この記事を読んでいるあなたは、最終面接の案内が届いた時「返信はしたほうがいいのか」と迷っているのではないでしょうか。
結論、最終面接への案内には返信が必要です。この記事では最終面接のメールに返信する際の注意点や、面接の日程調整が難しい時の対処法についてまとめています。
最終面接へのメールへの返信ポイントを確認し、万全の状態で最終面接に臨みましょう。
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最終面接のメール返信の書き方とは？
最終面接のメール返信は重要です。書き方次第で合否に影響を及ぼす可能性もあるため、返信のポイントについて理解しておきましょう。
件名は変えずにRe:をつける
最終面接のメールの件名は変更しないようにしましょう。そのうえでRe:をつけて返信のメールであることがわかりやすくしておくことが大切です。
件名を変更してしまうと、最終面接のメールかどうかわからなくなってしまうかもしれません。相手側へのわかりやすさを重視しましょう。
本文は残したままにしておく
メールの本文は削除せずに残したままにしておきましょう。受け取った相手が、返信のメールを確認しただけで、前回どのような内容を送ったのかわかるようにしておく必要があります。
また、本文は削除しがちなので注意しましょう。これは最終面接だけではなく、ビジネスメール全般にいえるマナーであるため、しっかりと確認しておきましょう。
文末には署名を加える
メールを送信する際には、採用担当者が一目で応募者の氏名や連絡先がわかるようにしておかなければいけません。そのため、文末には氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを簡潔に記した署名を加えておきましょう。
本文の終わりから1行ほど空けて、本文と区別して記載する必要があります。メールソフトの設定で署名を保存しておくのがおすすめです。
返信メールの書き方の例
メールの返信の例は以下の通りです。
件名：「Re: 最終面接の日程に関するお知らせ」
株式会社○○
○○部 ○○様お世話になっております。
この度は、最終面接のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
ご提示いただきました以下の日程で、最終面接を受けさせていただきたく存じます。日時：9月27日（水）10時30分～
会場：株式会社○○本社4階会議室お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございます。
当日も何卒よろしくお願い申し上げます。（署名）
上記の例を参考にしつつ、メールの返信を行いましょう。
最終面接のメール返信のマナー
最終面接のメール返信の際に知っておくべきマナーがあります。それらについて確認していきましょう。
要件は簡潔に伝える
人事担当者がわかりづらいと感じないように、要件は簡潔に伝えるようにしましょう。メールは会話ではなく、要点をまとめて連絡するツールです。なるべく無駄がなく、シンプルな返信を心がけてください。
返信は24時間以内に行う
返信はなるべく24時間以内に行うのがマナーです。時間が経過してしまうと、相手に「メールが届いていないのでは？」と不安感を与えてしまいます。
メールの返信が遅いと仕事もルーズだと思われてしまうかもしれません。なるべく早めに返信を行うようにしましょう。
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最終面接の日程調整が必要な場合のメール返信は？
最終面接の都合が悪い場合もあるでしょう。その場合は日程調整をお願いしなければいけません。その際のメール返信について紹介します。
日程が合わない理由を正直に伝える
理由もなく日程調整はできないため、なぜ日程が合わないのか理由を正直に伝えましょう。隠す必要はなく、正直に伝えるのがポイントです。
納得のいく理由であれば、相手の心象が悪くなることもありません。下手に嘘をつくとバレる可能性もあるので注意しましょう。
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都合の良い日時を3つ以上挙げる
再度日程調整をしてもらうためには、都合の良い日程を伝えておかなくてはいけません。再調整の手間を少しでも少なくするために、都合の良い日時は3つ以上挙げるようにしましょう。
もちろん、土日祝日は外すようにするのがマナーです。
最終面接のメールを返信する際の注意点
最終面接のメールを返信する際は、以下のポイントに注意する必要があります。具体的な内容について詳しく解説します。
敬語の使い方や誤字脱字に注意
文章がおかしいと思われては心証を損ねてしまうかもしれません。敬語の使い方や誤字脱字はありがちなミスであるため注意が必要です。
特に敬語は正しいと思っているものが間違っている可能性があります。そのため、メールを返信する際は基本的な敬語について、改めて確認しておきましょう。
適度な改行を加える
メールにおいて読みやすさは非常に大切です。改行がなく、文章が詰まっていると読みづらいと感じてしまいます。適度に改行を加えて読みやすくなるように意識しましょう。
最終面接後にはお礼メールを送る
最終面接が終わった後も気を緩めず、お礼メールを出しましょう！お礼メールを出すことで、熱量をアピールでき好印象に思ってもらえます。面接を担当してくれたことへの感謝の気持ちと合わせて、志望度の高さを伝えられる絶好の場です。
最終面接の直後〜翌日中に出す
最終面接へのお礼メールはできれば直後、遅くとも面接日の次の日までに出しましょう。お礼メールはある程度テンプレート化できるので、下書きなどに入れておいてすぐに送れるよう準備しておくのも良いでしょう。
具体的には最終面接に時間を頂戴したことへのお礼の文言と、面接の場でどんなことを聞けてどう思ったかなどは書くべき項目です。長々と書くのは逆効果になるので、簡潔にまとめて送るのも意識してみてください。
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最終面接のメール返信は重要
最終面接のメール返信は重要です。返信するタイミングや文章の書き方などで、どういった人かを判断していると考えましょう。メール返信も面接の一部といえます。面接本番のような気持ちで、丁寧に最終面接のメールの返信を行いましょう。
