしても大丈夫か、または日程を延期することは可能か気になるのではないでしょうか。
本記事では、面接当日のキャンセル可否や、キャンセルする場合の伝え方について詳しく解説します。
気になる方は詳細をご覧ください。
面接を当日キャンセルできるのか
やむを得ない事情で、面接を当日キャンセルすることは可能なものの、できる限り避けることが一般的です。このような事態は、企業側へ迷惑をかけ、就活生自身も「キャンセルした人」として認知されます。
一度決まった面接をキャンセルすることは、やむを得ない事情がある場合に限ります。キャンセルする場合は、遅くとも前日までの連絡が社会人としてのマナーです。これはしっかりと心に留めましょう。
面接を当日キャンセルする際の基本的なマナー
面接を当日キャンセルする場合に守りたい、基本的なマナーをご紹介します。キャンセルによって内定を辞退することになったとしても、マナーが悪かった場合、後々影響するおそれがあります。誠意ある対応を心掛けることが大切です。
無断で欠席しない
就活生が何らかのトラブルで面接をキャンセルするような場合、時間的・精神的余裕がない状況のこともあります。しかし、忘れずに企業へキャンセルの連絡を入れることが重要です。無断欠席をすると、企業側に多大な迷惑が掛かります。
面接の日程変更を希望する場合は、候補日を複数用意し、誠意を持って交渉しましょう。
いけないと分かった時点で連絡する
面接にいけないと分かった時点で、できるだけ早く連絡をします。すぐ連絡がつくように、通信手段は電話を選びましょう。
担当者に電話がつながらない場合は、ほかの社員に伝言をお願いすることも方法の1つです。その後、言った言わないのトラブルを避けるためにメールでも連絡し、その後改めて担当者に電話を掛けて事情の説明をします。自分の声で、しっかりとお詫びの気持ちを伝えることが重要です。
面接の当日キャンセル理由
面接を当日キャンセルする理由はさまざまです。ここでは、よくあるキャンセル理由4つについて、連絡する際に注意するポイントを解説します。
体調不良
急な体調不良が理由の場合は「今朝から39度の発熱と倦怠感がある」のように症状を具体的に伝えます。できれば入社意欲の高さのアピールもしましょう。
ただし、相手が忙しいことを考慮し、長々と話さず端的にまとめるように心掛けます。
体調が悪いままでは、万全の状態で面接に臨めません。また、感染症の場合は、企業やほかの就活生に影響が及ぶ場合もあります。決して無理をせず、面接に行くことは見合わせましょう。
家庭内トラブル
家庭内でトラブルが起きた場合は、いえる範囲で詳しく状況を説明します。その際「今朝、祖母が倒れて救急搬送され、病院まで付き添っております」のように具体的に伝えますが、細かい病名まで説明する必要はないでしょう。緊急であることが担当者に伝われば、やむを得ない事情であると察してもらえます。とにかく自分がパニックにならないことが肝心です。
また、このケースでは面接の日程を変更してもらえる可能性もあるため、複数の候補日を用意しましょう。
交通トラブル
面接当日、電車の運休・事故・渋滞などの交通トラブルに巻き込まれ、面接会場に向かえないケースも考えられます。そのような事態を避けるために、余裕を持って家を出ましょう。
それでもトラブルに遭うこともあります。その場合は、電話で担当者にトラブルの具体的な内容と、到着できそうな時間を伝えます。ほかの就活生の状況にも関係するため、交通トラブルを把握することは、担当者にとっても重要です。
トラブル復旧の目処が立たず、時間内に面接会場まで辿りつけそうにない状況も考えられます。交通トラブルに巻き込まれたと分かった時点で担当者に一報を入れましょう。
他社から内定をもらった
面接をキャンセルする理由として、より志望度が高い別の企業から内定をもらった場合も考えられます。面接先の企業に就職する可能性はないか、自分の気持ちをよく確かめます。まったくないのであれば、正直に事情を話してその日の面接をキャンセルしましょう。
内定先と面接先の業種が同じなら、今後仕事をするうえで関わりを持つ可能性もあります。「大変申しあげにくいのですが」と申し訳ない気持ちを全面に出して、丁寧にお断りしましょう。面接当日まで引っ張るのではなく、他社へ入ると決めたらすぐに面接キャンセルの連絡を入れることが大切です。
辞退理由伝え方のポイント
面接をキャンセルする理由はさまざまなものの、キャンセルを伝える際に気をつけたいポイントは、どの状況にあっても共通しています。しっかり押さえて、誠実に対応しましょう。
伝えるべき内容
当日キャンセルする場合は、担当者に電話をして、次の事柄を漏らさず伝えましょう。
・大学名・学部・学科名
・名前
・予定していた面接の日時
・キャンセルの具体的な理由
・謝罪の気持ち
・面接日の調整依頼
自分が誰であるか、所属と名前をはっきり伝えることが重要です。担当者以外の人が電話に出た場合は、事情を簡潔に話して担当者につないでもらいます。
そして、謝罪の気持ちもしっかりと伝えることが大切です。
入社の意思があるなら、面接日の調整も依頼します。調整が叶わないことも考えられますが、複数の候補日を用意すると、話がスムーズに進みやすいでしょう。
お詫びとお礼を伝える
電話で伝えるだけでなく、追ってメールを送り、お詫びとお礼を伝えることがおすすめです。より気持ちが伝わりやすくなり、悪い印象を与えにくくできます。
たとえば、体調不良が理由の場合は、その後病状が快復したことも伝えるとよいでしょう。
もしも新たな面接日を調整してもらえたなら、電話口でお礼を伝え、追ってメールでも感謝の気持ちを伝えます。メールを送る際は、業務時間外や休憩時間、朝礼や終業直前の送信は避けることが無難です。
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面接を当日にキャンセルする際にはしっかりと対応しましょう
体調不良や家庭内トラブルなどの理由で、面接を当日キャンセルすることになった場合は、できるだけ早く正直に事情を話すことで、担当者にもやむを得ない状況が伝わります。企業に迷惑が掛かることを理解したうえできちんと謝罪し、誠意を持って対応しましょう。
AI面接を受けて自身のアピールポイントを把握し、面接に活かしましょう。
