複数社で就活をしていると、二次面接を辞退せざるを得ないケースも生じます。今回は、二次面接を辞退する際の正しい伝え方や例文などをご紹介します。相手にとって失礼のない対応を学び、社会人として正しい振る舞いを心がけましょう。
二次面接を辞退する際に守りたいマナー
ここでは、二次面接を辞退する際に守りたいマナーについてご紹介します。まだ面接中とはいえど、面接官と自分はビジネス上の関係です。社会人としての自覚を持ったうえで、できる限り相手にとって負担のない対応をしていきましょう。
できるだけ早く連絡する
二次面接の辞退では、できる限り早く連絡する姿勢が大切です。「辞退を決めたけれど伝えにくい……」と後回しにするのではなく、辞退の意思が固まったら1日でも早く企業に連絡しましょう。
どれほど遅くても、面接当日の2日前までには連絡するのが望ましいとされています。直前や当日での辞退は、企業側に迷惑がかかるため極力避けてください。とくに面接時期の面接担当者は慌ただしい日々を過ごしていますので、早めに連絡をもらえれば余計なタスクが減り助かります。
無断で辞退しない
二次面接の辞退で絶対にしてはいけないことが、無断での辞退です。無断での辞退は、就労後の無断欠勤と同様に「社会人としてのマナー違反行為」です。必ず事前連絡を入れ、企業や面接官に負担を押し付けないようにしましょう。
無断辞退をすると、企業から信用が大きく損なわれます。今後の選考にはもちろん、万が一再応募に参加する際にも、状況は極めて不利になってしまうでしょう。無断辞退は自分だけではなく、学校や転職エージェントの評価にも悪影響を及ぼしかねません。
連絡方法はメール・電話どちらでもOK
二次面接の辞退では「なるべく早く連絡すること」が最重要事項になるため、連絡方法の優先度は高くありません。メールでも電話でも、辞退の旨を正しく伝えられればどちらでも良いとされています。
迷ったときは、時間帯や相手の都合に配慮した方法を選びましょう。たとえばやむを得ず当日や前日に辞退の連絡をする場合、メールだけでは担当者が確認できない可能性があります。確実に伝えたいのであれば電話をかけ、メールに返信がない場合も電話でフォローするように努めましょう。
当日の辞退は必ず電話で
前項でも触れたように、当日の辞退は必ず電話で連絡を入れてください。慌ただしいスケジュールで動いている面接担当者は、メールを確認する暇がない可能性が高いでしょう。
電話では、自分の名前・面接予定日時・辞退の意思を明確に伝え、誠意を持って対応してください。土壇場での連絡になったことを謝罪するだけではなく、電話の後にメールでも補足としてお詫びを伝えれば、より丁寧な対応になります。
二次面接を辞退する際に気をつけたいポイント
ここでは、二次面接の辞退の連絡をする際に気をつけたいポイントをご紹介します。そもそも二次面接の辞退は、企業の今までの時間や労力を無碍にする行為といえます。「どのように対応してもネガティブな印象を与えるのは避けられない」という気持ちを持ちつつ、できる限り相手側の負担をケアできる方法を選びましょう。
連絡は企業の営業時間内に
二次面接辞退の連絡は、基本的に企業の営業時間内にしましょう。営業時間を守るのは社会人としては当たり前のマナーです。「相手は面接も業務の範囲でおこなっている」という認識を持ち、誠意ある対応をしていきましょう。
どうしても営業時間外の連絡になってしまう場合は、「営業時間外に申し訳ありません」「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えてください。電話がつながらない場合は伝言を残し、確実に相手に伝えられるようにメールも併用しましょう。
面接を断る理由を整理しておく
何の脈絡もなく「二次面接を辞退させてください」と伝えても、当然相手は良い気分になりません。辞退の連絡を入れる際は、面接を断る理由を整理し、スムーズに伝えられるように準備しておきましょう。
たとえば他社から内定をもらった場合は、その旨を簡潔に伝えます。企業の方針が合わないと感じた場合も、隠さずに伝えて問題ありません。体調不良や家庭の事情などのやむを得ない理由であっても、正直に伝えることが大切です。
辞退理由は正直かつ前向きに
面接官や人事は「人を見るプロ」でもあります。辞退の理由で嘘をついたり誤魔化したりすると、かえって悪印象を与えてしまいかねません。二次面接を辞退する際は、理由を正直かつ前向きな内容で伝えるように努めましょう。
とはいえ、企業への不平は不満まで素直に伝える必要はありません。あくまで「自分と合わなかった」という方針を守りつつ、誠実で丁寧な表現を心がけてください。「一身上の都合」や「他社の内定」など、角が立たない表現を選ぶことも大切。二次面接への辞退連絡も、入社前の社会経験の一つなのです。
面接辞退を伝える場合の例文
ここでは、面接辞退を伝える際の例文をご紹介します。記載する例文を元にしつつ、理由を添えながらオリジナルの文章を考えてみてくださいね。作成した例文は手元に残し、メモを見ながら電話をかけても構いません。
他社から内定を得た場合
他社から内定を得た場合は、その旨を正直に伝えたうえで「十分に検討した結果であること」を強調するのがポイントです。お世話になったことへの感謝と、辞退の連絡が遅れた場合はそのお詫びも伝えましょう。
- このたび他社より内定をいただきましたため、誠に勝手ながら二次面接を辞退させていただきます。何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
- 他社より内定を頂戴し、選考を辞退させていただくこととなりました。ご理解のほどお願いいたします。貴社のさらなる成功や繁栄を心から願っております。
- 内定をいただいた企業に入社を決めたため、貴社の二次面接は辞退させていただきます。この度は貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
家庭の事情が理由の場合
家庭の事情が理由で辞退する際は、詳細を細かく伝える必要はありません。プライバシーに関わる内容であるため、企業も無理に詮索はしません。「家庭の事情や」「一身上の都合」のような表現を使いつつ、お詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。
- 家庭の事情により就職活動を継続することが難しくなったため、二次面接を辞退させていただきます。
- 誠に恐縮ですが、一身上の都合により貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。何卒ご容赦ください。
- 家庭の事情により、貴社の二次面接を辞退いたします。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
企業との適性が合わないと感じた場合
「企業との適性が合わない、相性が悪い」と感じた場合は、前向きかつ客観的な理由を伝えるのがポイントです。ネガティブな表現は避け、「自分の力では貢献が難しいと感じた」「企業とのミスマッチを感じた」などの言葉で伝えましょう。
- 選考を進めるなかで、自分の価値観や志向と貴社の方向性に違いがあると感じました。誠に勝手ながら、二次面接を辞退させていただきたく存じます。何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
- 貴社の事業内容や社風について深く理解するなかで、自身の志向と異なる点があると感じましたため、二次面接を辞退させていただきます。お忙しいなかご調整いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
- 選考を通じて熟慮した結果、私の目指すキャリアと貴社の方向性に相違を感じました。大変恐縮ですが、二次面接を辞退させていただきたく存じます。
エージェントに辞退を伝える場合
エージェントに辞退を伝える場合は、辞退理由を率直に伝えることが大切です。エージェントにとって就活生は、自社サービスの利用ユーザー。ユーザーの素直な感想は、今後のサポートに役立ちます。お世話になったことへの感謝と、企業担当者へのお詫びも依頼しましょう。
- ご紹介いただいた企業ですが、他社より内定をいただき、そちらへの入社を決めたため、二次面接を辞退させていただきます。ご尽力いただきありがとうございました。
- 家庭の事情により今後の就職活動を一旦見合わせることとなりました。つきましては、ご紹介いただいた企業の二次面接を辞退させていただきます。ご理解いただけますと幸いです。
- 企業について検討を重ねた結果、自身の志向と方向性に違いを感じ、辞退の判断に至りました。ご紹介・ご調整いただいたにも関わらず恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
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二次面接辞退は誠実な対応と判断がカギ！
今回は、二次面接を辞退する際の伝え方のポイントをご紹介しました。辞退の連絡は誰でも罪悪感を抱くもの。しかし「億劫だから」「不快にさせたくないから」と後回しにするほど、企業側の負担は大きくなってしまいます。
辞退のポイントは、誠実さと早さです。後回しにしても、日を追うごとに腰が重くなるばかりです。辞退を決めたのであればすぐに連絡し、誠実な言葉で理由や謝罪、感謝の気持ちを伝えましょう。
