一次選考通過のメールを受け取った際の適切な返信方法は、就活生にとって重要なマナーの一つです。メールの返信では、採用側に対する礼儀正しさと、次の選考に向けた意欲を適切に表現することが求められます。
本記事では、一次面接通過のお知らせに対してどのように返信すれば良いか、具体的な方法と例文を解説します。
内定を勝ち取るためには、初対面の面接官に自分の強みを客観的に伝える力が不可欠です。「REALME」はAI面接官と面接練習を行うことで、自分の強みや志望企業の合格可能性を可視化できます。
面接での受け答えが不安な人や自分の強みがわからない人は、二次面接に向かう前にAI面接官と面接練習して、自分の強みを可視化しておきましょう。
一次面接通過メールに返信は必要？
一次面接通過メールに、次の面接日の日程が書かれている場合は、返信する必要があると判断しやすいもの。しかし、選考結果だけが記載されている場合には、返信するべきか迷ってしまうこともあります。
基本的には、一次面接通過メールへの返信は必要と考えるのがベターです。一般的に返信をしないことで採用結果が取り消しになることは考えにくいですが、お礼や感謝を伝えることで面接官や採用担当者にていねいな印象を与えられます。
ただし送信専用のメールアドレスで受け取った場合や、メールに「返信不要」との記載がある場合は、かえって迷惑をかけるおそれがあるため、返信は避けましょう。
メールの返信が必要なケース
下記のような場合には、一次面接通過メールへの返信が必要です。前述した通り、送信専用のメールアドレスで受け取った場合や「返信不要」との記載がある場合以外は、返信するようにしましょう。
・次の面接日の日程調整をするとき
・選考を辞退するとき
・返信不要と記載がない時
次の面接日の日程調整をするとき
一次面接通過メールには、次の面接日の日程が提示されている場合があります。提示された日程だと都合が悪く調整したいとき、複数の候補日から都合のいい時間を選ぶときは、とくに返信が必要です。
採用側は複数の選考を同時進行している場合もあるため、早めに返信をすることで希望がスムーズに通る可能性が高まります。また提示された日程に問題がない場合でも、参加できる旨とお礼の気持ちを伝えるようにしましょう。
選考を辞退するとき
ほかの企業から内定をもらい、選考を辞退したいという場合には、早めにその旨を伝えるメールを送りましょう。担当者や面接官は忙しい時間を割いて日程調整をしているため、連絡が遅くなればなるほど迷惑をかけてしまいます。
書類選考や一次面接を行ってくれた感謝の気持ちとともに、辞退に対するお詫びを伝えるのがマナーです。
返信不要と記載がない時
一次面接通過メールに「返信不要」との記載がない場合でも、基本的には返信をするようにしましょう。一次面接を行ってくれたことや次の選考に進むチャンスをくれたことに対して、感謝の気持ちを送ることで、入社意欲の高さや積極性が伝わります。
また正しいマナーで返信をすることでていねいな印象を与えられるため、返信する前にポイントをしっかりと押さえておきましょう。
一次面接通過メールへの返信マナー
一次面接通過メールへ返信するときに押さえておきたいマナーは、主に下記の4つです。
①できるだけ当日に返信する
②わかりやすい件名にする
③相手が求める情報を漏れなく記載する
④署名を入れる
1. できるだけ当日に返信する
一次面接通過メールを受け取ったときは、できるだけ当日中に返信をするようにしましょう。担当者は返信メールを元に、次の面接の日程を調整する必要があるため、返信が遅いと調整に時間がかかってしまいます。
都合のいい日程がすぐにわからない場合でも返信を放置せず、いつまでに回答できるのかをメールで伝えましょう。また返信が早いと、仕事も早い人だという印象を与えられます。
2. わかりやすい件名にする
ビジネスにおいて、メールの件名はわかりやすいものにするのがマナー。一次面接通過メールへの返信は、あえて件名を変える必要はありません。返信だということがわかる「Re」を付けたまま返信することで、何のメールに対する返信なのかが伝わりやすくなります。
ただし、自分でメールを新規作成する場合や選考を辞退する場合は、用件と名前を入れて、一目でどんな内容かがわかるような件名にしておきましょう。
具体例）
・Re：元のメールの件名
・Re：元のメールの件名（名前）
・◯月◯日 一次面接のお礼（名前）
・二次面接参加辞退のご連絡（名前）
3. 相手が求める情報を漏れなく記載する
一次面接通過メールへ返信するときは、担当者がどんな情報を求めているのかを、受け取ったメールでしっかりと確認しておきましょう。「急いで返信しなきゃ」と焦るあまり、質問に対する回答が抜けていると、担当者は再度メールを送るという二度手間が発生してしまいます。
また担当者にそそっかしい印象を与えかねないので、どんな情報を伝えなければいけないのかをしっかりと把握しておきましょう。
4. 署名を入れる
ビジネスメールを送る際は、メールの文末に署名を入れるのがマナーです。署名には下記の内容を入れるように意識しましょう。「大学名」とある箇所は自分の肩書に合わせて適宜アレンジしてみてください。
・名前
・大学名
・電話番号
・メールアドレス
また本文の内容と区別するために、「—」を使って署名だとわかりやすくするのもおすすめ。
メールサービスによっては一度雛形を作っておけば、メールを作成する際に自動で付けてくれる機能もあります。毎回作成するのは大変なので、そういった設定もあわせて活用しましょう。
署名の書き方について詳しく知りたい人は、こちらの記事もチェックしてみてください。
メールを返信するときに意識したいポイント
一次面接通過メールへ返信するとき、意識したいポイントは下記の4つです。
①誤字脱字がないかチェックする
②自分の返信で終わらせる
③言葉遣いに気をつける
④引用返信をする
1. 誤字脱字がないかチェックする
一次面接通過メールに返信するときは、メール文に誤字脱字がないかをチェックしましょう。細かいミスが多いと「今後一緒に働いても、いい加減に仕事をするのではないか」という印象を与えかねません。悪い印象を与えないためにも、メールを送る前に必ず誤字脱字がないか確認しておきましょう。
2. 自分の返信で終わらせる
企業とのメールでは、自分の返信でやり取りを終わらせるのがポイント。自分では返信をする必要がないと思っていても、担当者は情報を求めている場合があります。
一次面接通過メールの文面に質問がない場合でも、メールを受け取りましたという旨やお礼だけでも送るのがベターです。
3. 言葉遣いに気をつける
誤字脱字とあわせてチェックしておきたいのが、言葉遣いです。若者言葉を使わないのはもちろんのこと、使い慣れていない敬語でうっかりミスをする場合があります。とくに、二重敬語や尊敬語と謙譲語の使い分け、ら抜き言葉などのミスがないか意識しておきましょう。
4. 引用返信をする
一次面接通過メールに対しては、引用返信をするのがポイントです。引用返信をすることで何のメールに対する返信かがわかりやすく、やり取りの流れが再確認しやすいというメリットがあります。引用返信をする際は、下記のポイントもあわせて確認しておきましょう。
- メールの件名はそのままにする（「Re」は付けてOK）
- 引用された本文は残しておく
- 宛先にccが含まれていたら、ccの相手にも送信する（返信先は全員を選択する）
就活メールの書き方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。就活メールの書き方やマナーに自信がない人はぜひチェックしてみてください。
メールを返信する際の例文
ここからは、一次面接通過メールに対する返信例文を紹介します。内容を考えるのが苦手という方は、テンプレートを活用しつつ、自分の言葉に適宜置き換えて送信するようにしましょう。
提示された日程通りに進めたい場合の返信
件名：元のメールの件名（名前）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。
一次面接通過のご連絡、誠にありがとうございました。
次の選考の機会をいただけるとのこと、大変嬉しく思っております。ご提示いただきました、◯月◯日（曜日）△時に貴社に伺います。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com———
別の日程を提案する場合の返信
件名：元のメールの件名（名前）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。
一次面接通過のご連絡、誠にありがとうございました。大変恐縮なのですが、ご提示いただきました日程に
大学の講義が入っているため、貴社に伺うのが難しいです。誠に勝手ではございますが、下記の日程でご調整いただけませんでしょうか。
1. ◯月◯日（曜日）△時〜△時
2. ◯月◯日（曜日）△時〜△時
3. ◯月◯日（曜日）△時〜△時お手数おかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———
選考を辞退する場合の返信
件名：二次面接参加辞退のご連絡（名前）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。
一次面接通過のご連絡、誠にありがとうございました。大変恐縮なのですが、この度は一身上の都合により、
二次面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。貴重な時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい、
大変申し訳ございません。末筆ながら貴社の益々のご繁栄をお祈り申し上げます。
———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
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一次面接通過メールへの返信マナーを押さえて好印象を与えよう
一次面接通過メールへの返信をする際、マナーをしっかりと押さえておけば、企業にいい印象を与えられるかもしれません。本記事で紹介したポイント、例文なども確認して、自分の言葉でお礼を伝えるようにしましょう。
