一次面接通過メールへの返信マナーを解説！例文や意識したいポイントを確認

一次面接通過メールに返信は必要？

一次面接通過メールに、次の面接日の日程が書かれている場合は、返信する必要があると判断しやすいもの。しかし、選考結果だけが記載されている場合には、返信するべきか迷ってしまうこともあります。

基本的には、一次面接通過メールへの返信は必要と考えるのがベターです。一般的に返信をしないことで採用結果が取り消しになることは考えにくいですが、お礼や感謝を伝えることで面接官や採用担当者にていねいな印象を与えられます。

ただし送信専用のメールアドレスで受け取った場合や、メールに「返信不要」との記載がある場合は、かえって迷惑をかけるおそれがあるため、返信は避けましょう。

メールの返信が必要なケース

下記のような場合には、一次面接通過メールへの返信が必要です。前述した通り、送信専用のメールアドレスで受け取った場合や「返信不要」との記載がある場合以外は、返信するようにしましょう。

・次の面接日の日程調整をするとき
・選考を辞退するとき
・返信不要と記載がない時

次の面接日の日程調整をするとき

一次面接通過メールには、次の面接日の日程が提示されている場合があります。提示された日程だと都合が悪く調整したいとき、複数の候補日から都合のいい時間を選ぶときは、とくに返信が必要です。

採用側は複数の選考を同時進行している場合もあるため、早めに返信をすることで希望がスムーズに通る可能性が高まります。また提示された日程に問題がない場合でも、参加できる旨とお礼の気持ちを伝えるようにしましょう。

選考を辞退するとき

ほかの企業から内定をもらい、選考を辞退したいという場合には、早めにその旨を伝えるメールを送りましょう。担当者や面接官は忙しい時間を割いて日程調整をしているため、連絡が遅くなればなるほど迷惑をかけてしまいます。

書類選考や一次面接を行ってくれた感謝の気持ちとともに、辞退に対するお詫びを伝えるのがマナーです。

返信不要と記載がない時

一次面接通過メールに「返信不要」との記載がない場合でも、基本的には返信をするようにしましょう。一次面接を行ってくれたことや次の選考に進むチャンスをくれたことに対して、感謝の気持ちを送ることで、入社意欲の高さや積極性が伝わります。

また正しいマナーで返信をすることでていねいな印象を与えられるため、返信する前にポイントをしっかりと押さえておきましょう。

一次面接通過メールへの返信マナー

一次面接通過メールへ返信するときに押さえておきたいマナーは、主に下記の4つです。

①できるだけ当日に返信する
②わかりやすい件名にする
③相手が求める情報を漏れなく記載する
④署名を入れる

1. できるだけ当日に返信する

一次面接通過メールを受け取ったときは、できるだけ当日中に返信をするようにしましょう。担当者は返信メールを元に、次の面接の日程を調整する必要があるため、返信が遅いと調整に時間がかかってしまいます。

都合のいい日程がすぐにわからない場合でも返信を放置せず、いつまでに回答できるのかをメールで伝えましょう。また返信が早いと、仕事も早い人だという印象を与えられます。

2. 相手の就業時間内に返信する

やむを得ない理由がある場合を除き、メールは相手の就業時間内の送信が望ましいとされます。なぜなら、終業時間外に返信すると他のメールに埋もれることや、失礼にあたるためです。　

一次審査通過のメール確認が終業時間外だった際、「なるべく早く返信した方がよい」という思いで終業時間外に返信する人がいます。しかし、「マナーを知らない」とネガティブな印象を相手に与えないためにも、就業時間内の返信がベストです。

もし、やむを得ず深夜や早朝に送る際には、その非礼を詫びる文章も入れましょう。

3.わかりやすい件名にする

ビジネスにおいて、メールの件名はわかりやすいものにするのがマナー。一次面接通過メールへの返信は、あえて件名を変える必要はありません。返信だということがわかる「Re」を付けたまま返信することで、何のメールに対する返信なのかが伝わりやすくなります。

ただし、自分でメールを新規作成する場合や選考を辞退する場合は、用件と名前を入れて、一目でどんな内容かがわかるような件名にしておきましょう。

具体例）

・Re：元のメールの件名
・Re：元のメールの件名（名前）
・◯月◯日 一次面接のお礼（名前）
・二次面接参加辞退のご連絡（名前）

4.相手が求める情報を漏れなく記載する

一次面接通過メールへ返信するときは、担当者がどんな情報を求めているのかを、受け取ったメールでしっかりと確認しておきましょう。「急いで返信しなきゃ」と焦るあまり、質問に対する回答が抜けていると、担当者は再度メールを送るという二度手間が発生してしまいます。

また担当者にそそっかしい印象を与えかねないので、どんな情報を伝えなければいけないのかをしっかりと把握しておきましょう。

5. 日程を提示する際は最低3つ以上にする

先方から提示された日程の都合が悪い場合や、こちらからの日程の提示を求められた場合は、最低3つの時間帯を挙げましょう。日程を1つのみ指定しても、なかなか予定を合わせられないためです。

採用担当は他にも多くの応募者と日程を調整したり、他の業務と並行して採用活動をしていたりします。そのため、日程をなるべく多く挙げておくことで予定を合わせられます。

また、同日に3つの時間帯を指定するのではなく、できるだけ広い範囲を指定すると都合を合わせてもらいやすいためおすすめです。

6.署名を入れる

ビジネスメールを送る際は、メールの文末に署名を入れるのがマナーです。署名には下記の内容を入れるように意識しましょう。「大学名」とある箇所は自分の肩書に合わせて適宜アレンジしてみてください。

・名前
・大学名
・電話番号
・メールアドレス

また本文の内容と区別するために、「—」を使って署名だとわかりやすくするのもおすすめ。

メールサービスによっては一度雛形を作っておけば、メールを作成する際に自動で付けてくれる機能もあります。毎回作成するのは大変なので、そういった設定もあわせて活用しましょう。

署名の書き方について詳しく知りたい人は、こちらの記事もチェックしてみてください。

メールを返信するときに意識したいポイント

一次面接通過メールへ返信するとき、意識したいポイントは下記の4つです。

①誤字脱字がないかチェックする
②自分の返信で終わらせる
③言葉遣いに気をつける
④引用返信をする

1. 誤字脱字がないかチェックする

一次面接通過メールに返信するときは、メール文に誤字脱字がないかをチェックしましょう。細かいミスが多いと「今後一緒に働いても、いい加減に仕事をするのではないか」という印象を与えかねません。悪い印象を与えないためにも、メールを送る前に必ず誤字脱字がないか確認しておきましょう。

2. 自分の返信で終わらせる

企業とのメールでは、自分の返信でやり取りを終わらせるのがポイント。自分では返信をする必要がないと思っていても、担当者は情報を求めている場合があります。

一次面接通過メールの文面に質問がない場合でも、メールを受け取りましたという旨やお礼だけでも送るのがベターです。

3. 言葉遣いに気をつける

誤字脱字とあわせてチェックしておきたいのが、言葉遣いです。若者言葉を使わないのはもちろんのこと、使い慣れていない敬語でうっかりミスをする場合があります。とくに、二重敬語や尊敬語と謙譲語の使い分け、ら抜き言葉などのミスがないか意識しておきましょう。

4. 引用返信をする

一次面接通過メールに対しては、引用返信をするのがポイントです。引用返信をすることで何のメールに対する返信かがわかりやすく、やり取りの流れが再確認しやすいというメリットがあります。引用返信をする際は、下記のポイントもあわせて確認しておきましょう。

• メールの件名はそのままにする（「Re」は付けてOK）
• 引用された本文は残しておく
• 宛先にccが含まれていたら、ccの相手にも送信する（返信先は全員を選択する）

就活メールの書き方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。就活メールの書き方やマナーに自信がない人はぜひチェックしてみてください。

返信メールでやってはいけないこと

返信メールでは、以下の行為をするとマイナスイメージにつながります。

・文字装飾をする

・相手の社名を省略する

・だらだらと長い文章を書く

・プライベートな情報が含まれるアドレスを使う

それぞれの行為がNG行為である理由を解説します。

1. 文字装飾をする

ビジネスメールにおいて、文字装飾の使用はNGです。なぜなら、相手のメールソフトの種類や設定によっては正しく表示されない可能性があるためです。

強調したい点がある場合や、分かりやすく表示したいという思いで、文字装飾をする人がいます。しかし、文字装飾をすると逆に読みにくくなるため避けましょう。

テキスト形式を最もシンプルなものに設定することや、送信前に書式をクリアに設定します。

2. 相手の社名を省略する

宛名の部分には、分かる範囲で会社名・肩書・フルネームを入れます。この際、宛名を省略することはNGです。

例えば、「株式会社」を「（株）」と書く人もいますが、ビジネスメールにおいて省略は失礼にあたります。返信が繰り返される場合でも、省略はせず正確に記入しましょう。

また、株式会社は前につける場合と後ろにつける場合があるため、前後を誤らないように注意します。

3. だらだらと長い文章を書く

文章は簡潔に書くように意識しましょう。なぜなら、だらだらと一文が長かったり、適度な箇所で改行が入っていなかったりするメールは読みにくく、相手にメールを読む時間や手間をかけさせてしまうためです。

採用担当者は、他の業務と兼任して採用活動を行うケースがほとんどです。多忙な採用担当者の手間をなるべくかけさせないためにも、簡潔で分かりやすい文章構成を意識しましょう。

文章を作成したら、読み返して読みやすい文章か、誤字脱字がないかを確認します。

4. プライベートな情報が含まれるアドレスを使う

好きなアーティスト名やキャラクター名が入ったアドレス、顔文字や音符が入ったアドレスを、就活用メールとして使用することは避けましょう。なぜなら、プライベートな情報が含まれるアドレスを使うと、「公私混同する人」とネガティブなイメージを持たれるためです。

新たに就活専用のアドレスを作ることも1つの手です。就活専用のアドレスには、大学名と自分の名前を入れると、誰からのメールかが分かりやすくできます。

メールを返信する際の例文

ここからは、一次面接通過メールに対する返信例文を紹介します。内容を考えるのが苦手という方は、テンプレートを活用しつつ、自分の言葉に適宜置き換えて送信するようにしましょう。

提示された日程通りに進めたい場合の返信

件名：元のメールの件名（名前）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。
一次面接通過のご連絡、誠にありがとうございました。
次の選考の機会をいただけるとのこと、大変嬉しく思っております。

ご提示いただきました、◯月◯日（曜日）△時に貴社に伺います。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———

（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com

———

日程が提示されていなかった場合の例文

採用担当者が日程を提示していない場合、自身の都合のよい日時を複数伝えます。この際は、以下のようなメールを送りましょう。

件名：元のメールの件名（名前）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。
一次面接通過のご連絡、誠にありがとうございました。
次の選考の機会をいただけるとのこと、大変嬉しく思っております。

面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程でお伺いできますので、ご調整いただけますと幸いです。

【1】 ●月●日（●）●時〜●時
【2】 ●月●日（●）●時〜●時
【3】 ●月●日（●）●時〜●時

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———

（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com

———

別の日程を提案する場合の返信

件名：元のメールの件名（名前）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。
一次面接通過のご連絡、誠にありがとうございました。

大変恐縮なのですが、ご提示いただきました日程に
大学の講義が入っているため、貴社に伺うのが難しいです。

誠に勝手ではございますが、下記の日程でご調整いただけませんでしょうか。

1. ◯月◯日（曜日）△時〜△時
2. ◯月◯日（曜日）△時〜△時
3. ◯月◯日（曜日）△時〜△時

お手数おかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———

一度決まった日程の変更をお願いする場合の例文

やむを得ず日程を変更したい場合もあります。一度決まった日程を変更してもらいたい場合は、以下のようなメールを送りましょう。

件名：元のメールの件名（名前）

株式会社◯◯

人事部 ◯◯様

お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。

●月●日●時よりお約束しておりました面接につきまして、貴社への訪問が難しくなりました。

大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせていただきました。

誠に勝手なお願いで恐縮ではあるものの、もし可能であれば、以下の日程で面接を再調整いただけないでしょうか。

【1】 ●月●日（●）●時〜●時

【2】 ●月●日（●）●時〜●時

【3】 ●月●日（●）●時〜●時

後ほど再度お電話させていただきます。

ご多用の折、お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———

面接日程が確定した場合の例文

面接日程が確定したら、時間を設けていただけることへのお礼を伝えます。この際、面接日程を記載することで認識の相違を避けられます。

件名：元のメールの件名（名前）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。

面接日程確定のご連絡、誠にありがとうございます。
●月●日（●）●時より、必要書類を持参して貴社にお伺いいたします。

貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。
当日はよろしくお願いいたします。

———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———

問い合わせに対して返信がない場合の例文

問い合わせに対してなかなか返信が来ない際は、メールで確認をします。この際、返信の催促をする文章構成にならないように注意しましょう。

件名：元のメールの件名（名前）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。面接の件でご連絡をいただいております（大学名）の（名前）と申します。

ご相談しておりました日程の件、その後いかがでしょうか。

念のため再度お送りさせていただきます。

【1】 ●月●日（●）●時〜●時
【2】 ●月●日（●）●時〜●時
【3】 ●月●日（●）●時〜●時

ご多忙の中恐れ入りますが、ご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———

面接へのお礼を述べる場合の例文

面接を終えたら、なるべく当日中にお礼のメールをします。当日にお礼メールを送れない場合は、なるべく早く就業時間内にお礼のメールを送信しましょう。

件名：中途採用面接のお礼（名前）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。

本日●時より面接をしていただきました、（大学名）の（名前）と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして

誠にありがとうございます。

（面接官の名前）様のお話を伺い、貴社の質の高いサービスや社員満足度、活躍するための必要なスキルについて理解を深め、貴社で仕事をしたいという思いがいっそう強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。

末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———

面接結果を問い合わせる場合の例文

面接結果が通知の予定日までに届かなかった場合は、面接結果を問い合わせるメールを送ります。この際、メールで合否を聞くのではなく、通知の日時を確認するメールを送りましょう。

件名：●月●日の面接結果につきまして（名前）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。
●月●日●時より中途採用面接をしていただきました、（大学名）の（名前）と申します。

先日はお忙しい中、面接のお時間を賜り誠にありがとうございました。
恐れ入りますが、面接の結果はいつまでにお知らせいただけますでしょうか。
目安だけでも教えていただけますと幸いです。

お手数をおかけし恐縮ですが、ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———

選考を辞退する場合の返信

件名：二次面接参加辞退のご連絡（名前）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。（大学名）の（名前）と申します。
一次面接通過のご連絡、誠にありがとうございました。

大変恐縮なのですが、この度は一身上の都合により、
二次面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

貴重な時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい、
大変申し訳ございません。

末筆ながら貴社の益々のご繁栄をお祈り申し上げます。

———
（名前）
（大学名）
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯＠◯◯◯.com
———

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