就活で履歴書をメールで送るときの書き方
就活で履歴書をメールで送るときは、基本的なマナーと内容の簡潔さがポイントです。ビジネスメールは件名、本文、署名の3つの構成で成り立っているため、それぞれの書き方と注意すべき点を詳しく紹介します。
1. 件名｜簡潔にわかりやすく記載する
履歴書の送付に限らず、ビジネスメールでは簡潔にわかりやすい件名にするのがマナーです。採用担当者は1日に何十件とメールを受け取るため、どんな内容のメールかわからないと読んでもらえない場合があります。
そのため「履歴書ご送付の件 （名前）」や「◯◯職 応募の件（名前）」といった、 ひと目でどんな内容かがわかるような件名にしておくのがよいでしょう。
2. 本文｜4つのポイントを忘れずに入れる
ビジネスメールの本文は、下記の4つのポイントを必ず入れるようにしましょう。
①宛先
②名前
③要件
④結び
メールの宛先は相手先の会社名を略さず正式名称で記載するのがマナー。担当者の名前も間違えないように気をつけましょう。また履歴書を送付した旨を、本文中で簡潔に記載することも重要です。
3. 署名｜最後に忘れず記載する
件名、本文を書き終えたら、最後には必ず署名を入れるようにしましょう。署名を入れることで誰から来たメールなのかがすぐにわかり、読んでもらいやすくなります。
マナーの良さをアピールできるだけでなく、やり取りもしやすくなるため、就活メールには署名を入れるよう心がけましょう。
＜例＞
————————————
就活 太郎（しゅうかつ たろう）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
電話番号：090-xxx-xxxx
メール：syukatsu@xxx.com
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就活で履歴書をメールで送るときの例文
ここからは実際に就活で履歴書をメールで送る際の例文を3つ紹介します。
自分から履歴書を送付して選考に応募するパターン、担当者から履歴書を送付するよう指示があったパターン、履歴書ファイルのパスワードを送付するパターンを紹介するのでシチュエーションにあわせて使い分けてみてください。
直接メールで応募する場合
件名：履歴書ご送付の件（名前）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様（名前がわからない場合は「採用ご担当者様」）
初めまして。（大学名）の（名前）と申します。
××サイトにて貴社の求人情報を拝見し、△△職に応募させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
つきましては、履歴書を送付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
なお、パスワードにつきましては別途お送りいたします。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———
担当者にメール送付を指示された場合
件名：履歴書ご送付の件（名前）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様（名前がわからない場合は「採用ご担当者様」）
お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。
応募に関しまして、ご指定いただきました履歴書を送付いたします。
パスワードにつきましては後ほどお送りいたしますので、
ご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———
パスワードを連絡する場合
件名：履歴書のパスワードの件（名前）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様（名前がわからない場合は「採用ご担当者様」）
お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。
先ほど送付いたしました履歴書のパスワードをお送りいたします。
パスワード：xxxxxxxxx
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———
就活で履歴書をメールで送るときのマナー
メールの書き方や例文を確認したら、あわせてマナーも確認しておきましょう。せっかくメールの文章が礼儀正しいものになっていても、下記のポイントを怠ってしまうとマナーが身についていない人だと思われかねません。
履歴書の送付を指示されたらすぐに送る
履歴書をメールで送ってほしいとの指示があった場合は、できる限りすぐに送るようにしましょう。送るのが遅くなってしまうと「仕事でもメールをすぐに返さない人なのではないか」と思われかねません。
もし履歴書の準備に時間がかかってしまう場合は「何日までに送付いたします」と、先に連絡しておきましょう。
履歴書はPDFに変換する
履歴書の形式にとくに指定がない場合は、パソコン上で履歴書を作成し、PDFに変換して送付しましょう。PDFにすることで第三者が誤って修正してしまうことを防げるだけでなく、担当者が印刷の設定をしなくて済むというメリットがあります。
紙の履歴書をスキャンするという手もありますが、字が潰れて読みづらくなる恐れがあるため、パソコン上で作成するのがベターです。
ブラウザ上で簡単かつ無料で履歴書がつくれるサービスもあるので、ぜひ参考にしてみてください。詳しくはこちら
履歴書にパスワードを設定する
履歴書をメールで送付する際は、必ずファイルにパスワードを設定しておきましょう。履歴書には個人情報が記載されています。そのため、パスワード設定をしておかないと「セキュリティ対策を怠る人だ」と悪い印象を与えかねません。
またパスワードは履歴書の送付とは別のメールで送りましょう。
履歴書のファイル名はわかりやすくする
履歴書をPDF化したら、履歴だとすぐにわかるようなファイル名に設定しておきましょう。下記の例のように日付、履歴書、名前をファイル名に入れておくと、いつ誰から送られた履歴書なのかがすぐにわかります。
＜例＞
2024XXXX履歴書名前
メールを送る前に必ず確認しておきたいポイント
メールを作成し終わったら、送信前に必ず下記のチェックリストを確認しておきましょう。送信前に最終チェックを行って、採用担当者に失礼のないよう心がけてください。
・送信先のメールアドレスを間違えていないか
・相手の企業名や名前を間違えていないか
・誤字脱字はないか
・ファイルの添付を忘れていないか
・パスワードに間違いはないか
・読みやすい改行や段落分けができているか
・敬語に間違いはないか
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就活で履歴書をメールで送るときはマナーに気をつけよう！
就活では面接や履歴書の内容だけでなく、メールの本文や送り方でビジネスマナーが身についているかもチェックされているおそれがあります。そのため本記事で紹介したマナーや例文なども参考にして、就活における履歴書のメール送付の仕方をしっかりと確認しておきましょう。
